外国人従業員が母国語で発信できる環境で責任意識が向上

京都府長岡京市を拠点に、板金加工などの金属加工事業を手がける有限会社小林製作所（以下、小林製作所）。『カミナシ 従業員』導入前は、会社公式の業務連絡手段がなく、また従業員の約半数が外国人であるため言語の壁があり、周知徹底が難しい状況でした。その結果、同じミスや納期遅れが繰り返し発生していました。

そこで『カミナシ 従業員』を導入し、全従業員が迅速・正確に業務連絡を行うことができ、外国人従業員も母国語で情報を閲覧・発信できる環境を整備。ミスや納期遅れの減少を実現したほか、外国人従業員の責任意識向上といった変化も見られています。

導入の経緯や活用方法について、代表取締役 小林様・品質保証課 岡本様・総務課 清水様、特定技能外国人として働く検査・出荷課のチン様にお話を伺いました。

小林製作所について

自動車部品や建設機械など、幅広い産業で活用される金属部品を製造する小林製作所

―小林製作所について教えてください。

小林様：小林製作所では、板金加工をはじめとした金属加工事業を手がけています。自動車部品や建設機械、医療機器、半導体製造装置など、さまざまな製品に用いられる金属部品の製造を通じて、幅広い産業分野に貢献しています。

現在の従業員数は約110名で、タイ人とベトナム人が約60名働いています。
当社では、人手不足を背景に約10年前から外国人材を採用しており、タイに構えている生産拠点の従業員を日本に転属させて人材交流を図るといった取り組みも行っています。

導入前の課題

外国人従業員を含め、全従業員との業務連絡手段がなく、業務ミスや納期遅れが発生

―『カミナシ 従業員』を導入する前の課題を教えてください。

小林様：業務連絡の周知徹底に関する課題を抱えていました。

以前、当社では全従業員が利用できる会社公式のコミュニケーションツールを有していませんでした。そのため、顧客からの注文内容や納期、品質不良の情報などを製造現場に伝える際は、それらを記した紙の指示書や全体集会で伝達していました。
しかし、細かいオーダーを含めると毎月1万件ほどの注文があり、加えて、約半数を占める外国人従業員の日本語の理解度には個人差もあるため、製造現場にいる全従業員に迅速・確実・正確に情報を伝えるのが難しい状況でした。
その結果、同じミスや納期遅れが繰り返し発生し、さらに「言った」「聞いていない」といったトラブルにもつながっていました。

ツールの導入も検討しましたが、コストの問題から断念せざるを得ませんでした。
また、プライベートのメッセージアプリであれば無料で利用できるものの、業務利用の強制はできず、やりとりがブラックボックス化してトラブルにつながる可能性もあるため、代替手段にはなりませんでした。

さらに外国人従業員との円滑な意思疎通も実現するとなると、なかなか良い手段がなく、どうすべきか頭を悩ませていました。

岡本様：私は品質保証課で、品質に関するお客さまからの問い合わせ対応や、品質不良の情報を現場に伝え改善を図る業務を担当しています。

社長の話にもあった通り、都度紙の指示書を印刷し、事務所から現場に配布しに行っていました。現場と事務所を行ったり来たりする時間の効率化や、外国人従業員への伝達時に日本語が得意な従業員に通訳の負担が集中してしまう状況を改善したい思いがありました。

生活指導員による技能実習生のサポートにおけるコミュニケーションの課題もあった

清水様：私は総務課で労務・経理業務と技能実習生の生活指導員を兼任していますが、外国人従業員とのコミュニケーションに課題がありました。

例えば、年末調整の手続きなどの重要な事柄については、技能実習生たちに集まってもらい、対面で説明をしていました。しかし日本語の理解度に個人差があるため、提出書類が期限までに提出されないというケースも多々ありました。その場合、「プライベートで各自が使用する異なるチャットアプリで個別連絡をする」「伝達事項を一度翻訳ツールにかける」などの手間が掛かっていました。

また、生活指導員は技能実習生たちからさまざまな質問や相談を受けます。特に体調不良に関する相談は、技能実習生たちは工場で、私は事務所で業務を行っているため、技能実習生たちには「現場リーダーに業務を中断して事務所に相談しに行きたいと言いづらい」という心理的ハードルもあったようです。こうした側面もうまくサポートできる方法がないかと考えていました。

チン様：私は約6年前から日本で働いています。以前は愛知県の別の企業で技能実習生として働いていました。現在は、特定技能外国人として働いており、完成品の品質検査を担当していますが、伝えたいことを日本語でうまく説明できないと、「申し訳ないな」「迷惑をかけてしまった」と落ち込むこともありました。

『カミナシ 従業員』の選定理由

「13言語への自動翻訳」を評価し、『カミナシ 従業員』を選定

―『カミナシ 従業員』導入の決め手を教えてください。

小林様：2点あります。
まず1点目に、全社導入しても費用対効果が見込める料金体系だったこと。
そして2点目に、13言語に対応した翻訳機能に魅力を感じたことです。発信者が自身の言語でいつも通りに発信した内容が、受信者側には受信者が設定した言語に自動で翻訳され表示される点が、当社にとって理想的でした。

小林様：外国人従業員が日本で働く上で、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするために「日本語を勉強してください」と求める企業は多いと思います。私自身も、最低限の日本語は覚えてもらいたい気持ちはあります。しかしその一方で、当社に外国人従業員が増えるにつれ意思疎通が難しい場面も増えていて、「もし自分が逆の立場だったら、大きな負担に感じるだろう」と思う気持ちも大きくなっていきました。

当社に限らず、製造業は業界全体で人手不足です。そうしたなかで、外国人従業員が母国語で就業できる環境を築くのは会社の責務なのではないかと思います。今後も続くであろう慢性的な人手不足の時代を乗り切るためにも、『カミナシ 従業員』のようなシステムが必要だと思いました。

導入の効果

外国人従業員が母国語で発信できるようになり、業務への質問や改善提案が増加

―『カミナシ 従業員』の導入で、業務はどのように変化しましたか。

小林様：全従業員に迅速・確実・正確に業務連絡ができる環境を構築できたので、同じミスの繰り返しや納期遅れの頻度が減少しています。
よく利用しているのはチャット機能で、全従業員がやりとりできるグループを作成しています。そのグループにメッセージを送信すれば確実に全員に情報が届きますし、内容に質問があれば誰でも返信できるので、クイックにやりとりを行えます。

また、外国人従業員たちの大きな変化として、業務に関する質問や提案が増え、自分たちに与えられている業務を責任感強く遂行する意識の向上を感じていますね。

岡本様：私もその変化を非常に強く感じています。

正直なところ、これまでは「詳細に説明をしても伝わらないだろう」という考えから「とにかくこの業務を急いで進めてください」と伝えるだけになってしまっていました。
しかし『カミナシ 従業員』の導入後は、チャット上で外国人従業員の方から「この製品の納期はいつですか？」「納期に遅れないよう、この作業の工程を変更しませんか？」といった質問や提案が増えました。実は外国人従業員たちも「こうした方がいいのでは」という思いを持ってくれていたこと、そしてそれを伝えたいのに「日本語でないと伝わらないだろう」と諦めてしまっていたことに気づかされました。もしかすると、日本語を中心にした環境は、無意識のうちに外国人従業員を萎縮させ、自発性や積極性を削いでしまっていたのかもしれません。

また、私個人としての業務の変化として、緊急性を伴わない情報共有の場合はわざわざ現場に出向く必要がなくなり、負担が軽減したことを体感しています。

清水様：私も外国人従業員とのコミュニケーションにおいて、非常に利便性を感じています。

私が伝えたい内容を、各自が理解できる言語で閲覧してもらえるようになったこと、そして会社公式のコミュニケーションツールとして技能実習生とのやりとりを『カミナシ 従業員』に一元化できたことで、手間が大幅に減りました。

また「お知らせ機能」で情報伝達をした場合には、閲覧されたかどうかが可視化されるので、未閲覧の人にだけ再度伝えればよくなりましたし、「チャット機能」を活用すれば、お互いが離れた場所にいる場合でも困りごとや体調不良の相談をしやすくなったと思います。外国人従業員が働きやすい職場づくりの推進にも一役買っていると感じています。

小林様：経営者としては、業務連絡のやりとりが可視化されたことにも効果を感じています。
現場の作業状況や雰囲気を掴みやすくなったので、「これは緊急性が高そうだから、私が現場に行って直接確認したほうがいいな」とスピーディーな判断や対応ができるようになりました。以前よりも生産性を高めることができていると実感しています。

チン様：『カミナシ 従業員』は品質不良があった際の報告業務に利用していますが、母国語で言いたいことを伝えられるので、スムーズに業務を進められるようになったと感じています。こういったシステムがある会社だと外国人は働きやすいだろうと思います。
画面もわかりやすくて、外国人の私たちも使いやすいです。

今後の展望

深刻化する人手不足時代を見据え、日本語に不慣れな外国人従業員も母国語で安心して働ける環境を構築

―最後に、小林製作所の今後の展望について教えてください。

小林様：これからさらに深刻化する人手不足時代を見据え、日本語に不慣れな外国人従業員も母国語で安心して働ける環境を作っていきたいです。
今後も事業を継続・拡大していくには、外国人材に活躍してもらうことが必要不可欠です。言語の異なる海外の地で働くことを心細く感じるのは当然のことなので、当社では『カミナシ 従業員』でそうした不安を取り除き、多国籍の従業員たちがいきいきと働ける職場をつくっていきたいと思っています。

また、将来的には『カミナシ 従業員』に社内の情報を集約して、「これを見れば会社の情報が何でもわかる」といったプラットフォームにしていきたいです。そのためにも、さらに活用範囲の拡大を図っていきたいと考えています。

―小林様、岡本様、清水様、チン様、本日はありがとうございました！

※本内容は2025年3月現在のものになります。
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