業務平準化とは？標準化との違いや重視される理由、進める方法を解説

業務平準化とは、従業員ごとに業務量や作業負担のバラツキが生じないよう、チーム全体のタスクを均等に分配することです。チーム内の業務量を可能な限り統一させることで、各従業員に適度な時間・労力の余裕が生まれ、全体の作業効率アップや突発的なトラブルへの柔軟な対応が可能になります。

しかし、多くの企業では特定の従業員に業務が偏ったり、他の従業員が暇を持て余したりする非効率的な体制によって生産性や品質の低下、残業時間の増加などの問題を抱えているのが現状です。業務量を適正に分配し、現場の不公平感をなくすためにはバラツキが生じている根本的な原因を探り、正しい手順で平準化を進める必要があります。

本記事では、業務平準化の意味や目的、多くの企業で重視される理由や具体的な進め方を解説します。

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目次

業務平準化とは

業務平準化とは、特定の従業員だけに業務が偏らないようにチーム全体で抱えるタスクの量を調整し、可能な限り均等に分配することです。従業員の作業負担を分散させることで、生産性向上や非効率的な業務体制の改善を目指しています。

基本的にどの企業も、チーム内で業務の偏りが生じないよう、各従業員が抱えるタスクの量や進捗状況を把握し、適正な業務配分や人員配置を心掛けているものです。しかし、実際には業務を分配する管理者の判断ミスや急な案件の増加などによって、特定の従業員に業務が集中し、作業効率や業務品質の低下などの問題が発生している企業もあります。

業務平準化の取り組みでは業務量の見直しや現場に実態に基づく再分配を行うため、どの従業員も適度な緊張感と余裕を持った作業の進行が可能になり、高い品質の製品やサービスの提供につなげられます。

また、平準化によって従業員の負担増による離職率アップなどのリスクも軽減し、優秀な人材に残ってもらうことで企業の長期的な成長も見込めます。

業務平準化と業務標準化の違い

業務平準化と似た言葉に、業務標準化があります。業務標準化とは、従業員のスキルや経験値によって製品・サービスの品質に差が出ないように、業務プロセスや細かな作業手順を統一させることです。具体的には、誰でも同じ手順で作業を進められるようにマニュアルを作成したり、従業員教育・研修を充実させたりします。

一方、業務平準化の目的は従業員の業務負荷を均等に分散させることで、チーム全体の業務量を見直し、できる限り従業員間で作業量の差がでないようにするアプローチ方法を取ります。このように、業務平準化と業務標準化は言葉が似ているものの、取り組みの目的やアプローチ方法は大きく異なります。

業務平準化と業務標準化の違いを、下記の表にまとめました。

業務平準化と業務標準化の違い

ただ、両者は密接な関係にあり、業務平準化の効果を高めるには業務品質を安定化させる業務標準化を実施し、その上でリソースを再分配しなければなりません。業務平準化を進める際は業務標準化との違いを理解し、それぞれの効果を組み合わせて業務量を均等化することが、全体の作業効率アップや良質な製品・サービスの提供を実現させる上で大切です。

参考：業務標準化とは？メリットや注意点、具体的な手順や成功事例を紹介

ビジネスにおいて業務平準化が重視される理由

業務平準化は、特定の従業員に業務量や作業負担などのリソースが偏らないよう、均等に分散させることを目的としています。その結果、現場に以下3つの効果をもたらすことから、業務平準化はビジネスにおいて多くの企業に注目されています。

• 従業員の負担軽減で業務の遅延を防げるため

• チームの士気や結束力が高まるため

• 残業や休日出勤に伴う人件費を削減できるため

業務を平準化すると、業務効率化によって迅速にプロジェクトが進むのはもちろん、チームワークの強化やコスト削減によって従業員の満足度向上も期待できます。業務平準化を進める際は、企業の得られる効果を事前に理解しておくことが、目的意識を持って取り組む上で大切です。

従業員の負担軽減で業務の遅延を防げるため

業務平準化が多くの企業で重視されている理由は、業務量を均等に分配することで、作業効率が上がり、期日までに滞りなくタスクを完了できるためです。

特定の従業員が抱える業務量が過度に多い状態だと、時間内に処理しきれないため期日までにタスクを終えるのが難しくなり、他の部署や顧客・取引先にまで悪影響が及ぶ可能性があります。タスクの処理に追われて作業ミスが増えれば、業務品質や顧客満足度が低下し、クレームの増加や企業のイメージダウンにつながりかねません。

しかし、業務量の偏りをなくすために平準化を進めると、どの従業員もスムーズな作業が可能になり、納期までに確実に仕事を終えて顧客からの信頼度を高められます。

各従業員に適度なリソースが空く状態を維持すれば、突発的なアクシデントが発生した場合も迅速に対応できるため、業務の停滞や不良品の発生リスクを最小限に抑え、良質な製品・サービスの提供につなげられます。

チームの士気や結束力が高まるため

適正な量の業務分配によってチームの士気や結束力が高まることも、業務平準化が重視される理由として挙げられます。「自分ばかりが業務を押し付けられる」や「あの人は楽をしてずるい」などの不公平感がなくなり、現場の協力体制が強化されるためです。

業務が平準化されておらず、特定の従業員に過度な負担がかかると不平不満が生まれやすくなり、人間関係の悪化やモチベーション低下、離職率の増加などが懸念されます。

しかし、業務平準化によって従業員の負担を分散させ、それぞれの役割を明確にすれば職場環境や他の従業員に対する不満が解消され、ストレスの減少から各自の担当業務に専念できるため全体の作業効率や品質の向上につながります。

また、各従業員に時間や気持ちの余裕ができることで、周りが困ったときに進んでサポートする空気が生まれ、従業員同士が互いに助け合う職場環境もつくれます。

業務平準化によって結果的にチームの士気や結束力が高まると、活発なコミュニケーションによるミスの軽減や業務効率化、生産性向上や従業員の定着率アップが期待できます。

残業や休日出勤に伴う人件費を削減できるため

業務量の見直しと再分配によって特定の従業員にかかっている作業負担を軽減し、残業や休日出勤に伴う人件費を削減できる点も、業務平準化がビジネスにおいて重視される理由の一つです。

特定の従業員にリソースが偏ると業務時間内にタスクを終えられず、残業時間や休日出勤が増え、その分だけ割増賃金（法定労働時間を超えた労働に対する給与）が発生します。良質な製品・サービスを生み出せても残業や休日出勤に伴う人件費がかさむと、生産性向上や企業の利益増大は見込めません。

しかし、業務量を適正に分配して効率的に作業を行う業務体制を構築できれば、定時で帰る従業員が増え、それに伴う割増賃金の支払いが減るためコスト削減につながります。余った資金や労働力を別の施策に投資すれば、事業拡大などの新たなビジネスチャンスも得やすくなります。

業務平準化の取り組みで作業時間の短縮やコスト削減を実現できると、働きやすい職場環境が醸成されて従業員の満足度が向上し、より良い製品・サービスを生み出すための協力体制が構築されて全体のスキルアップや顧客からの信頼獲得につながります。

業務平準化の取り組みが必要な企業の特徴

業務平準化の取り組みが必要な企業に共通する特徴は、以下の3つです。管理者による業務分配が適切に行われなかったり、業務内容をチーム内で共有しきれなかったりする場合は、平準化を進めて作業負担を均等化させる必要があります。

• 管理者が各従業員の業務量を把握できていない

• 特定の従業員の残業が多い

• 業務の属人化が起こっている

これから業務平準化に取り組む企業は、現場で上記の状態に陥っていないかチェックし、リソースに偏りが生じる根本的な原因を探りましょう。

管理者が各従業員の業務量を把握できていない

管理者が各従業員の業務量を適切に把握しておらず、業務量や作業時間に大きな差が出ている企業は、業務平準化の取り組みが必要です。

難易度の高い業務を新人に単独で任せていることや、他の従業員は作業を終えているのに一人だけ取り組んでいるなどの状況が見られる場合、管理者が適正な業務量を分配できていない可能性があります。

管理者が業務量を適切に把握できない理由としては、従業員の担当業務を見える化していないことや、業務を分配する基準が曖昧になっていることなどが挙げられます。

管理者の不適切な業務分配によってリソースが偏ると、特定の従業員が過労によるストレスや健康問題を抱えやすくなったり、不公平感が生まれて職場の雰囲気が悪くなったりします。

業務平準化を進める際は、従業員の業務内容や作業時間の見える化や、タスク・進捗状況を管理するツールの活用、定期的に業務配分をチェックする仕組みづくりを取り入れることが作業効率アップや生産性向上につなげるためには大切です。

特定の従業員の残業が多い

特定の従業員の残業が多く、残業代の支払いなどで人件費がかさんでいる企業も、業務の偏りや属人化が起きている可能性が高く、作業負担の差をなくす業務平準化が必要です。

特定の従業員が他と比べて明らかに残業時間が多い場合、その従業員に仕事が集中しており、残業しないと処理しきれない状態にあると考えられます。

チーム全体の残業時間が多い場合は、特定の従業員に業務が集中しているために、手持ち無沙汰になった従業員のムダな待ち時間が発生してしまい、結果として全体の進行が遅延しているかもしれません。

特定の従業員の残業が増えると人件費がかさむだけでなく、従業員の健康問題による病欠や離職の増加、ブランドイメージの低下による利益の減少など、企業にとって多大なデメリットをもたらします。

残業の多さを課題に感じている企業は、まず従業員が無理なくこなせる量や難易度の業務を配分できているか確認しましょう。その上で、作業負担を均等化し、働きやすい職場環境づくりや良質な製品・サービスの提供による顧客満足度向上につなげることが大切です。

業務の属人化が起こっている

業務の属人化が起こっている企業も、業務平準化の取り組みが必要だといえます。

業務の属人化とは、特定の従業員しかできない作業や担当者以外の誰も進捗を把握していないなど、業務の進め方や状況が特定の従業員に依存している状態のことです。

属人化が起こると担当者の不在時に全体の業務が滞ったり、他の従業員が対応しきれなかったりして製品・サービスの品質低下やクレームの増加、企業のイメージダウンを引き起こす可能性があります。

企業で属人化が起こる原因としては、業務が多忙で情報共有の時間がないことや、業務の専門性が高く他の従業員に伝えるのが難しいこと、特定の従業員に同じ業務を長く任せていることなどが挙げられます。新人教育やマニュアル作成など、従業員のスキルや経験の差を埋める教育体制が十分でないことも原因の一つです。

属人化を解消してリソースの偏りをなくすには、タスクの細分化やマニュアル作成を行う業務標準化を実行し、業務の流れや作業手順をより多くの従業員に共有できる仕組みを整える必要があります。

社内で業務平準化を進める方法

業務平準化の取り組みは、以下の手順で進めましょう。いきなり業務を変えるのではなく、先に現状把握や根本的な原因を見つけることが的確なアプローチで平準化を進め、現場の課題を解消するためには大切です。

1. 従業員ごとの業務量と作業内容の棚卸し

2. 平準化を進めるべき業務に優先順位を付ける

3. 業務フローやマニュアルの見直しで標準化を図る

4. ITツールを活用した業務効率化も検討する

5. チーム全体の業務を再分配し、リソースを最適化する

6. 定期的な効果測定と改善を行う

現場で働く従業員の意見を反映させながら取り組みを進めることで、個々のスキルに応じた適正な業務量の分配が可能になり、効率的な業務体制を構築できます。

1.従業員ごとの業務量と作業内容の棚卸し

業務平準化を進めるには、まず現状を把握するために従業員の業務量と作業内容を棚卸ししましょう。誰が、どの業務を、どの程度抱えているのかを可視化すると、タスクや作業負担の偏りが生じている箇所が明確になり、適正な業務量を分配するために取り組むべき課題が見えてきます。

従業員の業務量と作業内容を棚卸しする方法には、実測法と実績記入法、推定比率法の3種類があります。それぞれの具体的な調査方法を、下記の表にまとめました。

実測法と実績記入法、推定比率法のそれぞれの調査方法

業務量と作業内容の棚卸しには、従業員の協力が欠かせません。そのため、実施前に目的や意図を現場の従業員に伝え、疑問や不安を解消することが的確な業務量を把握するためには大切です。

2.平準化を進めるべき業務に優先順位を付ける

業務量と作業内容の棚卸しが完了したら、どの業務から平準化を進めるのか優先順位を付けましょう。

作業負担の偏りが生じている状況を早く改善するには、社内全体への影響が大きい業務から取り組みたくなるものですが、急激な平準化で業務内容が大きく変わると従業員がついていけなくなり、かえって作業効率が低下してしまいます。

また、最初から大規模な業務平準化を進めると失敗したときのリスクも大きく、軌道修正までに時間がかかり、製品・サービスの品質や売上にも影響を与える可能性があります。そのため、社内の業務を平準化する際は影響の範囲が特定の部署に限られる小さな業務を優先した上で、タスクの見直しと再分配を進めましょう。

中には、他部署にまで影響が及ぶ業務やプロジェクトであっても、特定の従業員が背負っている精神的負担が大きく、早急に平準化を進めるべき業務もあります。その場合は、同じ業務に携わっている従業員と相談した上で業務量の適正化に取り組むと、失敗したときの被害を最小限に抑えられます。

3.業務フローやマニュアルの見直しで標準化を図る

優先的に平準化を進める業務が決まったら、いきなりタスクを再分配するのではなく業務フローやマニュアルを見直し、作業レベルを統一させる業務標準化を図りましょう。

単純な業務量だけを再分配しても、割り当てられた業務の流れや作業手順を従業員が理解していなければ、業務の停滞や作業ミスが起こりやすくなり、取り組みが逆効果となります。

業務量や人員配置を最適化した後も従業員がスムーズに作業できるよう、見やすく理解しやすいマニュアルを用意することで、平準化の効果を短期間で得やすくなり、作業効率や生産性が高まって顧客満足度向上につながる製品・サービスを提供できます。

業務標準化を進める際は、まず平準化の対象業務について全体の流れや作業手順を徹底的に洗い出し、ムダな工程や作業はないかをチェックしましょう。その後、最適化された業務フローや作業手順にもとづくマニュアルを作成し、従業員への周知を図ることで標準化が完了します。

完成後は、実際にマニュアルを見ながら作業を行い、不備がないかを確認しましょう。

運用後は、誰でもすぐにマニュアルを見られる環境を整える、管理方法や新しい作業方法に関する研修を行うなど、従業員が迷わず作業を進められるように配慮することが、マニュアルの利用率を高め、平準化や業務効率化の効果を高めるためには大切です。

参考：業務標準化とは？メリットや注意点、具体的な手順や成功事例を紹介

4.ITツールを活用した業務効率化も検討する

単純にタスクの量や作業負担を最適化するだけでなく、ITツールを活用して自動化できる業務はないか検討することも業務平準化の取り組みを支える上で重要です。

重要度は高くないものの、作業負担を圧迫している業務をITツールによって自動化すれば、他の従業員に割り当てなくても人的リソースが空き、チーム全体の効率化や生産性向上につながります。

たとえば、パソコンを使った簡単な業務を自動化するITツールであるRPA（Robotic Process Automation：ロボティックプロセスオートメーション）を導入すれば、請求書処理や在庫管理など毎日同じ手順を要求される作業にかかる時間を短縮し、空いた時間で他の重要な業務に集中して取り組むことで製品・サービスの品質向上を実現できます。

手書きや印刷された文字をデータ変換するOCR（Optical Character Recognition/Reader：光学的文字認識）によって、紙の転記作業にかかる作業負担や残業時間を大幅に軽減できれば、働きやすい職場環境づくりや従業員の満足度低下による離職の防止も可能です。

中には有料のITツールもあるため、ムダなコストをかけないよう業務平準化の目的や必要な機能を整理した上で、自社に適したツールを選びましょう。

社内の取り組みを進めながら必要に応じてITツールも活用すると、従業員の業務量が均等化されるだけでなく、チーム全体の業務時間削減にもつながり、製品・サービスの品質を高めたり生産性を上げたりする業務に取り組んで、結果的に企業の売上アップを実現できます。

5.チーム全体の業務を再分配し、リソースを最適化する

業務の見直しやムダな作業の削減が終わったら、チーム全体の従業員に業務を再分配し、人的リソースを最適化します。業務を再分配するときは、従業員の能力を可視化したスキルマップを活用しましょう。

スキルマップとは、従業員の担当業務に関するスキルがどれくらいあるのか、それぞれ一覧表にしたものです。従業員のスキルと習熟レベルを具体的に把握できるため、より適正な業務の分配が可能になり、業務効率化や品質向上などの効果も高められます。

スキルマップの作成方法は、以下のとおりです。

1. 平準化の対象業務で求められるスキルを縦軸に記載する

2. 業務を担当している従業員を横軸に記載する

3. 上記で作成した一覧表とは別に、業務で求められるスキルの達成度合いを示す評価表を作成する（レベル1〜4まで設定）

評価表をもとに、従業員のスキルレベルを記載すれば、誰に・どの業務を・どれくらい割り当てるべきか考えやすくなります。

このとき、スキルの達成度合いが高い従業員に仕事を集中させないように、新人教育を任せる分だけ他の業務を減らすことや、スキルアップのために新しい業務を若手に割り当てるなどの配慮をした上で再分配すると、適切な人員配置による業務効率化や製品・サービスの品質向上につながります。

6.定期的な効果測定と改善を行う

業務平準化の効果を維持するには、定期的な効果測定と改善を行いましょう。

業務の見直しによって適正な業務量を割り当てたとしても、従業員のスキルや業務内容、顧客ニーズは時間の経過とともに変化します。最初は業務量を均等に分配できても、次第に現場の実態と合わなくなり、従業員の作業負担を大きくする可能性もあります。

そのため業務を再分配し、現場で実行した後は定期的にアンケートやヒアリング、業務量調査などを通して平準化の効果が出ているかを確認し、新たに見つかった問題を解消することが社内の業務改善を進め、良質な製品・サービスを安定的に提供して顧客満足度や売上アップにつなげるためには大切です。

効果測定を行う際は問題点を見つけるだけでなく、原因も合わせて分析することで改善後の再発を防げます。取り組みが上手くいった場合も、その要因を分析すれば他の業務に着手する際も工夫して平準化を進められるため、効率的に生産性向上や属人化の防止、コスト削減などを実現できます。

このような施策の実行と効果測定、改善のサイクルを繰り返すことで継続的な業務改善や生産性向上につながり、結果的に他社との差別化を図る価格設定や製品・サービスの提供による長期的な企業の売上アップが見込めます。

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業務平準化の効果を高めるポイント

業務平準化の効果を高めるには、以下3つのポイントを押さえましょう。従業員の理解を得て組織的な取り組みを推進し、焦らず長期的に業務改善を繰り返すことが業務平準化を成功に導くポイントです。

• 段階的に業務平準化を進める

• 成果を急がず長期的な視点で取り組む

• 従業員の理解と協力を得ながら平準化を進める

従業員目線に立って業務平準化を進めると、組織全体で良好な関係を築きながら目標達成に向けて一貫性のある取り組みができます。

段階的に業務平準化を進める

業務平準化を進める際は、小さな取り組みから始めて段階的に範囲を広げていくことを意識しましょう。最初に得られる成果は少ないものの、そこで習得した知見やノウハウを他業務・他部署での取り組みに活かすことで、徐々に対象業務の規模が大きくなり、最終的には全社的な生産性向上や属人化の解消などを実現できます。

最初から大規模な業務平準化を進めると失敗のリスクも大きくなり、マニュアルの見直しや業務の再分配に対して消極的になりがちです。

しかし、特定の業務や部署から取り組みを開始すれば他部署や顧客に与える影響はほとんどなく、失敗してもそこから学びを得て成果を上げやすくなるため、結果的に効率良く業務平準化を進められます。

社内で業務平準化を進める際は、短期間で着手しやすい小規模の業務から取り組み、段階的なアプローチで全社的な業務改善を目指すのがおすすめです。

成果を急がず長期的な視点で取り組む

業務平準化には段階的なアプローチが必要であることから、成果を急がず長期的な視点で取り組む姿勢も、最終的な効果を高めて顧客満足度の向上や企業の売上アップにつなげるためには大切です。

業務量の適正な分配による効率化や生産性向上などの効果は、1〜2ヶ月の短期間で出るものではなく、場合によっては数年かかるケースもあります。ITツールを導入したり、従業員が新しい業務に取り組んだりする場合は特に習熟まで時間がかかるため、短期的な成果を求めても十分に定着せず、高い効果を得られません。

業務平準化に限らず、ビジネスにおける施策の効果を高めるには継続的な取り組みが必要です。実行と評価、改善のサイクルを繰り返すことで従業員の作業レベルが上がり、顧客に提供する製品・サービスの質も高まっていきます。

業務平準化に取り組む際は短期的な成果を求めるのではなく、数ヶ月〜数年単位の計画を立て、長い目で改善を重ねることを意識すると、結果的に企業全体として大きな成果を出せます。

従業員の理解と協力を得ながら平準化を進める

多くの業務プロセスは長年の慣習や文化に基づいているため、説明もなしに業務平準化を進めると現場の従業員から反発を招き、取り組みが停滞する可能性があります。そのため、業務平準化を進める際は、従業員が少しでも疑問や不安を持たないよう細かな配慮をし、理解と協力を得ながら業務改善に取り組みましょう。

具体的には、事前に業務平準化の目的やメリットを伝える、現場の声を積極的に取り入れながら業務を再分配する、新しく割り当てた業務に関する教育・研修を実施するなどの方法があります。

事前説明では、作業負担を分散することで残業が減る、有給が取りやすくなるなど従業員にとってのメリットを具体的に伝えると、取り組みの重要性に納得し、社内全体で協力体制が生まれやすくなります。

現場の声を積極的に反映させれば、従業員からの反発を招くリスクを軽減するだけでなく、現状をよく知るリアルな情報を集めることで適正な人員配置につなげられます。

また、新しい業務を割り当てる際は、標準化したマニュアルに基づく教育や研修を実施することで、習熟にかかる時間の短縮が可能になり、業務効率化や品質向上などの効果を実感しやすくなります。

「他の人の業務を押し付けられるかも」「複雑な仕事が増えるだけでは」などの懸念点をなくしつつ、全体で協力しながら職場環境を良くする姿勢を見せることで、従業員の納得感や満足度が高まり、作業負担の軽減や業務効率化が促進されます。

業務量のバラツキをなくし、効率的な業務体制で製品・サービスの品質向上を実現しよう

リソースの偏りが生じている業務について平準化を進めると、従業員の作業負担軽減や満足度向上を実現し、作業効率も上がって良質な製品・サービスの提供が可能になります。

管理者による業務分配が適切に行われなかったり、特定の従業員の残業が多かったりする企業は、良好な職場環境づくりのためにも業務平準化を積極的に進めましょう。

従業員の理解と協力を得ながら長期的に取り組むことで、業務効率化や生産性向上の効果が高まり組織全体の継続的な成長につなげられます。

本記事をもとに正しい手順で業務量のバラツキをなくし、効率的な業務体制で製品・サービスの品質向上を実現しましょう。

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