SOP(標準作業手順書)とは？マニュアルとの違いや作成方法をわかりやすく解説

作業ミスの多さや品質にばらつき、指導内容の違いなど、悩みを抱える現場は少なくありません。これらの課題を解決する手段として、多くの企業が導入しているのがSOP（Standard Operating Procedure：標準作業手順書）です。

属人化の排除やミスの防止、教育の効率化といったメリットから、業界を問わず活用が広がっています。

この記事では、SOPの基本的な考えから、導入のメリット、実際の作業手順、作成のポイントまで、順を追って詳しく解説します。また、作成するだけで終わらせないための注意点や、業務の効率化や品質向上につなげるための活用方法についても紹介します。

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目次

SOPとは

SOP（Standard Operating Procedure：標準作業手順書）とは、業務や作業の手順を標準化し、誰が実施しても同じ結果が得られるようにするための文書を指します。主に業務の効率化や品質の安定化、ミスの防止、教育の平準化を目的として作成されます。

SOPの活用は、作業の属人化を防ぎ、従業員教育の効率化やトラブルを未然に防ぐことに貢献します。また手順が明文化されることで、業務改善のための活動の土台となります。

なお、衛生管理が特に重要な食品業界や医療現場などでは、SOPを基に、清掃や殺菌などの衛生管理に特化した手順をまとめたSSOP（Sanitation Standard Operating Procedure：衛生標準作業手順書）が用いられます。SSOPは、特に清掃や殺菌などの衛生管理に特化した手順をまとめたもので、食品業界や医療現場などで重要な役割を担っています。

SOPの必要性

SOPは企業や現場において、次のような課題を解決する手段として導入が進んでいます。

• 作業者ごとに品質のバラツキがある

• 教育や研修のコストがかさんでいる

• 作業効率が悪く、生産性が低いため売上が伸び悩む

さらに、食品業界や医療、医薬品業界では法規制の観点からSOPの整備が必要になっています。上記の業界では、査察や監査、取引先による工場監査などで、SOPの未整備や不備を指摘される可能性があります。新たな製品やサービスの導入や、従業員の増加、組織拡大の際は、SOPに不備がないかを事前に確認しましょう。

食品業界

2020年6月に改正食品衛生法が施行され、食品関連事業者に対しHACCPに則った衛生管理が義務化されました。1年の猶予期間を経て2021年6月からは完全義務化されています。

HACCPの導入においては、SOPの作成が求められます。そのため、SOPの作成はHACCPにおける前提の一つとされており、実質的に作成が必須となっています。ただし、罰則規定は設けられてはいません。

医療業界や医薬品業界

医療機関や医薬品業界では、薬機法においてSOPの作成が義務付けられてはいませんが、薬機法に基づくGMP（Good Manufacturing Practice：適正製造基準）において業務の標準化や手順の明文化（＝SOPの作成）が定められいるので、事実上義務付けています。

薬機法に基づいて定められている「GMP省令（厚生労働省令第179号）」では、以下のような要件があります。

第八条　製造業者等は、製造所ごとに、次に掲げる手順について記載した文書(以下「手順書」という。)を作成し、これを当該製造所に適切に備え置かなければならない。
引用元：医薬品及び医薬部外品の製造管理及び品質管理の基準に関する省令｜厚生労働省

そのため、製造（原料の取り扱いや工程管理、清掃、包装など）や品質管理（試験や検査の方法、サンプル採取など）、逸脱／変更管理（作業手順の変更、トラブル対応など）でSOPの作成が求められます。

SOPとマニュアルの違い

SOPとマニュアルは、目的と記載内容に違いがあります。SOPは特定の業務の詳細な手順を示すもので、マニュアルは業務の全体像を網羅するものになっています。SOPとマニュアルの違いを理解し、業務内容や目的に応じて使い分けることが重要です。

SOPとマニュアルの違い

SOP作成のメリット4つ

SOPは、以下のようにさまざまなメリットがあります。日々の業務を安全でスムーズに遂行するために役立ちます。

1. 属人化の排除と業務の標準化

2. ミス防止や従業員の安全性確保

3. 新人研修・OJTの効率化

4. 法的根拠に基づいた対応による信頼向上

属人化の排除と業務の標準化

SOPを整備することで、誰が作業しても同じ手順で進められるようになります。これにより、ベテランの勘や経験、特定の人にしかできない業務の属人化リスクを排除できます。SOPは人に依存せず、業務を安定して進められる体制づくりに役立ちます。

SOPを活用すると作業のばらつきが減り、品質の安定化ができるようになります。さらにSOPをもとに作業手順を見直すと、無駄な工程や重複作業を減らせて、業務の効率化や生産性の向上が図れます。

ミス防止や従業員の安全性確保

SOPを整備することで、作業をしていて判断に迷う場面でも、対象となるものや順番、具体的な方法がわかるので、全従業員が適切な操作を行えるようになります。

例えば「作業が終わったら直ちに機器の洗浄を行い、消毒液につける」や「安全装置の作動確認を行ってから、点検作業を開始する」などの手順がSOPに明文化されていれば、うっかりミスを防ぎながら、安全な手順が自然と現場に浸透していきます。

さらに、この手順を守ればどんな危険やリスクを回避できるかを記載しておくことで、従業員がSOPの必要性をより強く認識できるようになります。

手順の重要性が伝わり、現場で積極的に活用されるようになれば、作業のミスや事故を抑え、安全性の高い職場環境づくりにもつながります。

新人研修・OJTの効率化

新人が入るたび、新たな業務が加わるたびに、対面形式での研修を行っていると、教育担当者の負担は膨大になります。従業員数が多い現場ではなおさらです。

SOPは、担当者によって教える内容や順序が違うといったOJTのバラつきや属人化の解消にも役立ちます。

SOPを一度作成しておけば、それをベースにチェックリストや動画マニュアルなど、ほかの研修資料も作りやすくなり、業務全体の効率が上がります。

新人がSOPを自分で読んで、予習と復習ができるため、教育のスピードが上がります。教わる側がいつでも自分で確認できる環境を用意することで、心理的負担の軽減も期待できます。

法的根拠に基づいた対応による信頼向上

業界ごとのガイドラインや関連する法律に対応した手順をSOPに明記することで、客観的に、ルールに則っていると示せます。薬機法や食品衛生法などに準拠した手順が書かれたSOPが設置されていれば、行政による査察や監査にもスムーズに対応できます。

SOPの提示が監査や査察、取引先によるチェックなどにおいて、信頼や契約の更新につながるケースも多くあります。

また、法的根拠に基づき明文化されていると、問題が発生した際に、誰が、いつ、何をすべきかがすぐに明確になり、素早い対応や説明につながります。

SOPの作成手順4ステップ

実際にSOPを作成するための手順を4ステップで説明します。業種や使う場面などによって、必要なSOPは変わります。丁寧にヒアリングを行い、現場に即した文書を作成してください。

1. 目的と対象範囲を明確化

2. 作業プロセスの洗い出し

3. 各作業ステップを具体的に記述

4. SOPのテスト運用

1.目的と対象範囲を明確化

SOP作成の第一歩は、目的と対象の範囲をはっきりさせることです。SOPを作成する目的と対象となる業務や工程を明らかにします。

例えば新商品の陳列作業やタブレット端末のアカウント設定のように、対象となる業務の範囲を具体的に示します。これを曖昧にしたままSOPを作成すると、入れるべき情報が漏れたり、いらない情報まで含めてしまったりする原因になります。

2.作業プロセスの洗い出し

SOPに記載する対象を決めたら、実際の現場で、該当の業務がどのような手順で進んでいるのかを整理します。

ヒアリングの際には、実際の作業を見学しながら、各工程の担当者に作業の目的、具体的な動作、判断基準、使用する道具や設備、注意点などを細かく質問します。また、イレギュラーなケースや過去に発生した問題点なども確認しておくと、より現場に即したSOPを作成できます。

例えば、タブレット端末のアカウント設定をするためのSOPを作成するならば、以下の作業プロセスが挙げられます。

1. PCから管理用アカウントにログインし、新しい従業員アカウントを発行する

2. タブレット端末の電源を入れる

3. 画面の表示に従って、言語や地域など初期設定を行う

4. 社内Wi-Fiに接続する

5. 発行した新従業員アカウントのIDとパスワードでログインする

6. 業務用アプリをダウンロードし動作確認する

7. アプリの初期設定を行う

このように、作業の流れを順番に書き出すことで、各ステップでやるべきことが明確になり、作業に抜けや漏れがないか確認できます。

3.各作業ステップを具体的に記述

作業の流れが整理できたら、各作業ステップを誰が読んでも同じように実施できるように、わかりやすく書き起こします。

• あいまいな表現は避け、具体的に書く

• 完了の目安や判断基準を明記する

• 画像や図解、補足説明をつける

上記を意識すると、より分かりやすいSOPが作成できます。

例えば、先ほどの例の手順2「タブレット端末の電源を入れる」であれば「タブレットの側面右側にある電源ボタンを3秒以上長押しする。ロゴマークが画面に表示されれば起動完了。起動しない場合は充電状況を確認する」と記載します。

さらに端末の画像を掲載し、ボタン位置を示すことで、タブレット端末に不慣れな人や外国人労働者にも伝わりやすくなります。

イラストや写真、フローチャートのような図表を用いて、視覚的にもわかりやすいものにしたり、チェックリストを組み込み、作業漏れを防ぐ仕組みを作ることも検討しましょう。

4.SOPのテスト運用と改善

書き上がったSOPをそのまま現場に配布するのではなく、試しに使ってみることが大切です。従業員に作成したSOPを見ながら作業してもらい、内容に不備がないかチェックします。

該当の作業に慣れた人だけでなく、経験の浅い人や他部署の従業員に実際に行ってもらうと、どこがわかりにくいのかが見えてきます。普段、その業務をしていない人でも理解できるかどうかをテストし、わかりやすいSOPになっているかを確認します。

必要に応じて手順の見直しをして、適宜修正を行い、現場で使える完成度に高めていきます。

SOP作成のポイント6つ

ご紹介した手順通りに行えばSOPは作成できますが、現場で最大限に効果を発揮させるためには、以下の6つのポイントをおさえると良いでしょう。

1. 誰が見ても同じ作業ができるレベルに詳しく書く

2. ステップごとに明確な指示をする

3. SOPを守らないことのリスクを記載する

4. イラストや写真を用いて視覚的にわかりやすくする

5. マニュアルとSOPを使い分ける

6. 5W1Hを意識する

誰が見ても同じ作業ができるレベルに詳しく書く

作業者が変わっても、同じ品質と結果が得られるように、具体的に書きます。作業の様子をよく観察し、理解度や知識、スキルに差があってもすべての人がわかるSOPを目指します。

専門用語の理解は、人それぞれです。SOPを読めば誰でも同じ作業ができることを重視し、専門用語の多用は控えましょう。専門用語は言い換えたり、注釈を入れるなどの工夫が重要です。

また社内で使用する言葉や用語を統一することで誤認を防ぎます。曖昧な表現は意味の取り違えを招くため、的確に伝わるよう注意が必要です。

ステップごとに明確な指示をする

手順が違っても最終的には同じものが出来上がるかもしれません。ただし、品質や効率に差が出る可能性があります。作業を標準化するために、作業の順に番号を振って、順序を明確にします。

現場で詳細にヒアリングを行うと、ステップごとにエラーが出たり動かなくなったりなど、起こりうるトラブルが予測できます。例外が起きた際の対処も記載しておきます。

SOPを守らないことのリスクを記載する

現場でルールが定められていても、手順を守らなければならない理由を知らないままでは、自分事として捉えられず、十分に注意が払われないこともあります。

例えば、手順を誤ると、製品の品質低下、機械の故障、作業者の怪我といったリスクが発生する可能性があります。特に法規制に関わる手順においては、違反した場合の罰則や企業の信頼失墜につながることもあります。

SOPに書かれた手順を守らないことで起こる危険や理由を明記することが重要です。これにより作業者に手順を守る重要性を認識させ、1つのミスさえ起こさない仕組みづくりに役立ち、ヒューマンエラーを防止します。

特に法規制が関わっているケースでは、関連するガイドラインや法令について触れ、手順遵守の重要性を伝えます。

イラストや写真を用いて視覚的にわかりやすくする

SOPは、実際の現場で活用されてこそ意味のあるものになります。そのため、誰が見ても直感的に理解できるよう、写真やフローチャート、図表などを活用することが重要です。

例えば、機器の電源ボタンを押すことを章で書くだけでなく、現場で撮影した機器の写真を添え、位置を示すことで視覚的に内容が把握できるようになります。

また「作業1が終わったら作業2へ。この場合は3へ進む」のように判断が必要なプロセスがあるケースでは、フローチャートを利用すると非常に分かりやすくなります。

SOPに活用できる視覚的要素

マニュアルとSOPを使い分ける

マニュアルとSOPは似て非なるもの。必要に応じて使い分けます。

SOPは特定の業務や作業の詳細な手順を記載した文書で、作業の標準化を目的としています。一方マニュアルは、業務全体の流れやノウハウ、注意点などを包括的にまとめた文書で、業務内容や方針などを理解する目的で作成されます。

例えば、現場で作業を行う際の機械の操作手順や品質管理フローを伝えたい場合は、SOPを作成します。

新人研修や配置転換後の講習で、業務全体を把握するための基本業務概要や方針を理解するための社内規定を記したい場合は、マニュアルを作成します。

5W1Hを意識する

SOPを作成する際は「誰が（Who）・何を（What）・いつ（When）・どこで（Where）・なぜ（Why）・どのように（How）」行うのか記載することが重要です。

5W1Hの具体例

このように明記することで、作業者が自分がやるべき作業を認識しやすくなり、作業手順の誤認や抜け漏れを防げます。複数の作業者や部署が関わる作業は、誰がどこまでやるかを記し、混乱を防ぎます。

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SOP設置の注意点

SOP設置の際には、定期的な見直しや社内ルールとの整合性の確認が必須です。社内ルールや法規制については、事前に確認してからSOPの作成をしてください。

定期的な見直しと更新をおこなう

SOPの作成には時間がかかります。ただし、見た目だけ整っていても、現場で使えないものでは意味がありません。作成しただけで満足するのではなく、現場で実際に使用し、意見を聞きながら、適宜、追記や修正を行うようにしましょう。
また現場に即したSOPが作成できたとしても、機器の変更や従業員の異動、商品の規格変更などで、既存のSOPでは対応できなくなる可能性があります。異動や変更などがあった際は必ずSOPの見直しもセットで実施する必要があります。

法規制や社内規定との整合性を確認する

社内の決まりを満たすものであっても、現行の法律に準拠しているか必ずチェックしてください。法律や業界内のルール改正などは変更されている場合があります。常にアンテナを張り、定期的にアップデートします。

SOPを作成する際は、就業規則、安全衛生に関する規定、品質管理に関する規程など、既存の社内ルールと矛盾がないかを確認しましょう。SOPの内容が社内ルールと異なる場合、どちらを優先するかの判断基準も明確にしておく必要があります。

SOPで作業を効率化し、品質向上を目指そう

SOPを活用すると業務がスムーズに行えます。作成初期には手間と時間がかかりますが、品質の安定やミスの削減ができるため、効率化につながります。監査や視察など、いざというときにスマートに対応できる点も、日頃からSOPを作成しておくメリットです。

最も重要なのは、現場での作業に即したSOPを作成することです。そのため、必ず内容を更新し、見直しを行い、現場で継続的に活用することが大切です。活用を促す仕組みづくりや環境整備をして、製品の品質向上を目指してください。

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