予備品管理とは？目的やポイント、在庫品との違いを解説 

製造業において、予備品を適切に管理することは、生産の安定性やコスト削減に直結する重要な業務です。しかし、必要な在庫や部品の正確な予測は簡単ではなく、設備の使用頻度や故障率、部品の供給状況など、多くの要素を考慮する必要があります。そのため、経験や専門知識が求められ、設備ごとの正確なデータが必要になります。生産ラインを安定稼働させるためには、自社に最適な管理方法を理解し、実践することが必要です。

本記事では、予備品管理の基本からその目的、3種類に分類される予備品の名称、直面する課題、効率的に管理するための具体的なポイントまで詳しく解説します。

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目次

予備品管理とは

予備品管理とは、設備や機械のメンテナンスや安定した稼働に必要な部品（消耗品や機器部品など）を適切に保持し、保管場所も明らかにしておくことです。

適切な予備品管理を怠ると、設備の故障時に迅速な対応ができず、生産が停止するリスクが高まります。設備や機械が停止する時間を最小限に抑えるには、必要な部品を適切な数量で確保することが不可欠です。

さらに、予備品管理はトラブル防止の観点からも重要です。適切に予備品管理を行えば、定期点検やメンテナンスを計画通りに実施できます。また、突発的な故障が発生した場合でも、必要な部品をすぐに用意して修理を進められます。

設備の安定稼働に直結する予備品管理は、製造業にとって重要な業務の一つです。自社に最適な管理方法を確立し、適切なタイミングで部品を確実に供給できる体制を整えましょう。

予備品と在庫品は似ている言葉ですが、意味や使用タイミング、管理の考え方が異なります。以下の表に違いをまとめましたので、参考にしてください。

予備品と在庫品の違い

予備品は3種類に分類される

予備品管理の対象は、大きく3種類に分けられます。各分類を正しく理解することで、どの部品をどのように管理すべきかが明確になり、在庫を効率的に管理できます。予備品の種類ごとに適切な管理方法を導入し、無駄な在庫を減らしながら、必要な部品を確実に確保しましょう。

予備品の種類を以下の表にまとめました。効率的な予備品管理体制を確立するためにも、各予備品の違いを把握しておきましょう。

予備品の種類と特徴、例

消耗品や機器部品（一般市販品／個別購入品）の在庫数の管理をエクセルを用いて行う場合は、常に最新の状態を保ち、数が少なくなったタイミングで適宜発注する必要があります。一方で、設備保全システムで在庫品の個数を一元管理をしておくと、在庫数が少ないのがひと目でわかるので、発注漏れを減らせるメリットがあります。

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予備品管理の目的

予備品管理を行う目的は主に以下の3つです。目的を理解することで、適切な管理方法を整えたり、現場で働く従業員の協力を仰ぎやすくなります。3つそれぞれの観点で予備品管理の目的を改めて理解しておきましょう。

• 製造現場の設備や機械の安定稼働

• 維持費や事務費のコスト削減

• 設備や機械の品質改善

まず一つ目は、製造現場の設備や機械を安定稼働させることです。設備や機械にトラブルが発生すれば、長時間製造ができなくなり、業務の遅延や納期遅れにつながる可能性があります。

適切な予備品管理を行うことで必要な部品をすぐに調達でき、故障から復旧までにかかる平均時間を表すMTTR（Mean Time To Repair：平均修復時間）を最小限に抑えられます。その結果、設備停止による損失を防ぎ、長期間の安定稼働を実現可能です。

二つ目の目的は、維持費や事務費のコスト削減です。予備品が不足している状態で故障が発生すると、部品の緊急発注が必要になり、通常よりも高額なコストがかかる場合があります。

一方で、予備品を過剰に保管している状態だと、保管スペースの確保や在庫管理の負担が増え、維持コストがかかります。計画的に予備品管理を進めていれば、余分な発注作業を減らし、事務費や在庫の維持費を削減可能です。トータルコストを抑えながら、無駄のない在庫管理を行いましょう。

三つ目の目的は設備や機械の品質改善です。予備品管理を常に行うことで消耗部品の交換頻度や故障の発生状況を把握できます。その結果、部品の劣化傾向がわかり、部品ごとの壊れやすい時期や交換タイミングを予測できるようになります。

また、計画的な部品交換を行うことで設備性能を維持し、突発的な故障も防止可能です。適切なメンテナンスは設備の寿命を延ばすため、長期的なコスト削減にもつながります。

予備品管理における3つの課題

予備品管理を進める上で解決したい課題は主に3つです。

• 管理業務が属人化する

• 予備品の不足や過剰が発生する

• 予備品の取り違えが発生する

これらの課題を解決することで、予備品管理の精度が向上し、設備の安定稼働とコスト削減が可能です。自社に適切な管理方法を確立するためにも、課題の理解と解決に努めましょう。

管理業務が属人化する

予備品管理における大きな課題の一つが業務の属人化です。予備品管理業務には、設備や機器に関する専門知識や、部品の調達にかかるリードタイムの把握などが必要なため、経験のある従業員に業務が集中しやすくなります。その結果、一部の担当者だけが業務を把握している状態になり、異動や退職、休職が発生した際にノウハウが継承されないリスクが生じます。

このような事態を防ぐためには、業務マニュアルの整備や管理システムの導入が効果的です。予備品の種類や管理方法、発注ルールなどを文書化し、誰でも業務を引き継げるようにすることで、特定の担当者に依存しない体制を作れます。

また、管理システムを活用して関連情報をデータベース化すれば、予備品管理の現状を可視化し、業務の標準化を図れます。業務が属人化されていて関係者間の情報共有が不十分な場合、予備品の所在が不明になる問題が発生することも多くあります。

例えば、持ち出し記録をつけずに予備品が使用され、従来と異なる場所に返却されると、予備品がどこにあるかわからない事態に陥ります。最悪の場合、必要な部品の所在がわからず、トラブルの対応が遅れて生産停止や納期遅延などの損害が発生するおそれがあります。

このような事態の防止にも、管理システムの導入がおすすめです。各部品の入出庫記録をデジタル化し、リアルタイムで確認できる環境を整えれば、予備品の紛失や過不足を防げます。予備品の保管場所や在庫数を正確に把握しておくことが、トラブルを未然に防ぎ、設備の安定稼働維持につながります。

予備品の不足や過剰が発生する

予備品が不足する、あるいは過剰に所持していることも、予備品管理における課題の一つです。適切な管理ができていないと、必要なときに部品がそろわなかったり、逆に過剰な在庫を抱えて余計なコストがかかったりするリスクがあります。

まず、予備品が不足すると、設備や機械のトラブル発生時に迅速な対応ができません。修理に必要な部品が手元にない場合、調達に時間がかかり、その間設備が停止してしまいます。特に製造業では設備のダウンタイムが長引くと大きな損害につながるため、予備品の不足は避けなければなりません。

一方で、過剰な予備品を抱えることも問題です。必要以上に部品を所持していると、保管スペースが圧迫されるだけでなく管理の手間やコストも増加します。特に使用頻度の低い部品や長期保管が難しい部品を過剰に在庫すると、陳腐化や劣化によって使えなくなる可能性があります。その結果、不要な部品を廃棄することになり、損失が発生するため注意しましょう。

これらの問題を防ぐためには、適正な在庫数で予備品を維持することが重要です。在庫数の調整は容易ではないため、部品の消耗ペースや過去の使用実績などのデータを分析し、適切な在庫数を予測しましょう。

予備品の取り違えが発生する

予備品管理において、部品の取り違えが発生することも課題です。外観が似ている部品や小さな部品、特定の機器の一部などは間違えやすいため、慎重な管理が求められます。特にトラブル時は現場が混乱しやすく、焦りから誤った部品を選んでしまうケースも多いため注意しましょう。

また、予備品管理に関わる人数が多いほど、取り違えのリスクは高まります。複数の関係者が関わることで在庫数や保管場所が複雑化し、部品の所在が不明確になるケースも多いです。その結果、必要な部品がすぐに見つからず、復旧作業の遅れや部品の取り違えのリスクが生じます。

取り違えを防ぐためにも、予備品の管理方法を統一し、各部品の識別を徹底することが重要です。具体的には、識別ラベルの貼付や、管理システムによる在庫情報の一元化などが効果的です。

予備品管理を効率的に行うための4つのポイント

予備品の管理方法を最適化し、在庫不足や過剰在庫を防ぎつつ、安定した供給を維持するためには以下の四つのポイントが重要です。

• 適切な在庫設定をする

• 消費量を予測する

• 計画的な発注を行う

• トラブルに対応できる体制を整える

これらを正しく理解し、実践することで、予備品管理の無駄を削減し、安定した生産体制を維持できます。現在の業務を見直し、改善を進めるために役立ててください。

適切な在庫設定をする

予備品管理を効率化するためには、部品の重要度や使用頻度を考慮し、在庫を適切に設定することが重要です。すべての部品を同じ基準で管理するのではなく、設備への影響や使用頻度をもとに分類し、それぞれに適した管理方法を採用しましょう。

まず、設備の稼働に不可欠な部品や使用頻度の高い部品は優先的に在庫を確保します。さらに、故障時の影響が大きく、消耗が激しい部品については、多めに備蓄しておくこともポイントです。一方で、影響が少なく使用頻度が低い部品は必要最低限の在庫にとどめ、無駄なコストや保管スペースの浪費を防ぎましょう。

過去の故障や部品交換の履歴を分析し、在庫量を最適化するのも重要です。データに基づいた管理を行えば、必要な部品を適切なタイミングで補充し、過不足なく予備品管理を実施できます。無駄な在庫を減らしつつ必要な部品を確実に確保できるよう、バランスを意識して在庫設定を行いましょう。

消費量を予測する

予備品管理を滞りなく行うためには、各部品の消費量を予測し、計画的に管理することも重要です。まず、過去の使用履歴を分析し、どの部品がどのくらいの期間で消費されるのかを把握しましょう。特に繁忙期は設備の稼働率が高まり、部品の消耗が激しくなるため、十分な数量を確保する必要があります。また、定期メンテナンスのタイミングや設備の老朽化状況を考慮することも、消費量予測の精度を高める上で重要です。

さらに、設備の稼働状況や生産計画と連動させれば、より予測精度を上げられます。例えば、長期間フル稼働が続く場合は通常より多めに在庫を確保し、反対に稼働が少ない期間は在庫量を調整し不要な予備品を減らしましょう。その結果、部品不足や保管スペースの有効活用、コスト削減が期待できます。

正確な消費量予測を実現すれば、必要な部品を適切なタイミングで補充でき、予備品管理の効率化につながります。

計画的な発注を行う

予備品管理を効率化するには、部品ごとの納期を把握し、計画的に発注することが重要です。特に、海外調達品や特注品は納品までに時間がかかるため、あらかじめ多めに確保しておきましょう。一方で、国内で容易に入手できる汎用部品は、必要に応じて適宜発注することで在庫過多を防げます。

発注方法には、在庫が一定量を下回ったら決めた数量を発注する定量発注方式や、その都度必要な数量を定期的に発注する定期発注方式があります。

設備や機器の特性に応じて最適な発注方式を選択し、適切な発注計画を立てることが重要です。必要な部品を確実に確保し、在庫不足や過剰在庫を防ぎながら、予備品管理の効率化を目指しましょう。

トラブルに対応できる体制を整える

予備品管理を効率よく進めるには、急なトラブルにも迅速に対応できるように準備するのも重要です。設備の故障や予期せぬトラブルが発生した際、必要な部品がすぐに手配できなければ、生産が停止して大きな損失につながります。そのため、製造に必要不可欠な部品は、通常の在庫とは、わかりやすくすぐに取り出せる場所に保管しましょう。

また、予期せぬトラブルにすぐ対応するためには、事前にサプライヤーと連携し、緊急時の部品供給について取り決めておくこともおすすめです。例えば、緊急時には優先的に部品を供給してもらえる契約を取り交わしておけば、在庫切れのリスクを低減できます。

さらに、複数の設備で共通して使用できる部品を増やすことも、リスク分散の有効な手段です。共通部品の使用を増やせば、予備品在庫を削減しつつ、各部品を柔軟に活用可能です。管理負担を軽減しながら、トラブル時の迅速な対応がかないます。

ITシステムを活用して予備品管理を効率よく進めよう

予備品管理は、設備を安定稼働させて製造を滞りなく進めるために不可欠な業務です。予備品管理を効率的に行うには、消費量の予測や計画的な発注を行い、過不足なく在庫を維持することを目指しましょう。

しかし、手作業での管理では記録ミスが発生しやすく、正確な在庫状況の把握は困難です。この課題を解決するためには、ITツールを導入して予備品の在庫状況をリアルタイムで可視化することが有効です。

最近ではIoT（モノのインターネット）を活用したリアルタイムの予備品管理が注目されています。例えば、予備品数を把握するセンサーを導入すれば、在庫不足を即座に検知してすぐに補充できます。また、QRコードやバーコードを利用して、タブレットなどで記録できるようにすることで予備品の入出庫を簡単に記録可能です。

今後の予備品管理では、自動化の導入により管理の精度を高め、業務の効率を向上させることが重要です。自社の運用に適した IT ツールを選定し、在庫状況の正確な把握や発注の最適化を進めることで、無駄のない予備品管理を実現しましょう。

現場で予備品管理を完結できる「カミナシ 設備保全」

カミナシ 設備保全は、設備ごとの情報を設備カルテとして一元管理できるシステムです。予備品の情報を一括で管理できるため、現場での点検業務や予備品管理の大幅な効率化ができます。以下は、予備品の発注点や在庫数をカミナシ 設備保全で管理した場合のイメージです。

カミナシ 設備保全なら予備品の在庫数がひと目で確認可能

現場ではスマートフォンやタブレット端末を活用して点検内容を記録し、担当者と情報を即座に共有することが可能です。また各設備にQRコードを設置することで、コードを読み込むと点検記録の入力フォーマットが自動的に呼び出され、その場で記録できるため、作業の抜け漏れ防止にもつながります。

直近の点検履歴を確認しながらの作業も可能で、必要な情報を即座に把握できるのもうれしいポイントです。点検内容は写真付きで記録できるため、後から誰が見返しても状況が一目でわかりやすくなります。さらに、記録された情報は管理画面に自動通知されるため、担当者が報告作業にかける手間を大幅に削減可能です。

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