ビジネスチャットには、メッセージが開封されたことを通知する既読機能を備えたツールが多く存在します。既読機能を利用する際、従業員に連絡をしても既読になるが返事が来ないことや既読機能がないためメッセージが読まれているかわからないといった悩みを抱えている方がいるのも多くいます。
ビジネスチャットの既読機能は便利ですが、誤った運用は人間関係に悪影響を及ぼすため、正しい使い方が求められます。本記事では、ビジネスチャットにおける既読機能の役割、メリット、デメリットを解説し、既読機能があるビジネスチャットにおける、コミュニケーション方法を解説します。
目次ビジネスチャットにおける既読機能とは
ビジネスチャットにおける既読機能とは、送信したメッセージが相手に開封されたか一目でわかる機能で、一般的に該当メッセージの周辺に既読と表示されます。
送信者は既読機能によって、受け取り手が連絡を見たかを確認できたり、メッセージを確認したかを再度確認する手間を省くことができます。
ただし、既読が表示されることで、「既読なのに返信がない」と不安を感じる人も一定数います。メールよりも気軽で即時性の高いビジネスチャットでは、既読後に即時の返信を求めるプレッシャーが生じやすい点にも留意が必要です。
既読機能のメリット
普段何気なく使っているビジネスチャットの既読機能のメリットを理解すると、さらに具体的な活用方法がイメージできるようになります。ビジネスチャットにおける既読機能には、以下の2つのメリットがあります。
相手がメッセージを確認したかすぐにわかる
相手がメッセージを見たかを確認する手間が省ける
相手がメッセージを確認したかすぐにわかる
相手がこちらのメッセージを読んだかどうかを即座に把握できるのは、既読機能最大のメリットです。そのため、メッセージを送った側は見ていなかったと言われたり、見ていないかもしれないと不安になったりする必要がなくなります。
例えば、社内への全体連絡や個人情報を聞きたい場合に、相手がしっかりと確認しているかの判断がつき、送信者側は過度に不安になる可能性が減らせます。さらに、災害時や業務の緊急時には、メッセージが見られる状況かどうかを確認する手段として利用できます。
ムダなコミュニケーションが減る
ビジネスチャットの既読機能があることで、相手がメッセージを確認したかどうかを判断できるため、メッセージを見たか確認するための連絡をする必要がなくなります。
既読機能がない場合、送信者側は受信者側がメッセージを見たか見ていないかの判断がつかず、追加で「前回送った内容は確認済みでしょうか？」と電話を掛けるなどして確認しなければいけません。そうなると、受信側次第で複数回の連絡が必要になり、労力がかかります。
既読機能があるビジネスチャットの場合、送信者は連絡の確認や再度の問い合わせの手間を省くことができます。
ただし、既読表示はメッセージを開封したかを判断できるだけであり、内容を把握しているかは受け手次第となる点は注意が必要です。
既読機能のデメリット
ビジネスチャットの既読機能は便利ですが、使い方や受け取り方次第では心理的な負担やコミュニケーション上の弊害を生む可能性もあります。ここでは既読機能の主なデメリットを解説いたします。
既読プレッシャーによる心理的負担
既読無視をされていると誤解が生じることもある
既読プレッシャーによる心理的負担
相手に既読状態が伝わることで、すぐ返信しなければいけないというプレッシャーを感じる人も一定数います。
メッセージを読んで、何かアクションを起こさないといけないと思ってしまう人もいます。その結果、手が離せない状況や業務時間外でも心理的な負担を感じることもあります。
そのため、返事をすることが目的となり適切な回答ができなかったり、送信者側が意図しない行動につながったりすることもあります。
送信者は返事が必要な場合に、いつまでに返信が必要なのかを明示したり、返事のしやすい質問（はい／いいえで答えられるものなど）にしたりするなどルールを設けるとよいでしょう。
既読無視をされていると思う送信者もいる
既読機能があることで、送信した人は相手がメッセージを開封したかがわかるので、返事がない間は無視されていると捉えてしまう方も一定数います。
既読になり、返事をしないことで、結果的に仕事が進むのが遅れてしまったり、送った側は不信感を抱いてしまったりすることもあります。
そのため、既読をつけた（メッセージを開封した）あとは、速やかに回答する必要のない場合、送信者側がその旨を伝えるなど、一次回答のルールを設けたり、選択式ですぐに回答できるような質問や問いかけを行ったりするなど送信者側の配慮が必要です。
作業ミスの再発防止に取り組んでも、原因が曖昧なまま対症療法になってしまう現場は少なくありません。背景には、ヒューマンエラーを「個人の不注意」と捉えてしまう構造的な課題があります。
本資料では、人間特有のミスの仕組みを理解し、防止策を現場に定着させる4つのステップを解説。属人的対策を脱し、再発防止を仕組みとして根付かせるヒントが得られます。
既読機能を考慮したビジネスチャットの適切な使い方
既読機能のメリットを活かし、ビジネスチャットを効率的に使うためには、社内でのルール作りや運用の工夫が欠かせません。以下の3つのポイントを抑えることで、既読機能を搭載したビジネスチャットでも適切なコミュニケーションを取ることができます。
受け手が返信をしやすい工夫をする
ビジネスチャットでメッセージを送るときは、受け手を意識して返信しやすい内容を送ることが重要です。長文や要点が不明な場合は、返信が後回しにされることもあります。
受け取り手が返信しやすいメッセージを作るには、結論や要件を簡潔にまとめ、返信内容に困らない配慮がが大切です。
例えば、5W1Hを活用していつまでに返事が欲しいのか、何をして欲しいのかなどを明確にします。他にも、Yes/Noだけで返信できるようにするなど、受け手が返信をしやすいメッセージを心がけましょう。
メッセージを送信する側が内容を工夫することにより、相手がコミュニケーションを取りやすいように気を遣うことが重要です。
返信に関するルールを明確にする
ビジネスチャットを活用する際は、認識齟齬のないコミュニケーションを取るために、あらかじめ返信に関するルールを決めることが大切です。例えば、以下のようなルールなどが挙げられます。
業務時間外の連絡は、翌営業日に返信でOK
通常のメッセージは、受け取った当日中には返信をする
急ぎで返信が必要な場合は、「緊急」とタイトルに記載する
このように、返信に対する目安を決めることで、送信者、受信者の双方が心の余裕を持ってやりとりをできるようになり、既読無視などの誤解も減らせるようになります。
メッセージへの即返信を強要しない
メッセージ送信後に既読がついてすぐに連絡がない場合も、短時間で返信を強要しないようにしましょう。
既読がついた場合でも受け手の状況によってはすぐに返信ができないこともあるため、相手の都合を考慮することが大切です。もし、一定時間が経っても返信がない場合は、丁寧にリマインドをし、返事を促しましょう。
また、返信を急ぐ場合は冒頭でその旨を伝えたり、期日がある依頼の場合はいつまでに返信が必要かを伝えましょう。重要度や緊急度をはっきりと伝えると、トラブルを避けることができます。
このようなルールをチームや会社で決めておくことで、既読機能のメリットを活かしたビジネスチャットの活用ができます。
ビジネスチャットの既読機能を有効活用しよう
ビジネスチャットの既読機能は、メッセージの確認状況をリアルタイムに把握でき、コミュニケーションの効率化に寄与します。
一方で、心理的なプレッシャーや誤解が生じるリスクもあるため、運用ルールの明確化と双方の配慮が重要です。
これらのポイントを踏まえた上で、各組織に適したビジネスチャットの活用法を検討しましょう。
