社内報アプリとは？メリットやデメリット、Webや紙との比較を紹介

情報や資料の共有がスムーズになる、社内コミュニケーションの活性化に繋がるなどの観点から、社内報アプリを導入する企業が増えています。

社内報アプリを利用することで、作成時間の短縮や、従業員の既読・未読を把握しやすくなるなど、業務の効率化を図れることも魅力です。

本記事では、社内報アプリを導入するメリットやデメリットをはじめ、導入から運用までの流れを説明します。また、社内報アプリの種類やサービスによって導入に適不適があるため、導入目的に応じたアプリ選びのポイントについても詳しく解説します。社内報アプリの導入を考えている担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

目次

社内報アプリとは

社内報アプリとは、スマートフォンやタブレットなどで会社からのお知らせやノウハウ、コンテンツなどを作成、閲覧できるアプリを指します。

社内報アプリを導入することで、従業員は時間や場所にとらわれず、いつでも情報を得られるようになるため、情報共有の強化が期待できます。社内報には、アプリの他にWeb、紙があり、それぞれ以下のような特徴があります。

社内報を配信する媒体別の特徴

社内報アプリのメリット

アプリの社内報は、紙やWebに比べて、閲覧率の向上や効率的な情報共有などが可能です。また、印刷や郵送にかかる費用も不要なので、ペーパーレス化により環境負荷も軽減できます。各媒体と比較したときに、アプリで社内報を配信するメリットは大きく分けて5つあります。

• 手軽に閲覧できるため、読んでもらいやすくなる

• 効率的に情報共有ができる

• 未読や既読もわかるため、情報共有漏れを防げる

• 社内報に関するデータの蓄積と分析が可能になる

• 社内コミュニケーションが活性化する

手軽に閲覧できるため、読んでもらいやすくなる

社内報をアプリで配信すると、スマートフォンやタブレットから手軽に閲覧できるため、時間や場所の制約なく閲覧してもらえます。

紙やPDFを本社や支店、工場などに取りに行く必要がなくなるので、普段仕事でPCを使わない方でも、時間や場所の制限なしに、いつでもどこでも情報を得ることが可能です。

効率的に情報共有ができる

紙で社内報を作成する場合には、以下のような工程が必要です。

1. 目的・達成指標の設定

2. 企画

3. 発行スケジュールの策定

4. 記事執筆、校正

5. デザインの作成（または発注）

6. 印刷（または発注）

7. 配布

アプリで社内報を配信する場合に必要な工程も、記事執筆、校正までは紙で社内報を作成する場合と同じ流れになります。

しかしデザイン以降の工程では、アプリの場合にはデザインテンプレートが複数種類用意されているので、テンプレートを選ぶだけでデザインを決めることができます。

また、書式やサイズの変更もワンクリックででき、業者に依頼しなくても入稿や配信が可能です。そのうえ、紙を使わないので印刷や配布などの手間も省けます。

アプリで社内報配信する方が工程が少なく、できあがったらすぐにリリースできる点や、修正や変更もアプリ上でできるので間違いや追加連絡などがあってもすぐに訂正、発信できる点で、紙の社内報よりも効率的です。

未読や既読もわかるため、情報共有漏れを防げる

アプリによっては、配信した内容を誰が見たか見ていないかがわかるものがあります。既読や未読がわかることで、誰に何の連絡が伝わっていないかが一目で判別可能です。

そのため、重要事項の再アナウンスや共有を対象者にだけすればよくなり、無駄がなくなります。対象者に既読になるまで再アナウンスをすれば、情報の確認漏れが防止できます。

社内報に関するデータの蓄積と分析が可能になる

社内報をアプリにすることで、データの蓄積と分析が可能になるため、数値化して振り返りができます。

数値化することにより、よく見られたものの内容を次にも取り入れる、反応が悪かったものや見られなかったものは改善策を考えるなどのアクションが取れるため、よりよい社内報を作るきっかけになります。

また数字だけでなく、リアクションやコメントなどでも記事への反応がわかるので、反応が悪いものをすぐに改善できるのもメリットです。

社内コミュニケーションが活性化する

配信されたコンテンツやニュースに読み手側がコメントやリアクションを付けられるアプリは、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。

コメントやリアクションが付けられる機能があると、運営側が配信して終わりという一方向のみの関係ではなく、リアクションを取り合う双方向のコミュニケーションが可能になります。

代表者や経営陣などが率先して積極的にコメントやリアクションを行えば、従業員の心理的ハードルも下がり、より活発なコミュニケーションが期待できるのでおすすめです。

また、新しいプロジェクトの進捗や社内イベントの案内などを配信すれば、従業員間での情報共有がスムーズになるので、互いの業務への理解が深まります。

「現場でのチェック作業が増えて負担が大きい」「記録するだけで改善につながらない」。

品質管理において、こうした悩みを抱える現場は少なくありません。背景にはHACCP義務化による業務の複雑化や、人手不足が深刻化する中での従来型運用の限界があります。

そこで注目されているのが、品質管理業務をDXで効率化し、同時に精度を高めるというアプローチです。本資料では、現場起点の課題をどのように解消できるのか、具体的な改善事例と共に詳しく解説しています。

社内報アプリのデメリット

デメリットの把握は、自社にアプリが向いているかを判断する材料になります。これから解説するデメリットが自社にどのくらい影響を及ぼすかを考え、メリットとデメリットを比較してみてください。

デメリットを把握することで、より的確にアプリを導入すべきか否かの判断ができます。

従業員によっては、閲覧のハードルが上がる可能性がある 

年配の従業員や、普段モバイル端末を使い慣れていない従業員などは、アプリが使いにくく、利用が見込めない可能性があります。アプリを導入しても、利用されなければ、情報共有の効果が薄れてしまいます。

また、そもそもPCもスマートフォンも持っていない従業員は社内報を見ることができません。そうした従業員がいる場合には、端末を準備し、貸与する必要があります。

長文のコンテンツに向かない

アプリの社内報の場合、紙と同じ文量でもスマートフォンで表示するため縦長になり、スクロール回数が多くなります。そのため、途中でスクロールしながら読むのが面倒だと感じられてしまい、読了率が落ちる可能性があります。

また、最初から文章量が多く見えてしまうと、読み始めること自体が面倒だと思われてしまい、読まれない可能性も出てきます。

アプリで社内報を配信する際には、文章を短く完結にまとめる、文章量が多い場合には数回に分けて配信するなどの工夫が必要です。

社内報アプリの選び方

社内報アプリには様々な種類があるため、ポイントを踏まえて選定しなければ、導入を失敗してしまう可能性があります。

大前提として、すべての社員が利用できるように、AndroidにもiOSにも対応しているツールを選ぶのは必須です。その他、選定の際どんなことに注目すべきかまとめたので、社内報アプリ選定の際に是非参考にしてみてください。

対応できるユーザー数は十分か

基本的に、ひとつのライセンスで利用できるユーザー数には限りがあります。導入時や問い合わせ時には、各料金プランの対応ユーザー数を確認し、把握しておく必要があります。従業員が増えた場合に、料金プランや内容がどう変わるのかの確認も大切です。

誰でも簡単に使えるか

紙の社内報からアプリへ移行する場合、ITツールに慣れていない従業員は抵抗感を抱く可能性があるため、操作が簡単にできるかは重要です。

操作手順は複雑ではないか、直感的に利用できるアイコンや配置になっているか、などをチェックする必要があります。

また、発行者側が簡単に使えるかも大切なポイントです。社内報を運営する担当者が手軽に記事を編集、投稿できるかや、閲覧率や読了率といったデータの分析がしやすいかも、確認しておきます。

必要な機能とカスタマイズ性はあるか

必要な機能が備わっているかは、アプリ選定のうえで必ずチェックしておきたい項目です。特に、以下の機能が備わっていると、利便性や効率性が向上します。

社内報に搭載されている機能

こうした機能の他、既存の社内ツールと似たレイアウトにして親しみやすくすることが可能か、更新頻度が高い週は記事の表示件数を増やせる、自社独自の機能を追加できるか、企業のロゴを組み込むといったカスタマイズ性があるかなども確認しておくと、活用が進みます。

セキュリティ面の懸念はないか

社外秘の情報や従業員のデータなどをやり取りする場合もあるため、セキュリティ対策が充実しているかも重要なポイントです。データの暗号化やアクセス制御などの機能は、搭載されているか必ず確認しましょう。

さらに、端末を紛失した際のリモートワイプ機能やログイン認証の強化、アプリ内のアクセス権限を細かく設定できる機能もセキュリティ対策として有効なので、備わっているか確認しておくと安心です。

サポート・メンテナンス体制は充実しているか

サポート面では、運営の負担を軽減できるサポートがあるかも重要です。サポートがない場合、運営側に大きな負担がかかり、継続が難しくなる場合があるので、アプリ内の機能の使い方や、配信するコンテンツに関するアドバイスがもらえるかなどを確認します。

アプリによっては、社内報運用のコツを紹介する資料を送付するサービスや、毎月のQA会に参加できるサービスなどがある場合もあります。運用後も手厚いサポートを求めている場合には、事前に求めるサポートが受けられるかをチェックしておきましょう。

メンテナンス面では、セキュリティの脆弱性を修正し、アプリの安全性や信頼性が維持されるよう、定期的にメンテナンスが行われるかが重要です。メンテナンスがどのくらいの頻度で行われるのか、確認しておくと良いでしょう。

多言語に対応しているか

海外に支社や支店がある企業や、外国人従業員が多い企業は、多言語でのコミュニケーションが求められているため、翻訳機能があるかも大切です。

複数言語に対応し、瞬時に自動翻訳をしてくれるアプリもあるので、もし育成就労制度などで外国人労働者の雇用を検討していたり、すでに在籍していたりする場合は検討してもよいでしょう。

導入費用と運用コストは目的に適しているか

ほとんどのアプリで初期費用と月額／年額費用がかかり、さらにオプションに対する追加費用もかかる場合もあります。費用対効果が十分か判断し、良く検討しましょう。

ユーザー数や機能の追加量、サポートサービスの充実などにともなって、料金が変動、加算される形態が多いため、自社に必要な機能やユーザー数を的確に把握したうえでの検討が大事です。

また、契約条件の変更や解約をする際に費用がかかることがないか、契約前に規定を確認し、予期せぬ費用がかかることがないようにしておく必要があります。

おすすめの社内報アプリ10選

社内報アプリは、社内ポータル型と情報共有ツール型、Web社内報特化型の3つに分類できます。

社内報アプリの分類と詳細

以下は10個の社内報アプリを3つの分類に分け、特徴を表でまとめたものです。自社にあったサービスを見つけるために、気になるものはサービス資料を請求し、比較してみましょう。

さらに各サービスの詳細を知りたい場合は、以下の記事で社内報作成ツールについて、詳しくまとめているので、是非ご覧ください。
▶ Web社内報作成ツール10選。選び方やメリットを紹介

社内報アプリ導入と運用の流れ

ここからは、社内報アプリを導入し、運用する流れをご紹介します。アプリを導入する際には、導入目的の明確化や、コストの確認が必要です。入念な準備はもちろん、導入後も改善を繰り返していく必要があります。

社内報アプリを導入する目的を明確にする

アプリを導入する場合、まずは導入目的を明確にします。目的が明確になっていないと、自社に合うアプリが正しく選定できないからです。

自社の条件や目的に合ったアプリを選定する

導入目的を明確にしたあとに、それに適したアプリを選びます。選定時には従業員の規模や外国人従業員の所属などの自社の状況と予算も加味しましょう。

発信の準備を進める

契約完了後、多くのモバイルアプリ対応ツールはアプリの初期設計に移ります。自由に機能を搭載できるノーコードツールの場合は、コンテンツや機能の詳細、運用方法や役割などのアプリのイメージを構築し、配信コンテンツやカテゴリ整理をし、準備を進めます。

改善を繰り返す

運用を開始した後も、従業員にアプリ使用を定着化させるために、定期的に改善を行います。

また、運用開始後も定期的にミーティングを行い、運用相談にのってくれるベンダーもあるので、そうしたベンダーを選んで課題解決やスムーズな運用に向けた提案をしてもらうのもおすすめです。

自社の理想を実現するために社内報アプリを活用しよう

今回ご紹介した社内報アプリのメリットを最大限に活用し、理想を実現するためには、自社の現状や問題点、改善したい点を正確に把握することが大切です。