目的別ペーパーレス化ツール10選。メリットやデメリット無理なく推進するためのポイントも紹介

紙の書類管理は、多くの企業にとって時間とコストがかかる無視できない問題です。しかし、従業員の抵抗感や既存の業務フローの兼ね合いなど、導入にはさまざまな課題が存在します。

この記事では、ペーパーレス化の基本情報からメリット、デメリット、目的に沿ったおすすめのツールを紹介します。ペーパーレス化はコスト削減だけでなく、快適なオフィス空間や効率的な業務、テレワークといった柔軟な働きかたにもつながる第一歩です。

自社の目的に合ったペーパーレス化のツールを選び、紙に振り回されない快適な働き方を実現しましょう。

目次

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、企業での紙の使用を削減し、文章や資料をデジタル化して活用・活用することです。請求書や契約書の電子化、社内文章でのクラウドストレージの一元管理が挙げられます。

2017年に改正された「電子帳簿保存法」により、税務関連書類の電子保存が認められたことで、税務関係書類以外でも多く企業でペーパーレス化に対する関心は高まりました。業務効率化に加えSDGsや環境配慮の観点からも、企業のペーパーレス化は進んでいます。今後もペーパーレス化は、企業の課題としてますます重要な位置付けとなります。

ペーパーレス化の対象

ペーパーレス化は企業活動のあらゆる書類が対象です。紙の管理では保管スペースの確保や情報共有の遅れ、書類紛失の課題がありましたが、デジタル化で解決できます。以下はデジタル化できる書類の一例です。

• 経理関係の書類（領収書や請求書）

• 製造業のチェックリストや日報

• 人事・労務関係書類（雇用契約書や給与明細）

• 教育関連のマニュアル（業務マニュアルや研修資料）

• 営業関連の書類（顧客リストや営業報告書）

• 法務関連の書類（契約書や議事録）

• 建築関係の書類（設計図や仕様書）

例えば、経理関係のペーパーレス化は、検索性の向上と監査対応の効率化が期待できます。チェックリストをデジタル帳票に置き換えれば、リアルタイムの進捗確認と品質管理向上に役立ちます。

また、製造業では作業日報のペーパーレス化を進めることで、管理者側（工場長やライン長、製造部長など）が記録を取りまとめ、転記する作業も省けます。サービス業では、顧客情報の管理をペーパーレス化することで、離れた拠点間でも情報共有が円滑になります。ツールを検討する際は、自社の課題や目的に沿って確認しましょう。

ペーパーレス化をツールでするメリット4つ

ペーパーレス化のメリットは、紙やコストの削減以外にも、セキュリティ面でプラスになることや働き方改革などにもつながる点があります。以下にペーパーレス化における代表的な4つのメリットをあげました。詳細に理解することで、ペーパーレス化を推進する際に、周囲をうまく巻き込めます。

1. コスト削減

2. 情報セキュリティの強化

3. 柔軟な働きかたの実現と企業イメージ向上

4. 業務効率化

1.コスト削減

ペーパーレス化の大きなメリットの一つがコスト削減です。ペーパーレス化を進めると、紙代や印刷代、郵送代、保管コスト、書類整理をする従業員の人件費を抑えられます。

例えば、経費精算時に紙の書類を糊付けして貼り、担当部署まで持っていく移動時間が1人あたり30分掛かっているとします。もし50人の従業員がいるとすれば合計1,500分（約25時間）を経費申請に費やしていることになります。これをペーパーレス化によって、半分の時間に短縮できれば、余計な人件費を掛けずに済みます。

上記に加え、紙代や印刷代も発生しないので、その分のコストも抑えられます。

紙や人的コストの削減により、浮いた予算や労働力を他の分野に再投資することが可能です。ペーパーレス化は企業全体でのコスト削減につながります。

2.情報セキュリティの強化

紙媒体の情報管理による書類紛失や盗難、災害によるデータ消失の懸念は、ペーパーレス化で軽減できます。東京商工リサーチによると、2024年の情報漏えいや紛失による影響を受けた人数の内「不正持ち出し・盗難」が22万4,782人にのぼりました。電子化では以下の対策を取ると、リスクの軽減が可能です。

• アクセス権限設定：従業員の役職や職務内容に応じた機密情報の保護

• ログ管理：誰がいつアクセスしたかの追跡

• クラウド保管：物理的な破壊（地震や火災による災害）や紛失からのデータ保護

厳格なアクセス管理とログ監視は、内部不正を抑え、コンプライアンス違反のリスクを低減します。万が一不正アクセスが発生した場合でも、早期発見や迅速な対応が可能なため、情報漏えいを最小限に抑えられます。情報セキュリティの強化は、情報資産と企業価値を守る第一歩です。

参考：2024年「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故」調査｜東京商工リサーチ

3.柔軟な働きかたの実現と企業イメージ向上

ペーパーレス化は柔軟な働きかたを実現し、企業イメージ向上にも貢献します。場所や時間に縛られない働きかたはワークライフバランスを尊重し、SDGsへの貢献を通じて企業の社会的価値も高めます。

従来の紙ベースが中心の業務環境では、出社して実際に書類を扱わなければ仕事が困難でした。大量の紙の使用は、森林伐採の増加やCO2排出量の増加につながり、環境へ悪影響を及ぼします。紙に依存しない働きかたは、育児や介護の両立、多様な人材の登用につながり、従業員満足度の向上も期待できます。

ペーパーレス化は人材確保や定着率、従業員の働きがいに貢献する方法です。ワークライフバランスと社会貢献を両立させる企業として、持続的な企業成長を確かなものにします。

4.業務効率化

紙の書類の入力や転記、ファイリングに費やしていた時間も、ペーパーレス化を進めれば大幅なカットが可能です。無駄な時間の削減により、本来やるべき業務へ集中できます。

ペーパーレス化を進めることで、段ボールや大量のファイルから該当の書類を探さなくても、書類がデータ化されているので、検索すれば瞬時に見つけられます。必要な情報にすぐにアクセスできるため、顧客からの問い合わせにもすぐに対応でき、顧客満足度に貢献できます。

またペーパーレス化を進めることで、各書類の確認や承認作業も簡略化でき、効率化に繋がります。紙の帳票であれば、作業者が記録した後に管理者を探して提出・承認をもらうのが一般的ですが、ペーパーレス化した書類であれば、データを管理者に送るだけで提出が完了します。そのため、管理者の確認や承認、転記作業にかける時間も削減できます。

ツールによっては、記録の状況（未記入／記入済み／提出済み／承認待ち／承認済み）などもわかるので、情報の透明性も上がります。

生産性の向上は、新しいアイデアの発見やスキルアップ、価値の高い仕事への集中が可能です。ペーパーレス化は業務効率と生産性の向上により、企業の成長を加速させます。

ペーパーレス化をツールで進めるデメリット（注意点）3つ

ペーパーレス化は多くのメリットをもたらしますが、導入前に以下の注意点を把握しておくことが重要です。事前に対策を講じて導入後のトラブルを防ぎ、効果的なペーパーレス化を実現しましょう。

1. 導入・運用コストが高い

2. ツール使用に慣れない社員も一定数いる

3. セキュリティのリスクとシステム障害

1.導入・運用コストが高い

ペーパーレス化ではシステムやツールを導入するため、初期費用や月額の運用コストが発生します。無料プランを提供しているサービスもありますが、データ容量の制限や機能に制限がある場合がほとんどです。業務に必要な機能を利用するには、有料プランへの移行も視野に入れましょう。

コストの対策の1つとしては、サーバー代が必要ないクラウド型のサービスを活用するのがおすすめです。さらにそのクラウド型のサービスでも、機能を絞って一部の業務からペーパーレス化を進め、補助金や助成金を活用することで、最低限のコストでスタートできます。ただし補助金や助成金の申請には条件があり審査に通る必要があるため、事前に詳細を確認しましょう。

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2.ツール使用に慣れない社員も一定数いる

ペーパーレス化の課題に、新しいツールに慣れない従業員の存在があります。ITスキルに自信のない人や、長年紙媒体で慣れてきたベテランにとって、新しい操作方法の習得は大きな負担となり得ます。

対策としては、直感的に誰でも簡単に操作できるツールを選ぶことです。紙媒体と見た目や操作が変わらないツールもおすすめです。

不安を少しでも和らげるためにも、導入前に丁寧な操作説明会や研修会を開催するのも検討すると良いです。導入後も丁寧なヒアリングと迅速なサポート体制により、従業員が安心して利用できる環境を整えることが大切です。

3.セキュリティのリスクとシステム障害

新しいツールの導入で懸念されるのは、セキュリティリスクとシステム障害時の対応です。ペーパーレス化はネットワーク上を通じて行われるため、ウイルス対策や情報漏えいの対策が欠かせません。万が一システムに障害が起こった場合は、業務が滞る懸念もあります。

リスク対策には、ツールが暗号化に対応しているかや2段階認証、アクセス権限の設定が可能かを確認しましょう。従業員に定期的なセキュリティ教育を実施することも大切です。万が一システム障害で業務が止まったときに備えて、バックアップ体制も構築してください。

BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）を作成し、業務が止まったときの対応手順や代替案を明確にしておくと安心です。ツールを選ぶ際は、導入後のサポートが手厚く信頼できる会社を選びましょう。

目的別！ペーパーレス化ツール10選

ペーパーレス化のツールは、経理や製造業での書類、人事労務、教育関連の書類にわかれます。ツール選定のポイントは経理業務の効率化や書類検索時間の短縮、自社の目的に合っているかどうかです。ツールによっておすすめポイントや特徴は異なります。以下の項目も検討したいチェックポイントです。

• 費用

• 操作の簡単さ

• セキュリティ

• 既存システムとの連携

• サポート体制

経理書類（請求書・領収書）の場合

経理書類（請求書・領収書）をペーパーレス化する場合は、法的な保存要件（電子帳簿保存法など）への対応や、自社の規模や課題に合っているかを確認しましょう。サービスによっては、自動仕訳機能により経理担当者の業務の効率化が可能です。

ここから経理書類のペーパーレス化に使えるシステムを3つに絞ってお伝えします。

• 楽楽精算

• マネーフォワードクラウド会計

• freee会計　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

楽楽精算

楽楽精算は、経費精算業務の完全ペーパーレス化に特化したツールです。経理業務の一元管理やスマホでのレシート撮影、自動データ化が可能です。承認フローも自動化しており、申請内容が社内規定に違反していないかも確認できます。

画像引用元：楽楽精算｜株式会社ラクス

累計導入社数は18,000社以上（2024年9月現在）で、中小企業から大企業まで幅広く利用されているツールです。

※API連携とは、API（Application Programming Interface）を活用して、異なるソフトウェアやアプリケーション、Webサービス間でデータや機能を連携させること
楽楽精算の詳細
参考：楽楽精算｜株式会社ラクス

マネーフォワードクラウド会計

マネーフォワードクラウド会計は、会計業務全般を効率化したい企業向けのツールです。クラウド型の会計業務に加え、請求書や経費、給与、契約など幅広いバックオフィスツールと連携できます。

画像引用元：マネーフォワードクラウド会計｜株式会社マネーフォワード

特徴は、豊富なAPI連携により、取引明細を自動取得し仕訳してくれることです。中小企業から大企業まで幅広い導入実績があり、40,000超の士業事務所も利用しています。税理士との連携もスムーズです。

マネーフォワードクラウド会計の詳細
参考：マネーフォワードクラウド会計｜株式会社マネーフォワード

freee会計

freee会計は、リアルタイムな会計情報を提供し、素早い経営判断を可能にするクラウド型会計システムです。自動仕訳や銀行口座との連携により、ミスなく経理業務を大幅に効率化できます。毎月、経理処理をしていれば、決算書も自動で作成され手間が少なく完了します。

画像引用元：freee会計｜フリー株式会社

個人事業から上場企業まで54万の事業所が利用しており、幅広い対応が可能です。リアルな会計情報を把握し、経理業務の効率化を目指す企業におすすめです。

freee会計
参考：freee会計｜フリー株式会社

製造業で使う書類（チェックリスト・作業日報・点検記録）

製造業で使う書類（チェックリスト・作業日報・点検記録）をペーパーレス化する場合は、現場での使いやすさと既存の業務との適合性を確認しましょう。ツールによっては手袋をしたままでも操作できます。製造業のペーパーレス化に使える代表的なシステムは以下の2つです。

• カミナシレポート

• i-Reporter

カミナシレポート

カミナシ レポートは、15,000以上の現場で使用されている帳票のデジタル化ツールで、食品製造業や機械製造業、飲食店、宿泊・ホテル、物流などの幅広い業種で活用されています。

画像引用元：カミナシレポート｜株式会社カミナシ

プログラミングの知識がなくても、自社の帳票に合わせたチェックリストを自分たちの手で作成できるのが最大の特徴です。

紙の帳票と同じレイアウトで利用できるため、導入後も違和感なく操作できます。記録の抜け漏れやミスがあると、アラートが表示されます。記録を写真で残せるのもポイントです。

参考：カミナシレポート｜株式会社カミナシ

i-Reporter

i-Reporterは、使い慣れたExcelをそのまま電子帳票に変換でき、チェックボックスや数値選択、カメラ、音声など複数の入力ができるのが特徴の電子帳票システムです。1つのアカウントで複数端末に接続し、図書機能による情報も共有できます。

画像引用元：i-Reporter｜株式会社シムトップス

中小企業から大企業まで、製造や建設、物流など紙帳票の活用が多い現場で多く利用されています。専門知識不要でシステム構築が可能で、すぐに運用できるのが強みです。

参考：i-Reporter｜株式会社シムトップス

人事労務書類（雇用契約書・給与明細）

人事労務書類（雇用契約書・給与明細）をペーパーレス化する場合は、現場とのコミュニケーションの円滑化や給与計算の効率化が図れるかを確認しましょう。サービスによってはスムーズな情報共有とルーティンワークの自動化も可能です。

人事労務書類のペーパーレス化に使える大行的なシステムは以下の3つです。

• カミナシ 従業員

• SmartHR

• freee人事労務

カミナシ 従業員

カミナシ 従業員は、従業員の情報管理や各種申請書類のデジタル化、電子サインに対応した人事労務に特化したツールです。外国人やパート、アルバイトを含む人事データを一元管理できます。

画像引用元：カミナシ 従業員｜株式会社カミナシ

特徴は、13言語対応による多言語翻訳機能により、現場の外国人従業員とのコミュニケーションが円滑にできることです。1つのサービスで現場管理者や総務部門と、従業員とのやり取りを完結できるため、コミュニケーションがスムーズです。製造業や飲食業、介護など幅広い現場で利用できます。

参考：カミナシ 従業員｜株式会社カミナシ

SmartHR

SmartHRは入社手続きから年末調整、社会保険の手続きが完結できるクラウド型の人事労務ツールです。データの蓄積によるタレントマネジメントが可能で、最適な人員配置や育成管理までをサポートします。

画像引用元：SmartHR｜株式会社SmartHR

登録社数は60,000以上と、ベンチャーから大手企業まで幅広く活用されています。複数言語にも対応しており、多様なプランで企業規模やニーズに対応できるのが魅力です。

参考：SmartHR｜株式会社SmartHR

freee人事労務

freee人事労務は、会計ツールもあるfreeeが提供する人事労務管理の専門ツールです。中小企業向けに設計された使いやすい人事労務システムが人気で、法改正にも迅速に対応しています。

画像引用元：freee人事労務｜フリー株式会社

有給休暇の自動付与機能付きで、時間外労働の上限も設定できます。タイムカードも不要で、管理者の給与計算や明細発行も自動です。freee会計と連携すれば、給与計算結果を会計データとして反映できるため転記作業も必要ありません。小規模法人や中小企業向けにおすすめのツールです。

参考：freee人事労務｜フリー株式会社

教育関連（マニュアル・教育記録簿・研修報告）

教育関連（マニュアル・教育記録簿・研修報告）をペーパーレス化する場合は、教育コンテンツのわかりやすさと多言語設定を特に確認しましょう。サービスによっては教育した成果の可視化まで可能です。

教育関連書類のペーパーレス化に使える代表的なシステムは以下の2つです。

• カミナシ 教育

• Teachme Biz

カミナシ 教育

カミナシ 教育は、従業員教育の計画立案や教育コンテンツの動画作成、受講履歴の記録や保管まで完結できるツールです。動画では字幕やナレーションの自動作成が可能で、手間もかかりません。習熟度も可視化でき、教育訓練にも役立ちます。

画像引用元：カミナシ 教育｜株式会社カミナシ

カミナシ 教育は製造業やサービス業、物流など、多様な現場で活用されています。多言語翻訳にも対応しているので、外国人向けの教育資料を簡単に作成できます。言葉の壁による理解不足の解消にも役立つのが強みです。

参考：カミナシ 教育｜株式会社カミナシ

Teachme Biz

Teachme Bizはマニュアルの作成を動画や画像で直感的に作成できるツールです。キーワード検索も可能で、マニュアルの閲覧状況も把握できます。20言語に自動翻訳できるため、言語に合わせて作り直す必要もありません。マニュアル研修によるトレーニングの可視化も可能で、従業員の習熟度がわかります。

画像引用元：Teachme Biz｜株式会社スタディスト

視覚的なマニュアルと共有機能により、業務の効率化と標準化に役立ちます。中小企業から大企業まで活用されており、業務標準化やマニュアル作成を重視する企業向けのツールです。

参考：Teachme Biz｜株式会社スタディスト

ペーパーレス化を無理なく進めるポイント

部分的なペーパーレス化から進める

社内全体でペーパーレス化を一気に進めると、導入担当者や従業員に負荷がかかります。まずは一部署で始め、成功事例を作るのがおすすめです。取り組む際は、以下のような優先度が高い業務から始めましょう。

• 経理関連の請求書や領収書

• 人事関連の従業員情報や給与明細

• 総務関連の社内申請書や会議資料

従業員の作業効率化が進みコスト削減ができると、経営層にアピールしやすくなります。問題やトラブルが起こっても、一部署だけであれば改善もしやすく、今後導入される他部署への導入に活かせるのがポイントです。

勉強会や継続的なフォローアップを行う

ペーパーレス化を進めるには、従業員への理解と協力が不可欠です。導入前に研修会やマニュアルを作成し、実際に使用するイメージを共有します。

また、トラブルや疑問点が起こった場合はすぐにサポートし、迅速な解決に努めましょう。始めは慣れない操作によるミスも起こり得ますが、継続的なフォローアップで使いこなせるようになります。疑問をすぐに解決できるよう、サポート体制が充実したツールを選ぶのもおすすめです。

紙とデジタルを使い分けることも考える

ペーパーレス化を進める場合でも、すべての書類をデジタル化する必要はありません。書類の様式や種類によっては、紙での保存が求められます。紙で残す書類の例は以下のとおりです。

• 原本が必要な契約書や重要な書類

• 会社設立の関連書類や不動産関連の書類

• 手書きの書類や署名、捺印がある保管されている書類

• 電子帳簿保存法の要件を満たさない書類

電子帳簿保存法の要件を満たさない書類は、相手先から受け取る紙の領収書や請求書、法整備前の書類などです。紙の書類も使い分けながら、デジタルとの併用を考えましょう。

ペーパーレス化を進めて、従業員の負担を減らそう

ペーパーレス化を進めれば、コスト削減や業務効率化につながり、従業員の能力がより発揮できる環境が整えられます。導入や運用コストが高いイメージもありますが、一部署から始めたり補助金を活用したりすると、費用も抑えられ成功事例も確立できます。

ツールを選ぶ際は目的別に検討し、費用だけでなくセキュリティやサポート体制もチェックしてください。しかしすべての紙の書類をペーパーレス化する必要はなく、紙との併用も選択肢の一つです。

成果が出れば経営層や意思決定者へのアピールが可能です。従業員の負担を減らして働きやすい企業へ進化しましょう。