おすすめの5つの研修管理システムを比較！選び方のポイントや注意点から主な機能まで

研修管理システムは、企業や組織が研修を効率的に計画、運営、管理するための強力なツールです。従来の手作業やExcelでの管理に頼らず、研修内容の登録から受講者の進捗管理、評価、アンケート収集に至るまで、研修に関わるすべてのプロセスを一元化し、業務効率化と標準化を実現します。

この記事では、研修管理システムの主な機能や導入時のメリット、デメリット、選び方のポイントをご紹介し、システム導入を成功させるための注意点を解説します。

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目次

研修管理システムとは

研修管理システム（TMS：Training Management System）とは、企業や組織が行う社内研修の計画・運営・管理を効率化するためのシステムです。

研修内容の登録、受講者の募集や申込、出欠管理、評価、アンケート収集、履歴管理といった一連のプロセスを一元化し、属人化しやすい研修業務を効率化・標準化できます。オンラインかオフラインを問わずに使用でき、管理者側が使う機能だけでなく、受講者が利用する機能も有しています。

研修管理システムは、集合研修やOJTなどの実施型の教育プログラムの管理に適しています。

一方で、eラーニングの配信や学習進捗の管理に特化した「学習管理システム（LMS：Learning Management System）」とは目的が異なります。学習管理システムは、動画視聴やテスト配信などオンライン学習の提供に重点が置かれているのに対し、研修管理システムは、研修そのものの運営と記録管理をメインとしています。

近年では、eラーニングにも対応したハイブリッド型システムの登場により、研修管理システムとLMSの境界が曖昧になりつつあります。

導入時には、自社の教育体制や目的に応じて、どちらが適しているかを見極めることが大切です。

研修管理システムでできること（主な機能）

研修管理システムでできることは多岐にわたりますが、主に研修概要の登録や研修の申し込みや当日の受け付けなどがあります。一般的に備わっている機能を以下の表にまとめました。

研修管理システムの主な機能

研修管理システム5選

研修管理システムは、企業の人材育成を支援し、教育の効率化を図るための重要なツールです。研修プログラムの管理や進捗の追跡、受講者の成績評価などを一元化することで、業務の負担を軽減し、より効果的な教育を実現します。

しかし、システムの選定は企業ごとのニーズに合わせて慎重に行う必要があります。今回は、さまざまな業界や用途に対応できる、特に優れた研修管理システムを5つご紹介します。

1. カミナシ教育

2. カオナビ

3. CAREERSHIP（キャリアシップ）

4. LearningWare（ラーニングウェア）

5. Leaf Lightning（リーフ ライトニング）

カミナシ 教育

カミナシ教育は、誰でもラクにカンタンに現場従業員の教育管理を実行できるシステムで、教育の計画から実行、管理までを1つのサービスでサポートしています。教育担当者の動画マニュアル作成や研修管理の負担を軽減し、実行をサポート、企業の教育活動のレベルを底上げできます。

動画マニュアル作成においては、多言語翻訳やAI字幕、ナレーションの自動生成に対応しています。不明点はシステム上からチャットで問い合わせ可能です。

メールアドレスを持たない社員でも研修動画が閲覧でき、QRコードの読み取りで簡単に出欠の確認ができます。理解度チェック機能を搭載し、個人スマホでの復習にも対応しています。

カミナシ 教育の製品資料は、こちらから無料でダウンロードいただけます。

カオナビ

カオナビは、社員の顔や名前、受講の有無、研修履歴など、スキルや人材に関する情報を一元管理し、可視化できるシステムです。未受講の社員を抽出しリマインドできるため研修の管理業務を効率化できます。特定の研修を修了した従業員のみのリストを作成し、育成計画や配置転換にも活かせます。

スキルマップや星取表の作成、重要指標を一覧で確認できるダッシュボード機能を備えています。従業員のスキル管理だけでなく、将来の組織状況がシミュレーションできます。

参考：カオナビ｜株式会社カオナビ

CAREERSHIP（キャリアシップ）

CAREERSHIPは、eラーニングや研修管理、スキル評価など、人材育成に必要な機能を有し、配信や権限管理も柔軟に行えるため、管理者側にとっても使いやすい研修管理システムです。自動メールを利用した研修管理や、複数の研修をCSVで一括登録できる機能を利用すれば、管理者側の負担を軽減できます。

事前配布資料はシステム上に掲載し、各自ダウンロード可能。事前、事後アンケートやレポート提出もシステム上で行えます。

既存のWeb会議システムと連携させ、録画した動画を欠席者に事後配信する機能を備えています。受講者側にとっても参加申請や内容確認が容易で、研修の重複申請も自動制御が可能です。

参考：CAREERSHIP｜株式会社ライトワークス

LearningWare（ラーニングウェア）

LearningWareは、eラーニングやライブ配信、集合研修など、さまざまな形式の研修を一括管理できるシステムです。

サポート体制も万全で、使いやすさに定評があります。セキュリティ対策も充実し、多言語対応、マルチデバイス対応などを備え、大企業や官公庁からも高評価を得ています。企業ごとの研修に合わせてカスタマイズも可能です。

受講者の取得資格やスキルの管理はもちろんのこと、集合研修のライブ配信や集中度の測定機能も備えています。

参考：LearningWare｜株式会社プロシーズ

Leaf Lightning（リーフ ライトニング）

Leaf Lightningは、Leafをベースに進化させたLMSで、eラーニングやWEB研修、集合研修など、実地かオンラインかを問わない研修が登録でき、あらゆる教育の管理に対応しています。

利用者画面だけでなく、管理者画面もスマホやタブレットに対応し、部門や支社ごとに教育管理できる現場責任者機能も搭載しており、規模の大きな会社にも使いやすい設計です。

導入前後のサポートに追加費用は不要、動画などのデータの格納容量、同時アクセス人数も無制限であるため、コストダウンにもつながります。

参考：Leaf Lightning｜株式会社インソース

研修管理システムの選び方のポイント

研修管理システムを選ぶ際には、自社のニーズに合った機能、操作性、コスト、セキュリティなど、いくつかの重要なポイントを考慮することが大切です。ここでは、システム選定において特に重視すべき5つの項目について解説します。

1. 自社の課題やニーズに対応する機能

2. 操作のしやすさとサポート体制

3. 他のツールとの連携やカスタマイズ性

4. セキュリティーと情報漏洩対策

5. コストと費用対効果

自社の課題やニーズに対応する機能

研修管理システムを選ぶ際、最も重要なのは自社の課題やニーズに対応する機能が備わっているかどうかです。導入前に、システムに求める目的と解決したい課題を明確にする必要があります。

例えば、研修の進捗管理や評価が必要なのか、オンライン研修の実施を重視しているのか、それぞれのニーズに合わせたシステムを選ぶことが成功の鍵となります。

また、現場で使いやすいシステムを選ぶことも大切です。使いにくいシステムは導入後に運用がうまくいかない原因となりがちです。直感的に操作でき、現場での使用に負担を感じないものを選びましょう。実際の利用シーンに基づいたシステム選定を行うことで、より効率的な研修運営が可能になります。

操作のしやすさとサポート体制

操作のしやすさは、研修管理システムの導入成功に大きな影響を与えます。システムが複雑すぎると、社員の利用率が低くなり、せっかく導入したシステムが無駄になってしまうことがあります。

したがって、導入前に操作方法を確認し、直感的に使用できるか、トレーニングが少なくてもすぐに使えるかを確認することが大切です。

また、システムに関するサポート体制も確認しておくべきです。特に、導入後のアフターフォローやサポート窓口の有無は重要な要素です。問題が発生した際にすぐに解決できる体制が整っていれば、システムの運用がスムーズに進みます。運用後のサポートや更新の提供があるかも確認しておきます。

他のツールとの連携やカスタマイズ性

研修管理システムは、他の業務ツールとの連携が可能かどうかも選定のポイントです。例えば、人事管理システムと連携できれば、研修のデータを一元管理でき、業務が効率化されます。特に、システム間でデータを連携できると、重複入力やミスを防ぎ、データの整合性が保たれます。

また、カスタマイズ性も重要な要素です。企業独自のニーズに対応するためには、柔軟にシステムをカスタマイズできることが求められます。業界特有の要件や自社の特性に合わせて、システムを調整できることが、長期的な運用をサポートします。

セキュリティーと情報漏洩対策

研修管理システムは多くの個人情報や研修データを扱うため、セキュリティー対策は欠かせません。特に、個人情報保護法などの法律を遵守したデータ管理が必要です。

導入予定のシステムがどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認することが大切です。データの暗号化やアクセス制限、ログ管理など、情報漏洩を防ぐための措置がしっかりと取られているかをチェックします。

また、定期的にセキュリティのアップデートが行われているかも重要です。システム導入後のセキュリティ対策が不十分であると、情報漏洩などのリスクが高まるため、十分な対策が施されているか確認しておきます。

コストと費用対効果

コストはシステム導入を決定する際に非常に重要な要素です。初期費用だけでなく、運用費用や保守費用も考慮に入れて選定する必要があります。

コストを抑えたい一方で、必要な機能やサポートが十分に備わっていないと、別のシステムの導入が必要になり、長期的に見て運用コストが高くつくことがあります。そのため、単に安価なシステムを選ぶのではなく、費用対効果をしっかりと見極めて選定することが重要です。

初期投資は高くとも、それを上回る効果が期待できそうなら、具体的なコスト項目を洗い出し、導入後の運用がどれほど効率化されるかを試算してから決定します。また、システムの拡張性も確認しておくと、将来的なコスト負担を軽減できます。

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研修管理システム導入のメリット4つ

研修管理システムを導入することで、業務効率化や人材教育の進捗管理が容易になり、受講率や定着率の向上が期待できます。さらに、部署間での一元管理が可能になり、全社的な教育戦略が効率よく立てられます。ここでは、これらの4つのメリットについて簡単にご紹介します。

1. 業務の効率化

2. 人材教育の見える化

3. 受講率や定着率の向上

4. 部署を超えて一元管理が可能

業務の効率化

研修管理システムを導入することで、研修計画や受講者管理、進捗の確認、評価など、研修に関連する一連の業務を効率化できます。特に、従業員数が多い企業や、部署ごとに異なる研修を実施している場合に、その効果を発揮します。

例えば、製造業やIT業界などでは、現場での研修が多く、従業員のスキル向上を迅速に図る必要があります。従来の手作業やExcelでの管理では時間と手間がかかりますが、システムの導入によって研修申込、出席管理、フィードバック収集などが自動化され、時間を大幅に削減できます。また、リアルタイムでデータを収集・更新するため、ミスを防げる点が優れています。

さらに、システムの導入により毎回の研修業務が効率化されるため、リソースの節約につながり、業務全体の生産性向上が期待できます。

人材教育の見える化

研修管理システムは、従業員の学習履歴、スキル、進捗状況をデータベースで管理するため、人材教育の進捗が一目で分かります。特に、教育の効果を定量的に把握したい企業、例えば、医療業界や金融業界など、規制や資格取得が重要な業界で特に役立ちます。

資格更新や必要なトレーニングを確実に実施するためには、受講者の進捗が可視化されていることが不可欠です。システムによる管理は、手作業での確認や記録と比較して非常に優れており、業務のミスを減らし、教育内容を精査しやすくなります。

また、個々の従業員のスキル向上を定期的に追跡することで、企業の人材戦略に役立つ情報を得られるという利点もあります。定期的にデータを分析し、必要な研修プログラムを改善していくと、さらにこのメリットが生かされます。

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受講率や定着率の向上

研修管理システムは、受講者に対してリマインド通知を送ったり、研修後にフォローアップを自動で行ったりする機能があります。これにより、受講率が向上し、研修の定着率も高まります。特に、IT企業やサービス業など、研修の実施頻度が高く、従業員のモチベーションを維持し続ける必要がある業界に適しています。

受講者に対して効果的に研修を案内し、適切なタイミングでリマインダーを送るため、手作業での案内よりも高い効果を発揮します。また、研修終了後に自動でアンケートを収集したり、成果を測定したりする機能により、受講者が自分の成長を実感できるようになります。

このように、研修管理システムは受講者のモチベーションを高める仕組みにより、定着率向上にも貢献します。

部署を超えて一元管理が可能

研修管理システムの大きな利点は、企業全体で研修を一元管理できる点です。特に、異なる部署やチームで異なる研修内容を扱っている場合、システムを使うことで、全社員の研修履歴や進捗状況を統合的に把握できます。

例えば、製造業や商社など、さまざまな業務が異なる部門で行われている企業では、研修管理システムを使うことで、各部署の研修プログラムを個別に管理する手間を省き、全社的な教育戦略を効率よく立案できます。既存の手作業やExcelでの管理と比べて、研修管理システムは部署間でのデータの統合や調整が容易で、重複した研修を避けられます。

また、システムを使用することで全社員のスキルや知識の差を把握でき、組織全体のスキルの底上げに繋がります。

研修管理システム導入のデメリット3つ

研修管理システムの導入には多くのメリットがありますが、同時にいくつかのデメリットも存在します。特に、初期費用や運用コスト、システムの機能を使いこなせないリスク、ツール間の連携の問題などは、導入後に直面しがちな課題です。

これらのデメリットを理解し、事前に適切な対策を講じることが、システム導入を成功させるためには不可欠です。これらのデメリットについてご説明します。

1. 初期費用や運用コストがかかる

2. 導入したシステムの機能を使いこなせない可能性がある

3. ツールの連携が難しい場合がある

初期費用や運用コストがかかる

研修管理システムの導入には、初期費用や運用コストがかかるため、特に中小企業や予算が限られている企業にとっては大きなデメリットとなります。

例えば、初期のライセンス料、システムのカスタマイズ費用、従業員教育のためのトレーニング費用、システム保守やアップデートの費用が発生します。特に、規模の小さな企業では、これらのコストが経営を圧迫する可能性があり、システム導入をためらう原因となります。

また、製造業や小売業など、多くの従業員を持ち、多くの研修を頻繁に実施する業界では、規模の大きさに応じてコストが膨れ上がりやすい傾向にあります。

手作業での研修管理やExcelでの管理と比べると、システムの初期投資と運用コストは確かに高額になりますが、長期的に見れば管理業務の効率化によるコスト削減が期待できます。

しかし、運用を開始した後にシステムが十分に機能しなければ、その投資が無駄になってしまうリスクもあります。このデメリットを回避するために、段階的にシステムを導入し、効果を見ながら少しずつ拡大することをおすすめします。

また、自社の規模や必要機能を選定し、ムダの無いシステム選定をおこないましょう。

導入したシステムの機能を使いこなせない可能性がある

多くの研修管理システムは多機能であるため、導入後にその機能を十分に活用できないことがあります。特に、システムが高機能であるほど、全ての機能を使いこなすには一定の学習が必要です。

そのためITリテラシーが低い従業員や研修担当者が多い企業では、システムの操作に慣れるまでに時間がかかり、導入後の運用がスムーズに進まないことがあります。

例えば、製造業や医療業界など、現場での手作業が多い業界では、システムを導入した後でも、それを使いこなせず、逆に業務が煩雑になるリスクがあります。

手作業での研修管理やExcelでの管理と比較すると、自動化されたシステムは便利に感じますが、使いこなせない場合、逆に時間を無駄にしてしまう可能性があります。

せっかく導入したシステムを無駄にしないよう、導入時に徹底した教育とサポートを提供することが重要です。従業員に対するトレーニングを計画的に実施し、システムを導入する前に基本的な操作方法を学ばせることで、スムーズな導入と効果的な運用が可能になります。

また、導入後にもサポートを受けられる体制を整え、問題が発生した際には迅速に対応できるようにしましょう。

ツールの連携が難しい場合がある

研修管理システムは、他の業務ツールや人事システム、勤怠管理システムと連携して使用することが多いですが、その連携が難しい場合があります。特に、異なるツール間でのデータ移行や連携に問題があると、手動でのデータ入力や二重管理が発生し、業務が煩雑になります。

例えば、ITインフラが整備されていない企業や、既存のシステムが古く、連携がうまくいかない場合、ツール同士がスムーズに連携せず、システム導入の効果が十分に発揮できない可能性があります。

また、教育業界やサービス業界などでは、複数のツールを使って研修の管理を行っていることが多いため、ツール同士の互換性が確保されていないと、時間や労力が余計にかかります。

導入後にデータ移行ができないことが発覚したというような大きな問題が起こらないように、導入前に使用するツール同士の連携が可能かどうかを確認し、必要であればシステム開発やカスタマイズを行うことが求められます。

さらに、システムの選定時に、データのインポートやエクスポート、API連携機能が充実しているものを選ぶと、後々の連携がスムーズに進みやすくなります。システム間の同期を定期的にチェックすることも重要です。

導入時の注意点3つ

研修管理システムを導入する際には、成功に導くためにいくつかの重要な注意点があります。システムの効果的な運用を実現するためには、段階的な導入、社内への周知・研修、そして既存の業務フローとの整合性を確認することが不可欠です。以下の3つの注意点について詳しく見ていきます。

1. 段階的に導入し効果検証をする

2. 社内への周知や研修を必ず行う

3. 既存の業務フローやルールとの整合性を確認する

段階的に導入し効果検証をする

研修管理システムを一度に全社に導入することは大きなリスクを伴います。小さな範囲で段階的に導入し、その都度効果を検証します。

システム導入の初期段階でいきなり全機能を展開すると、予期せぬ問題が発生し、企業全体での導入がうまくいかない可能性があります。最初は小規模なチームや特定の部署でシステムを試験的に運用し、その結果をフィードバックしてもらい、問題点や改善点を洗い出すことが重要です。

例えば、大企業や多部門にわたる研修を管理している場合、まずは一部門でシステムを導入し、その進捗状況、操作性、利用者の満足度などを定期的に評価、システムが期待通りの効果を発揮しているかを確認します。その後、問題が解決された段階で他の部署にも展開することで、スムーズな全社導入が可能となります。

このような段階的な導入は、利用者がシステムの機能や運用方法に慣れやすく、導入後のトラブルを最小限に抑えられます。また、効果検証により、導入前に予測したコスト対効果や業務効率化の実現度を具体的に把握でき、より的確な改善策を講じられます。

社内への周知や研修を必ず行う

研修管理システムを導入する際、社内への周知徹底と研修は必須項目です。システムがいかに優れた機能を持っていても、従業員が理解し、適切に使用できなければ、導入の効果は半減してしまいます。

特に、操作に不安を感じる従業員が多い場合や、新しいシステムに対する抵抗感がある場合には、十分な事前教育とサポート体制を用意しなければなりません。

システムの使い方を従業員に伝えるためのOJTや、操作方法を解説するマニュアルの提供をしていきましょう。事前教育とサポート体制が整っていれば、従業員が自信を持ってシステムを使いこなすことができ、システム導入後のトラブルを避けられます。

また、研修管理システムは日常的に使うツールであるため、定期的なフォローアップ研修の実施も有効です。例えば、新しい機能が追加された場合やシステムがバージョンアップされた際には、その都度従業員向けに更新内容を説明し、再研修を実施することで、システムの活用度を最大化できます。

既存の業務フローやルールとの整合性を確認する

研修管理システムを導入する前に、既存の業務フローや社内ルールとの整合性を確認します。新しいシステムを現行の業務フローにうまく組み込めないと、かえって業務が煩雑になり、運用に支障をきたす恐れがあります。

特に、手作業で行っていた業務や、従来のルールに基づいて運用されていたプロセスがある場合、新しいシステムがそれらと適合しないと、従業員が新しいシステムに抵抗を示し、効率的に活用できなくなる可能性があります。

例えば、製造業などでは現場の作業フローが非常に重要であり、その業務にシステムを無理に適応させると、現場で混乱を招くことがあります。そこで、システム導入前に現行のフローを十分に分析し、システムが現場に適合するかどうかを確認することが必要です。

また、既存のツールや業務ルールとの整合性を保つためには、システムのカスタマイズが必要な場合もあります。このような事前調整を行うことで、システム導入後にスムーズに業務が進行し、研修管理の効率化を実現できます。

システムと既存フローを統合するための調整は、システム導入成功の大きなポイントとなります。

自社に合った研修管理システムで、人材育成の質を高めよう

研修管理システムの導入は、企業の人材育成を効率化し、業務の負担を軽減するだけでなく、教育プログラムの効果を最大化するための重要なステップです。

自社のニーズに合ったシステムを選ぶことで、研修の進捗状況や成果を見える化し、受講者のモチベーションを向上させられます。また、段階的な導入や従業員への周知をしっかり行うことで、スムーズな運用を実現できます。

自社に最適な研修管理システムを導入することで、教育活動の質を高め、従業員の成長をサポートするだけでなく、企業全体のスキルアップにも繋がります。長期的な視点でシステムの効果を検証し、改善を続けることで、より効果的な人材育成を実現できるでしょう。

現場従業員の教育管理を手軽に効率的に行いたいなら、動画マニュアルを簡単に作成できるカミナシ教育がおすすめです。マニュアルのDX化を進めた企業の事例や「カミナシ 教育」の概要をまとめた「マニュアルDX3点セット」は、以下のボタンから無料でダウンロードできます。