Web給与明細10システムを厳選！選び方や紙からの切り替えに必要なこと

従業員への個別の給与明細の準備と発行に時間を要し、事務作業の負担が大きいと感じている管理者は多いでしょう。毎月発生する業務負担を軽減させるためには、Web給与明細システムの導入がおすすめです。

本記事では、Web給与明細システムでできること、同意書などの導入に必要なものや手順について解説します。さらに適切な選び方とおすすめのWeb給与明細システムを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

目次

Web給与明細システムとは

Web給与明細システムとは、給与明細や賞与明細、源泉徴収票などを電子化してWeb上で発行・配布し、従業員がパソコンやスマートフォン上で見られるようにするシステムです。

給与明細や賞与明細などを電子化することによって、明細専用用紙や封筒代、印刷費といった物理的コストの削減や業務の効率化が望めます。多くの企業にとってコスト削減や業務効率化は重要な課題であり、Web給与明細システムの導入はその課題を解決する手段となり得ます。

Web給与明細システムの導入によるメリットとデメリットは、以下にまとめました。

Web給与明細システムのメリットとデメリット

Web給与明細システムの詳しいメリットやデメリットや具体的な推進方法は、以下の記事をご覧ください。

▶ 給与明細を電子化(Web化)する方法は？メリットやデメリット、システムの選定ポイントを紹介

Web給与明細システムの代表的な機能となる給与明細の電子化ですが、電子化を導入するためには必要な準備や手順があります。具体的に決めておくべきものや必要な手順は、以下の通りです。

• 電子化の範囲を決める：電子化する対象は給与明細のみか、源泉徴収票や勤怠管理などの帳票も電子化のかの、帳票の範囲を決定する

• 交付方法を決める：従業員への交付方法はメールにするか、クラウド上での閲覧にするかなどの交付方法を決定する

• 従業員の同意を得る：給与明細を電子交付するにあたっては、書面か電子方式による従業員の承諾や同意が必要になる

所得税法第231条2項には以下のように定められています。

【所得税法第231条2項】
給与等、退職手当等又は公的年金等の支払をする者は、同項の規定による給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の承諾を得て、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる。ただし、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者の請求があるときは、当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払明細書を当該給与等、退職手当等又は公的年金等の支払を受ける者に交付しなければならない。
引用元：所得税法 | e-Gov 法令検索

万が一従業員の同意が得られない場合は、従来通りの紙による配布が必要です。また、上記でも定められている通り、電子化されても紙による配布を請求された場合は交付しなければなりません。

Web給与明細システムでできること

以下はWebの給与明細システムの主な機能やできることをまとめた表です。

Web給与明細システムの主な機能やできること

上記の主な機能に加えて、製品によっては、チャット機能や災害時に緊急連絡網として活用できる安否確認機能などをオプションとして備えているものもあります。Web給与明細システムの導入を検討する際は、自社にとってどういった機能が必要か明確にしておきましょう。

Web給与明細システムは3つのタイプに分類される

Web給与明細システムは、以下の3タイプに分かれます。

• 特化型

• 給与計算一体型

• 労務管理一体型

特化型

特化型のWeb給与明細システムは、給与明細の発行と配信を基本的な機能とし、計算した給与情報をCSVファイルで取り込み、電子データにするものです。自社ですでに給与計算ソフトを利用しており、明細だけを配信したいと考えている企業におすすめです。

ただしシンプルな仕組みと機能に徹しているため、労務や総務といった他業務との連携がしづらい点があります。費用は比較的安価なものが多く、コストパフォーマンスは高いといえます。

給与計算一体型

給与計算一体型とは、給与計算から明細の発行までに対応しているタイプです。給与計算も同じソフトで行い、そのデータを使って給与明細を発行するため、データの取り違えや計算ミスなどを防げるのが特徴です。

現状、給与計算ソフトを利用していない企業、またはソフトの入れ替えを検討している企業に適していますが、入れ替えを検討している場合は移行作業が発生するので注意が必要です。

労務管理一体型

労務管理一体型は、明細の発行と給与計算に加えて従業員の労務管理までを行えるものです。入退社手続きや年末調整、雇用保険の管理、マイナンバー管理といった労務に必要とされる業務を同じシステム上で管理できます。

給与明細と労務管理の一元管理ができるため、給与明細だけでなく様々な社内手続きのWeb化を検討している企業におすすめですが、初期費用が高額なものが多く、コストはやや高めです。また機能が多岐にわたるため、その分ソフトの取り扱いが複雑な面があります。

Web給与明細システムの選び方

Web給与明細システムは、搭載されている機能のほか、各種システムとの連携や使いやすさ、コストなども十分に加味して選ぶのがおすすめです。Webの給与明細システムを選ぶ際は以下の点を確認しましょう。

• 自社の課題を解決できる機能が搭載されているか

• 自社のシステムと連携は可能か

• 操作性や使いやすさはどうか

• 初期費用とランニングコストは自社に見合ったものか

課題解決のための機能が搭載されているか

Web給与明細システムを選ぶ際、まず自社が解決したい課題を明確にし、その課題が解決できる機能が搭載されているかを念頭に考えるとよいでしょう。

例えば、初めてWeb給与明細システムを導入する場合は、給与計算から明細のWeb化までが一体化した「給与計算一体型」や、労務管理も一元管理できる「労務管理一体型」の導入がおすすめです。なお「特化型」にも一部給与計算や労務管理の機能を拡張できるものがあるので、スモールスタートから導入してもよいでしょう。

すでに既存の労務管理システムや給与ソフトを導入している場合は、そのシステムやソフトの機能が活用できるかどうか、もしくはオプションで機能追加ができるかどうかを確認する必要があります。

そのうえで、配信設定機能（正社員、アルバイトなど、従業員区分で給与の支払日が異なる場合にも対応するなど）や安否確認機能（災害時に緊急連絡網として活用できるなど）のオプション機能が必要かどうかも考慮しましょう。

自社で導入しているシステムと連携ができるか

Web給与明細システムの多くはCSVインポートに対応していますが、API連携や専用ツールなどを連携させたい場合、対応していないものもあります。

そのため、自社で導入しているツールとの連携ができるかどうかを事前にチェックしておくことが必要です。

発行や管理がしやすいか／閲覧時に使いやすいか

Web給与明細システムの操作性については、システムを運用し明細を発行する「管理側」と明細を受け取る「従業員側」の観点でチェックポイントが異なります。

• 管理側：システムの運営、発行や管理業務がしやすいかどうか

• 従業員側：閲覧時に使いやすく見やすいか、利便性が高いかどうか

まず管理側においては、システムの入力作業や運営が難しいものでないかが大切です。万が一担当者や人員の入れ替えがあった場合、難解なシステムでは引継ぎがスムーズに行われません。システムの運営を担当する人すべてにとって操作が容易で、日々の管理がしやすいものであるかを考慮しましょう。

また、従業員のスマホ所有率や利用率が低い職場やPC操作に不安のある従業員が多い職場の場合は、紙出力の対応が求められるでしょう。その際、管理側が容易にPDFファイル保存や印刷ができるシステムであることが重要です。

次に従業員側にとっての操作性は、使う人すべてにとって閲覧が簡単にできるかどうか、また見やすいかといった点が重要です。パソコンとスマートフォンの両方から閲覧できるようにする場合は、どちらであっても見やすく表示できるかを確認する必要があります。

さらに、給与明細の配信情報を即座に伝えるプッシュ通知機能があれば利便性が高まります。

なお、外国人従業員が多く在籍する企業の場合、翻訳機能を搭載していると便利です。英語だけでなく複数の言語に対応しているシステムもあるので、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

初期費用とランニングコストが予算内か

多くのWeb給与明細システムの価格は初期費用、月額料金、帳簿単価×給与明細の発行数の組み合わせから算出されています。

しかし、月額料金が無料であっても帳簿単価が高めに設定されていたり、従業員1人あたり月額〇〇円と設定されていたりするものなど、価格の算出方法は様々です。

そのため、導入を検討する場合はまず自社の従業員数と給与明細や各種帳票の発行回数をもとに従来のコストを算出した上で、システム導入時の初期費用と運用中のランニングコストを合わせたトータルコストが予算内に収まるかどうかを考慮する必要があります。

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おすすめのWeb給与明細システム10選

ここからは、おすすめのWeb給与明細システムを紹介します。どのWeb給与明細システムを選べばよいか検討している方は、選び方を踏まえたうえで、特徴や費用、機能などを比較してみてください。

主要10社のWeb給与明細システムの比較

【労務管理一体型】カミナシ 従業員

カミナシ 従業員は、現場の従業員と総務や管理者とのコミュニケーション、給与明細、Web社内報、雇用契約などの機能を一つにまとめた従業員管理サービスです。メールアドレス不要で即日アカウントを発行できるため、様々な雇用形態の従業員がいる場合でも、全社的に導入しやすくなってるWeb給与明細システムです。

画像引用元：カミナシ 従業員｜株式会社カミナシ

さらに、外国人従業員に対してそれぞれの母国語に自動で変換される翻訳機能を実装しています。13言語に対応しているため、複数国籍の従業員が所属する企業でも、言葉の壁を解消して意思疎通がスムーズに行えます。

参考：カミナシ 従業員｜株式会社カミナシ

【労務管理一体型】SmartHR

SmartHRは、従業員に関するデータを一元化し、労務管理の効率化や人事施策への情報活用の推進を図り、従業員と組織のパフォーマンス向上を目指す労務管理システムです。

参考：SmartHR｜株式会社SmartHR

従業員の雇用契約をはじめ、給与明細や文書などの配布、年末調整などの労務手続きをシステム上で行え、従業員データベースを自動で更新できます。

従業員のスキル管理や評価、タレントマネジメント（プランにより一部オプション）などの機能もあり、人事に関する業務の効率化や意思決定の迅速化が可能です。

Microsoft TeamsやSlackなどのチャットツール、KING OF TIMEやハーモス勤怠などの勤怠管理サービスなど、120以上の外部サービスと連携可能で、スムーズな導入が見込めます。

参考：SmartHR｜株式会社SmartHR

【労務管理一体型】sai*reco（サイレコ）

sai*recoは、人事に関する情報を一元管理し、定型業務の自動化や従業員の管理を効率化する労務管理システムを兼ね添えたWeb給与明細ツールです。

画像引用元：sai*reco（サイレコ）｜株式会社アクティブ アンド カンパニー

ワークフローによる申請業務の自動化や給与データの取り込みによる給与明細の作成、蓄積した人事情報の分析など、人事業務を効率化する様々な機能を搭載しています。お知らせによる従業員への一斉連絡機能やアラート機能は、従業員との情報共有が可能です。

従業員はPCやスマートフォンからログインし、Web給与明細の確認やワークフローの申請・承認、お知らせやアラート、人事施策情報などを確認できます。

オプション機能や連携システムの利用により、電子契約やタレントマネジメントなどの機能拡張も可能です。

参考：sai*reco（サイレコ）｜株式会社アクティブ アンド カンパニー

【労務管理一体型】KING OF TIME

KING OF TIMEは、勤務状況の管理から、給与計算や人事労務までを一元管理できる勤怠管理システムです。多様な打刻手段と複雑な勤怠管理ができるため、自社の働き方やルールに沿った管理を行えます。

画像引用元：KING OF TIME｜株式会社ヒューマンテクノロジーズ

「Smart HR」や「freee人事労務」、「LINE WORKS」など、利用中の給与計算システムや労務管理システムとのAPI連携に対応しており、スムーズに導入可能です。

初期コストは不要で、全機能利用で1人月額300円（税抜）、別途基本料金や最低利用人数が設定されていないため、少人数の企業も導入しやすくなっています。

参考：KING OF TIME｜株式会社ヒューマンテクノロジーズ

【給与計算一体型】ジョブカン 給与計算

ジョブカン 給与計算は、給与計算担当者の視点から開発された、自動で正確な給与計算が行えるクラウド給与計算システムです。

画像引用元：ジョブカン給与計算｜ 株式会社DONUTS

雇用形態や勤務形態ごとの複雑な給与計算をはじめ、従業員情報を基にした社会保険料や所得税の自動計算や、給与や賞与情報を基にした各種届出に必要な帳票の自動出力にも対応しています。

給与のWeb明細の発行や、年末調整および必要な提出書類のペーパーレス化が可能で、管理者・従業員双方の負担を軽減できます。

オプションで同シリーズの「勤怠管理」や「労務HR」との連携に対応しているため、今後労務管理の一元化を視野に入れている場合にもおすすめです。

参考：ジョブカン給与計算｜ 株式会社DONUTS

【給与計算一体型】ジンジャー給与

ジンジャー給与は、勤怠情報や人事情報を基にした計算式により、給与計算や年次業務を自動化できるクラウド型給与計算システムです。

画像引用元：ジンジャー給与｜jinjer株式会社

計算式の複数登録や個別計算、振込データ出力など豊富な機能に対応し、給与計算や支払業務を効率化できます。

給与明細は表示項目だけでなくレイアウトのカスタマイズに対応し、雇用形態別の使い分けなども可能です。

同シリーズの人事労務や勤怠管理、人事評価などとも連携でき、費用は利用サービス×従業員人数となっているため、自社の課題に応じた導入や運用ができます。

参考：ジンジャー給与｜jinjer株式会社

【給与計算一体型】マネーフォワード クラウド給与

マネーフォワード クラウド給与は、毎月の給与計算業務をより簡単にできる給与計算システムです。

画像引用元：マネーフォワード クラウド給与｜株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウドの他、連携可能な外部システムが豊富で、「KING OF TIME」や「ジョブカン勤怠管理」など、利用中の勤怠管理システムや労務管理システムなどを変えずに導入できます。

給与計算は、システムによる自動計算が可能で、従業員情報を基にした所得税や社会保険料、雇用保険料計算にも対応しています。

さらに、給与の確定処理によるWeb明細の自動発行はもちろん、振込や納税、社会保険に関する帳票も同時に自動作成でき、給与計算業務を大きく効率化できます。

参考：マネーフォワード クラウド給与｜株式会社マネーフォワード

【特化型】i-Compass WEB給与明細

i-Compass WEB給与明細は、リアルタイムで支給額の確認ができる、クラウド型のWeb給与明細サービスです。帳票形式のカスタマイズに対応しているので、現在の明細イメージをそのままWeb明細に移行できます。

画像引用元：i-Compass WEB給与明細｜大興電子通信株式会社

給与明細では、月々の支給額はもちろん、累積課税合計額も表示できるため、アルバイトやパートの従業員にとって重要な、扶養控除対象の確認が可能です。

オプションとして、安否確認機能や従業員の教育・研修が行えるeラーニングなどの機能の追加にも対応しています。

参考：i-Compass WEB給与明細｜大興電子通信株式会社

【特化型】S-PAYCIAL with 電子給与明細

「S-PAYCIAL with 電子給与明細」は、クラウドセキュリティ認証の国際規格であるISO/IEC27017を取得したWeb給与明細システムです。

画像引用元：S-PAYCIAL with 電子給与明細｜鈴与シンワート株式会社

英語対応やアンケート調査、利用者へのお知らせなどの拡張機能を無料で使え、コストを抑えた導入ができます。

無料で1ヵ月試すことができるため、実務でどのように活用できるかを体験しながら検討ができ、実際の導入もスムーズに行えます。

参考：S-PAYCIAL with 電子給与明細｜鈴与シンワート株式会社

【特化型】ポケット給与

ポケット給与は、給与データの送信で給与明細の自動配信が行えるクラウド型のWeb給与明細システムです。

画像引用元：ポケット給与｜株式会社ICSソリューションズ

明細書の受け取り方法はスマートフォン、パソコン、タブレットでそれぞれWebブラウザとeメール（2タイプ）やPDF添付／ダウンロードなどがあり、従業員が自分の環境に合わせて選択できます。

給与・賞与だけでなく社会保険料変更通知書や社員アンケート・各種申請書といった会社オリジナルの帳票作成に対応しています。既存の給与システムで給与計算は継続し、印刷～配布を電子化して業務軽減を図りたい企業におすすめです。

導入支援にはポケット給与のサービス提供をしている（株）ICSソリューションズの専任担当者が、コンサルティングや訪問・リモートで対応するため、細かい不明点や疑問点を確認しながら導入可能です。

参考：ポケット給与｜株式会社ICSソリューションズ

Web給与明細システムを導入して効率化とコスト削減を

Web給与明細システムを導入すれば、給与明細発行にかかる用紙や印刷、封筒などにかかるコストや、封入や配布にかかる手間を削減でき、業務を効率化できます。

Web給与明細システムには、労務管理一体型、給与計算一体型、特化型があるので、自社の課題や環境に合ったものを選びましょう。

カミナシ 従業員は、Web給与明細のほか、Web社内報、雇用契約などの機能を備えた、現場の従業員と必要な情報共有や書類のやりとりを一つにまとめたシステムです。一度で全従業員との情報共有が可能で、ペーパーレス化により書類の準備や配布にかかる業務負担を軽減できます。

また、13言語対応により、外国人従業員との言葉の壁も解消可能です。Web給与明細システムの導入をお考えなら、ぜひ利用をご検討ください。