手順書をAIで作成する方法と注意点、コピペで使えるプロンプト例を紹介

手順書は業務に欠かせない一方で、いざ作成するとなると、多くの時間や手間がかかります。業務内容の整理や項目ごとの文章作成、更新作業まで含めると、担当者の負担は決して小さくありません。

そのため近年注目されているのが、手順書作成におけるAIの活用です。しかし、業務でAIを使った経験がない場合、手順書作成にAIをどのように取り入れればよいのか分からず、活用方法に悩むことがあります。

本記事では、AIで手順書を作成するメリットと注意点を整理したうえで、AIを使った具体的な手順書作成のプロセスを解説します。

あわせて、出力の質を高めるためのプロンプト（指示文）設計のポイントや、そのままコピーして使えるプロンプト例も紹介します。AIを活用して手順書作成を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。

目次

AIで手順書を作成するメリット

手順書作成にAIを活用すると、担当者の負担が軽減され、より効率的に作業を進められるようになります。手順書の作成にAIを取り入れる主なメリットは、次のとおりです。

• 作成にかかる時間を短縮できる

• 膨大な学習データにより、手順書の完成度を高められる

• 手順書の質が均一化され、業務レベルをそろえられる

• 手順書の活用を促せる

ここからは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

作成にかかる時間を短縮できる

AIであれば、人が一から文章を考えて書く場合と比べて、短時間でまとまりのある文章を作成できます。

手順書の作成は、多くの情報を整理し、内容をわかりやすくまとめる必要があるため、作業に時間がかかりがちです。手順書を作成する工程のうち、文章のたたき台づくりや誤字脱字の確認などにAIを活用することで、作業時間を短縮できます。

短時間で作成できるようになれば、日常業務の合間に作業を進めることも可能です。まとまった時間を確保しにくい現場でも、手順書の整備や更新に取り組みやすくなります。

膨大な学習データにより、手順書の完成度を高められる

AIを活用すると、現場で蓄積されたノウハウに、AIが学習してきた膨大なデータが組み合わさり、完成度の高い手順書を作成できます。

手順書を作成する際は、事業所や現場で共有されている作業手順や注意点、判断基準などをAIに教える必要があります。さらに、AIはこれまでに学習してきた情報も踏まえて出力するため、分かりやすく整理された手順書を作成しやすくなります。

人が大量の情報を整理し、抜け漏れなく文章にまとめるには、多くの時間と労力がかかりますが、AIであれば短時間で文章化が可能です。完成度の高い手順書ができれば、従業員の理解度が高まり、作業ミスの削減や生産性の向上などの効果が期待できます。

手順書の質が均一化され、業務レベルをそろえられる

AIを導入すれば、複数人で手順書を作成する際に生じやすい内容や表現のばらつきが抑えられ、質を均一化しやすくなります。

手順書を複数人で分担して作成する場合、書き方の様式や文体、内容の詳しさにばらつきが生じることがあります。ばらつきがあると、内容をスムーズに理解できなかったり、誤って解釈されたりする可能性があります。

AIを使うと、条件を指定したうえで文章を作成できるため、手順書に統一感を持たせることが可能です。また、作成後の誤字脱字や表記の違い、言葉遣いなどをチェックする校正ツールとしても活用できます。

手順書の質が均一化されると、業務理解の水準がそろいやすくなり、作業品質の安定や教育の効率化につながります。

手順書の活用を促せる

AIを使って手順書の内容を分かりやすくまとめ、常に最新の状態を保つことができれば、現場で役立つ手順書として重宝されるようになります。

内容が分かりにくかったり、情報が古くなっていたりする手順書は、次第に参照されなくなり、形骸化しやすくなるものです。AIを使えば、複雑な内容が整理されたうえに、箇条書きや図表を活用した、読みやすく分かりやすい手順書を作成できます。

また手順書の更新についても、変更すべき点を洗い出し、修正する作業をAIに任せられるため、従来の作業ほどの手間がかかりません。

情報の鮮度を保ちやすくなると、現場で参照される機会が増え、継続的な利用を促せます。その結果、現場のノウハウが引き継がれ、業務の属人化を防ぐことが期待できます。

AIで手順書を作成する際の注意点

AIによる手順書作成にはメリットがありますが、次のような点には注意が必要です。

• 誤った情報が含まれる可能性があるため、人の確認が必須である

• 無料版は制限があるため、一定のコストがかかる可能性がある

• 情報漏洩のリスクがある

それぞれの注意点について、詳しく解説します。

誤った情報が含まれる可能性があるため、人の確認が必須である

AIには高い文章生成能力がありますが、出力される内容が100％正しいとは限らず、誤った情報が含まれる可能性があります。複数の情報が組み合わさることで、現場の実態に合わない表現になることも少なくありません。したがって、AIで作成した手順書は、必ず人が確認する必要があります。

手順書に誤った内容を掲載しないためには、作成工程にあらかじめ人による確認作業を組み込み、人の目によるチェックのプロセスを必須とするとよいでしょう。

また、正確な情報をAIに学習させることも、修正の手間の削減につながります。AIで完璧な手順書を作ろうとするのではなく、補助的なツールと考えて活用することが大切です。

無料版は制限があるため、一定のコストがかかる可能性がある

無料で利用できるAIもありますが、手順書の完成度を高めたい場合や、作業量が多い場合には、有料プランの利用を検討した方がよいことがあります。

無料版AIの多くは、文字数や利用回数、処理速度などに制限が設けられています。また、高精度な最新バージョンは有料で提供し、旧バージョンを無料で使えるようにしているサービスも少なくありません。そのため、手順書の質を高めたり、継続的に利用したりする場合は、有料プランの導入を検討してもよいでしょう。

一方で、手順書の数が少ない場合や、内容が複雑ではない場合であれば、無料版のAIでも十分に対応できることがあります。まずは無料版のAIで手順書を作成し、必要に応じて有料プランの導入を検討するのがおすすめです。

情報漏洩のリスクがある

AIを活用して手順書を作成する際は、個人情報や機密情報の取り扱いに注意が必要です。AIに自社独自のノウハウや業務情報を入力すると、その内容が学習データとしてAIに利用され、他のユーザーに対して出力されてしまう可能性があります。

情報漏洩を防ぐためには、入力した情報をAIの学習に使用しないように、あらかじめ設定しておくことが重要です。また、個人情報や機密情報は入力しないといったルールを社内で定め、共有することも欠かせません。

さらに、セキュリティ面に配慮された、AI搭載の作業手順書作成ツールの利用も検討しましょう。作業手順書作成ツールとは、手順書作成に特化した機能を備えたソフトウェアやサービスのことです。なかでもAIを搭載したツールは、手順書の作成をAIがサポートしてくれるため、効率的に作業を進められます。

AI搭載の作業手順書作成ツールは、業務利用が前提であり、情報の取り扱いに配慮した設計がされています。AIを使って手順書を作成したいものの、セキュリティ面に不安がある場合は、AI搭載の作業手順書作成ツールの利用を検討するとよいでしょう。

手順書を作成できるAIの種類

手順書作成に活用できるAIには、主に対話型AI、動画変換AI、音声認識AIの3種類があります。これらのAIの特徴は、次のとおりです。

手順書を作成できるAIの種類

対話型AIは、チャット形式でAIとやりとりできる点が特徴です。対話型AIで生成できるものは文章に限らず、表やグラフ、画像なども出力可能です。手順書作成では、情報の整理、文章や図表の作成、誤字脱字の確認など、さまざまな工程で活躍します。

動画変換AIには2種類あります。ひとつは文章や画像をもとに動画を生成するタイプ、もうひとつは読み込ませた動画の音声を認識して文章に変換する、いわゆる「文字起こし」をするタイプです。

前者は、文章だけでは理解しにくい手順や動きを、視覚的に伝えたいときに活用できます。後者は、研修動画などを手順書に転用したい場合に役立ちます。

音声認識AIは、人の音声を文章に変換する「文字起こし」が可能なツールです。手順書作成では、業務担当者が口頭で説明している内容を文章化する際に活用できます。

AIを使った手順書の作成プロセス

AIを使った手順書の作成は、次のようなステップで進めましょう。

1. AIに情報を学習させる

2. プロンプトを入力し、手順書を出力する

3. 出力された内容を人が確認、修正する

4. 定期的に見直し、更新する

ここからは、ステップごとにAIを使った手順書の作成方法を詳しく解説します。

なお、ここでは「手順書を作成できるAIの種類」で紹介したAIのうち、対話型AIを使うケースを取り上げます。

対話型AIであれば、手順書作成の複数の工程を1つのツールでカバーできます。また、無料で利用できるツールも多く、チャット形式で操作できることから、初めてAIを使う人でも比較的簡単に扱えます。そのため、ここでは対話型AIでの作成方法を紹介します。

1.AIに情報を学習させる

AIは学習したデータをもとに出力するため、まずは手順書に記載したい作業内容や注意事項などの情報を、AIに読み込ませる必要があります。

AIに読み込ませる情報を収集する作業は、人が行わなければなりません。既存の手順書を確認する、業務の担当者にヒアリングする、実際の作業を観察するなどの情報収集の工程は、人の判断や経験が求められます。

さらに集めた情報は、AIに読み込ませるために、PDFやWord、Excelなどのデジタルデータの形式に変換する必要があります。

AIを使えば自動的に手順書が作れると考えている人もいるかもしれません。しかし実際は、正確で漏れのない情報を用意できていなければ、精度の高い手順書は作成できません。AIを活用する場合でも、情報収集を担う人の役割は重要だといえます。

2.プロンプトを入力し、手順書を出力する

AIにはプロンプトを入力し、出力を促します。プロンプトとは、AIに入力する指示や質問のことで、どのような内容を出力してほしいかを伝える役割があります。

出力の精度を高めるためには、明確で具体的なプロンプト（指示）を入力することが重要です。手順書の目的や対象者などの前提条件をあわせて伝えると、意図に沿った内容が得られやすくなります。

また、1回の指示だけで質の高い手順書を作ろうとせず、AIとのやりとりを重ねながら内容を調整することが大切です。まずは構成などの大枠を作り、次に各項目の詳細を仕上げていくとよいでしょう。AIは文章だけでなく、図表や画像の生成も可能です。適宜挿入し、分かりやすい手順書を目指しましょう。

3.出力された内容を人が確認、修正する

AIが出力した手順書は、必ず人が内容を確認しましょう。事前にAIに学習させた情報に沿った内容になっているか、作業手順や注意点に抜け漏れや誤りがないかを確認します。

表現が分かりにくかったり、現場の実態と合っていなかったりする場合もあるため、実際の業務に即した内容であるかを、担当者や責任者にチェックしてもらいましょう。

内容に問題がなければ、誤字脱字や表記の違いの修正、文体の統一などの細かな調整を行います。人による確認や調整を丁寧に行うことで、現場で安心して使える、実用性の高い手順書に仕上がります。

4.定期的に見直し、更新する

手順書は一度作成して終わりではなく、業務内容や作業手順に変更が生じた際に見直し、更新することが大切です。

AIを活用すれば、既存の手順書と新しい情報を照らし合わせ、変更が必要な箇所を洗い出し、該当部分だけを変更することも可能です。

AIを使ってこまめに手順書を更新し、常に最新の状態に保つことで、現場で活用され続ける手順書になります。

手順書作成におけるAIが得意な作業・苦手な作業

AIの得意な作業と苦手な作業を把握しておくと、AIに任せられる工程と人が対応すべき工程が明確になります。AIと人で役割分担して作業を進めることで、手順書作成にかかる負担を軽減しながら、実用性の高い手順書を作れるようになります。

手順書作成におけるAIが得意な作業と苦手な作業を、次の表にまとめました。

目的や利用者の設定は、手順書作成の前提となる重要な工程です。AIを使って考えを整理することはできますが、最終的な判断は人が行う必要があります。

また、情報収集も人が担うべき作業です。とくに、現場特有の暗黙知や細かな注意点は、業務の担当者などから聞き取り、AIに学習させなければなりません。

どの情報を手順書に反映するかを判断し、PDFなどの適切な形に整える工程は人の手が必要です。AIと人で適切に役割分担し、効率よく作業を進めましょう。

手順書作成におけるプロンプト設計のポイント

AIで手順書を作成する際は、プロンプト（指示）によって出力される内容が大きく変わります。プロンプト（指示）設計の主なポイントは、次のとおりです。

• AIの役割を設定する

• 具体的な指示を与える

• 命令と条件を分ける

• 「〜しないでください」ではなく「〜してください」と指示する

それぞれのポイントについて、手順書作成の場面を想定しながら詳しく解説します。

AIの役割を設定する

AIで手順書を作成する際は、最初にAIの役割を設定しましょう。たとえば「あなたは〇〇業務の担当者です」「教育担当の責任者です」など、AIに具体的な役割を指示します。

役割を明確にすることで、考え方の視点や出力される文章のトーンに一貫性が生まれます。その結果、統一感があり、読み手にとって分かりやすい手順書に仕上がります。

具体的な指示を与える

AIに与えるプロンプト（指示）は、できるだけ具体的に設定しましょう。曖昧な指示では意図とは異なる内容が出力されやすくなりますが、具体的に指示することで、期待した出力を得やすくなります。

手順書の目的や利用者に加え、箇条書きや表、ですます調などの文体やトーン、文字数などを指定すると効果的です。

さらに、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して指示を与えることで、精度の高い出力を得られる可能性が高まります。

プロンプト例

ステップごとに番号を付けて記載してください。

専門用語には、簡単な補足説明を入れてください。

詳しい説明は含めず、操作手順のみを記載してください。

見出し→手順→注意点の順で構成してください。

注意点は「※注意」と明示してください。

500文字程度でまとめてください。

1ステップあたり2〜3文で、簡潔にまとめてください。

手順書作成に不足している情報があれば、無理に表現せずに該当箇所を教えて下さい。

命令と条件を分ける

AIに指示を正確に理解してもらうためには、命令と条件を分けて伝えることが効果的です。ひとつの文章に要望を詰め込むと、指示の意図が伝わりにくくなり、期待した出力が得られないことがあります。

一方で、「何をしてほしいのか」という命令と、「どのように出力してほしいのか」という条件を分けて指示すると、AIに意図が伝わりやすくなります。

たとえば、「清掃作業の手順を、作業順がわかるように番号を付けて、注意点も加えて説明してください」と一文で指示するのではなく、「清掃作業の手順書を作成してください」と命令を示したうえで、別途条件を指定します。このように指示すると、意図に沿った内容が出力されやすくなります。

プロンプト例

あなたは製造ラインの責任者です。

製造ラインの立ち上げ手順書を作成してください。

条件

入社1年未満の新人が対象です。

専門用語を使用する場合は、補足説明を加えてください。

手順ごとに番号を付けて記載してください。

各手順は2〜3文で簡潔にまとめてください。

「〜しないでください」ではなく「〜してください」と指示する

AIに指示を出す際は、「〜しないでください」という否定形ではなく、「〜してください」という肯定形で伝えるとよいでしょう。否定形の指示は解釈に幅が出やすく、作成者の意図とは異なる出力になることがあります。

たとえば、「専門用語を使わないでください」ではなく、「初心者でも理解できるように説明してください」と伝えることで、求めるレベル感が明確になります。

同様に、「説明は長くしすぎないでください」ではなく、「2〜3文程度で簡潔にまとめてください」と具体的に指示すると、意図に近い形で出力されやすくなります。イメージに近い出力を得られるように、肯定形で伝えることを意識しましょう。

AIの指示でありがちな否定表現と、肯定表現の言い換え例

AIで手順書を作成する際によくある疑問

ここでは、手順書作成にAIを活用する際に、よくある疑問と回答を紹介します。

手順書作成に使える無料AIツールには、どのようなものがありますか？

手順書作成に活用できる無料のAIツールはいくつかありますが、ここでは代表的なものとして、ChatGPT（チャットジーピーティー）とGemini（ジェミニ）を紹介します。ChatGPTとGeminiの主な特徴は、次のとおりです。

2026年3月時点

ChatGPTとGeminiは、どちらも手順書作成に活用できる対話型AIです。なかでもChatGPTは、文章の生成に加えて、表現の言い換えや微調整、校正などの作業が得意で、手順書の完成度を高めたい場合に役立ちます。

一方で、GeminiはGoogleが提供するAIで、GoogleドキュメントやGoogleドライブなどのサービスと連携しやすい点が特徴です。すでにGoogleサービスを利用している企業であれば、手順書作成に限らず、ほかの業務でも活用できる可能性があります。

どちらのAIも無料で試せるため、使い勝手や相性を確かめたうえで選ぶとよいでしょう。

AIを使って、複数人で手順書を作成できますか？

あらかじめ手順書の形式や文体を決めてAIに指示すれば、複数人でもAIを使って手順書を作成できます。また、共通のプロンプトを作成者同士で共有することでも、仕上がりのばらつきを抑えられます。作成後に語尾のぶれや表記の違いをAIでチェックし、修正することも可能です。

さらに、AI搭載の作業手順書作成ツールを活用する方法もあります。業務利用を前提としているツールであるため、複数人での共同作成に向いており、共通フォーマットを使うことで手順書の形式も統一できます。

AIで手順書作成業務を効率化してみよう

手順書作成にAIを活用すると、作成にかかる時間を短縮しながら、内容の完成度を高められます。更新作業も容易になるため、常に最新の情報が反映された状態を保てます。一方で、AIに学習させる情報を集めたり、AIが出力した内容を確認したりする作業は人が行わなければなりません。AIと人がそれぞれに役割を担うことで、手順書作成は大きく効率化できます。

ただし、ChatGPTやGeminiなどの無料で利用可能なAIツールは、手順書作成に特化したものではありません。手順書に高い品質を求める場合や、継続的な運用が必要な場合には、AI搭載の作業手順書作成ツールを利用するのも方法のひとつです。まずは手順書作成の一工程からAIを試し、自社に合った活用方法を見つけましょう。