マニュアルをクラウド管理するには？必ず確認すべき5つの注意点と選定方法まとめ

紙やPDF、Excel、Wordなどでマニュアルを管理しているものの、現場で活用されない、更新に手間がかかると悩んでいる方は多いでしょう。こうした課題を解決する手段として注目されているのが、マニュアルのクラウド管理です。

クラウドとは、インターネットを通じてサービスやシステムを利用する仕組みを指します。マニュアルをクラウド化すれば、自分の手元にデータやソフトを持たなくても、ネット環境さえあれば、事務所だけでなく工場などでも最新の情報を確認できるようになります。また、更新作業の手間を削減できる効果も見込めます。

本記事では、マニュアルをクラウド化するメリットや注意点、自社に最適なツールを選ぶポイントを詳しく解説します。作成したマニュアルを現場で頼りにされる存在に変えるために、ぜひ参考にしてください。

目次

クラウドで管理するマニュアルと既存マニュアルの違い

マニュアルの管理方法は、大きく分けて「クラウド」「紙」「PDFやExcel、Wordなどのファイル」の3種類に分けられます。それぞれの主な特徴は次のとおりです。

クラウド、紙媒体、電子ファイル （PDF/Excel/Word等）でのマニュアル管理比較

クラウドで管理するマニュアルは、インターネットを通じて情報を集約できるのが特徴です。複数人での共有が可能で、更新内容もすぐに反映されます。

紙のマニュアルは、インターネット環境がなくても閲覧が可能で、ITに詳しくない人でも使いやすいのがメリットです。一方で、更新や管理に手間がかかり、情報量が増えると扱いにくい側面があります。

PDFやExcel、Wordファイルで管理するマニュアルは、既存のソフトを利用できるため手軽に導入可能です。ただし、保管場所がわからなくなったり、最新版と旧版が混在したりする場合があります。

マニュアルをクラウド化する方法

既存のマニュアルをクラウド化するには、主にマニュアル作成ツールを利用する方法と、社内で使っているポータルサイトや情報共有システムを活用する方法があります。それぞれの主な特徴は次のとおりです。

マニュアル作成ツールとは、多彩なサポート機能によってマニュアルの効率的な作成と管理に特化したシステムです。多くのマニュアル作成ツールがクラウドに対応しています。操作が簡単で、テンプレートに文字や画像、動画などを挿入するだけで、誰でもわかりやすいマニュアルを作成できます。

一方で、社内ポータルサイトや情報共有システムは、マニュアル作成専用の機能があるわけではありません。読みやすいマニュアルを作成するためには、複雑な設定を行ったり、ページのレイアウトから考えたりと、専門知識やスキルが求められます。

したがって、ITに詳しくない方や運用に手間をかけたくない方には、マニュアル作成ツールがおすすめです。作成だけでなく閲覧も操作が容易で、現場で活用されやすくなります。

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マニュアルをクラウドで管理するメリット

マニュアルをクラウドで管理すると、次のようなメリットがあります。

• インターネットに接続できればどこでも閲覧できる

• 大量の情報を簡単に管理できる

• 更新の手間がかからない

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

インターネットに接続できればどこでも閲覧できる

マニュアルをクラウドで管理する一番のメリットは、インターネット環境があれば、場所を問わずマニュアルにアクセスできることです。

事務所はもちろん、工場の作業現場や外出先など、どこからでも内容を確認できます。また、配布するためにマニュアルを印刷し、製本する必要もありません。URLを共有するだけで済み、マニュアルの準備にかけていた手間も削減できます。

疑問が生じたときにすぐ参照できるため、上司を探したり、確認したりする時間もなくなり、現場の生産性が向上します。さらに、手軽に確認できることでマニュアルを見る習慣が身につき、マニュアルが業務に欠かせないツールとして定着しやすくなります。

大量の情報を簡単に管理できる

マニュアルをクラウド化すれば、情報量が増えてもすべてのデータを一元的に管理できます。

紙のマニュアルは、情報量が増えるほど分厚く重くなり、保管や持ち運びの負担が大きくなります。また、PDFやExcelなどの場合も、ファイルの数が多くなると管理が煩雑になり、情報の保管場所がわからなくなりがちです。

クラウドで管理するマニュアルなら、パソコンやタブレット、スマートフォンさえあれば閲覧できるため、分厚い冊子を持ち運ぶ必要はありません。

クラウド管理マニュアル（カミナシ 教育）のイメージ

検索機能を活用することで目的の情報がすぐに見つかり、作業中の確認時間を短縮できます。必要な情報にストレスなくたどり着けるため、マニュアルが利用される機会も増えることが期待できます。

更新の手間がかからない

マニュアルを更新する際は、クラウド上のデータを書き換えるだけで修正が完了するため、紙や電子ファイルに比べ、時間をかけずに更新が可能です。

紙やファイル形式で管理するマニュアルでは、一部を修正するだけでも印刷や再配布といった作業が発生します。旧版を適切に破棄しなければ、最新版との混在や、情報漏洩のリスクもあります。しかしマニュアルをクラウド化すれば、修正した内容がすぐに反映され、更新作業の手間がほとんどかかりません。

また、複数人による同時編集が可能な点も大きな強みです。ファイルの受け渡しや集約が不要になり、作成はもちろん、更新作業もスムーズに完結します。

更新のハードルが下がることで、常に最新の情報を閲覧できるようになり、現場のミス防止につながります。マニュアルの管理者は更新の負担が軽減され、本来の業務に時間を割けるようになります。

さらに、マニュアル管理の属人化を防げる点も重要です。ExcelやWordを使いこなす操作スキルがなくても、誰もが作成や更新に携われるため、組織全体で継続的に運用することが可能になります。

クラウド管理しているマニュアルを運用する際の注意点

クラウド化は多くの課題を解決しますが、スムーズな運用のためには注意点を事前に把握し、対策を講じておくことが大切です。クラウドで管理するマニュアルには、次のような注意点があります。

• 通信環境によっては閲覧しにくい場合がある

• パソコンやタブレットなどの初期導入時にコストが発生する

• 操作に慣れるまでに時間がかかる

• 情報漏洩のリスクがある

• データ消失に備えておく必要がある

それぞれの項目について詳しく解説します。

通信環境によっては閲覧しにくい場合がある

マニュアルをクラウドで管理するためには、インターネット接続が前提となるので注意が必要です。

通信環境が不安定な場所やネットワーク障害の発生時には、マニュアルを閲覧できなくなる可能性があります。その結果、作業現場では業務が一時中断したり、記憶を頼りに作業をしてミスが起きたりするおそれがあります。

インターネットへの接続が困難になったときの対策として、頻繁に参照するマニュアルはあらかじめタブレットやスマートフォンなどにダウンロードしておくのが有効です。

デバイスに保存しておけばオフラインでも閲覧できるため、通信トラブルが発生したときも安心です。

ただし、内容が更新された際はインターネットに接続してデータを同期させる必要があります。定期的なネットワーク接続を習慣づけておきましょう。

パソコンやタブレットなどの初期導入時にコストが発生する

マニュアルをクラウドで管理・閲覧するためには、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのデジタルデバイスが不可欠です。

従業員分の端末を用意するとなると購入費用が負担となり、導入の障壁となるケースも少なくありません。また、マニュアル作成ツールを導入する際も、初期費用がかかることがあります。

クラウド化により紙代や印刷代、製本代は削減されますが、運用コストが以前より必ずしも安くなるとは限らないことに注意しましょう。

従業員一人ひとりに端末を配布するのではなく、部門や現場ごとに共有のデバイスを用意すると、費用負担を抑えられます。これまで情報の検索やマニュアルの管理、更新作業に費やしていた手間や時間をどれだけ削減できるかという視点で、コストに見合う価値があるか判断することも大切です。

加えて、マニュアル作成ツールの料金は、利用人数や機能によって変わることがあるため、自社に適したプランを見極めましょう。

操作に慣れるまでに時間がかかる

パソコンやタブレットの操作に慣れていない人は、マニュアルの確認そのものに手間取ってしまう可能性があります。操作方法の研修が必要になると、通常業務以外に時間を確保しなければなりません。操作に慣れるまでは、マニュアルの活用が進まないことも予想されます。

ただし、スマートフォンであればプライベートで使い慣れている人も多く、スムーズに導入しやすくなります。パソコンやタブレットの操作が苦手な人が多い場合は、スマートフォンを検討してみましょう。また、直感的に操作できるシンプルなツールを選ぶことで、操作を覚えるまでの時間を短縮できます。

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情報漏洩のリスクがある

マニュアルをクラウド管理すると、閲覧権限があれば誰でもアクセスできるため、情報漏洩のリスクがあることは否めません。IDやパスワードを使い回したり、退職者のアカウントが残っていたりすると、情報が流出する原因になります。

情報漏洩のリスクを最小限に抑えるためには、従業員にIDとパスワード管理の重要性を周知すること、定期的な変更をルール化することが基本です。退職者や部署異動した人については、すみやかにアカウントの停止や権限変更を行うことも欠かせません。

あわせて、多要素認証や通信の暗号化、アクセスログの取得などのセキュリティ機能を備えた、信頼性の高いマニュアル作成ツールを選び、システム面からも対策を講じましょう。

データ消失に備えておく必要がある

クラウド上でマニュアルを運用する際は、操作ミスによってデータが上書きされたり、削除されたりする懸念があります。

データの消失を防ぐためには、内容を自動でバックアップし、いつでも復元できる機能を備えたツールを選ぶことが有効です。また、マニュアルの編集権限を持つ人を最小限に絞り、誰でも自由に内容を変更できる状態にしないことも重要です。

導入時に確認すべきクラウド管理のマニュアルを選ぶポイント

クラウド管理マニュアルの運用には注意すべき点がありますが、適切に対策を講じれば、現場の生産性向上に役立つツールになります。とくにITが得意でない人が多い職場では、直感的に操作できるマニュアル作成ツールを利用するのがおすすめです。

ここでは、ツール導入時にチェックしておきたい6つのポイントを解説します。

1. 予算に合っているか

クラウド型のマニュアル作成ツールは、月額や年額で利用料を支払うサブスクリプション型が一般的です。なかには、導入費用がかかるもの、利用人数や機能により価格が変動するものもあります。便利だからといって高額なツールを導入すると、支払いが負担となり、運用の継続が困難になるおそれがあります。

導入を検討する際は、複数社から見積もりを取り、機能と費用のバランスを比較することが大切です。作成するマニュアルの数や利用人数が少ない場合は、無料で使えるツールも検討してみましょう。

2. 自社の利用目的と合っているか

マニュアルをクラウド管理する際は、自社の目的や用途に合致したものを選ぶことが重要です。

業務手順を整理したい、動画で動きを伝えたい、ナレッジを蓄積したいなど、目的や用途を明確にしておくと、必要な機能をスムーズに絞り込めます。

たとえば、操作マニュアルを作成したいのであれば、画面キャプチャ機能を備えたツールを選ぶと効率的に作成できます。あわせて、利用する場面まで考慮することで、現場のニーズに即したマニュアルとなり、導入後の積極的な活用につながります。

3.必要な機能が備わっているか

自社のニーズを満たす機能を備えたツールを選ぶと、マニュアル作成の効率が上がり、現場での活用も進みます。

たとえば、すぐに使えるテンプレート、画像や動画の編集機能、共同編集機能などがあれば、マニュアル作成を効率化できます。運用の利便性を高めるなら、検索機能や多言語対応機能、オフラインでも閲覧できる機能があるとよいでしょう。

上記以外にも、マニュアル作成ツールにはさまざまな機能が用意されています。自社に必要な機能を備えたツールを選び、活用されるマニュアルを目指しましょう。

4.簡単に操作できるか

マニュアル作成ツールは、管理者はもちろん、閲覧する従業員にとっても操作しやすいものを選びましょう。とくに、直感的に操作できるか、画面の切り替えなどの動作がスムーズであるかは、現場で活用されるためのポイントになります。

また、目的の情報にたどり着くまでの手順が複雑だと、マニュアルが参照されなくなるおそれがあります。検索性の高さや導線のわかりやすさも確認しておきましょう。ツールを検討する際は無料プランや無料トライアルを活用し、実際の使用感を確かめるのがおすすめです。

5.セキュリティ対策は十分か

マニュアルには、企業の機密情報や独自のノウハウを記載することが多いため、セキュリティ対策の充実は欠かせません。

多要素認証や通信の暗号化、利用者ごとに閲覧範囲を制限できるアクセス権限管理機能が備わっていれば、情報漏洩や不正アクセスの防止になります。そのほか、いつ誰がアクセスしたかを記録するアクセスログ機能や、自動でデータを保存するバックアップ機能などもあるとよいでしょう。

セキュリティ観点で問題ないかを確認し、自社の重要な情報を預けられるツールであるか判断しましょう。

6.サポート体制が整っているか

マニュアル作成ツールの導入後に、サポートやフォローを受けられるサービスを選ぶと安心です。

操作方法や設定に関して不明点が生じた際、FAQ（よくある質問）やツールのマニュアルが用意されていれば、すみやかに問題を解決できます。チャットや電話、メールによる個別サポートがあると、自社の運用に合わせた相談も可能になります。

導入企業向けのセミナーを開催し、他社の活用事例を紹介しているケースもあるため、上手に利用してより効果的な運用につなげましょう。

現場で使われるマニュアルにするために、クラウド化を検討しよう

マニュアルをクラウド化すると、場所を選ばず情報にアクセスでき、更新や管理の手間を省けます。一方で、初期費用や情報漏洩のリスクといった注意点も存在します。クラウド管理マニュアルを定着させ、継続的に運用するためには、予算や操作性、サポート体制など、さまざまな視点からツールを検討することが大切です。

作成や更新の負担を軽減し、現場で活用されるマニュアルになるように、自社の課題に即したツールの導入を検討してみましょう。

動画マニュアルを導入した企業の事例や、形骸化しないマニュアルの作り方は、以下からダウンロードが可能です。ぜひ参考にしてみてください。