不具合報告書は、製品やサービスに発見された問題を社内外の関係者間で共有し、迅速な解決と再発防止につなげる上で重要な役割を果たす文書の一つです。現場で予期せぬトラブルが発生しても、不具合報告書をもとに原因を特定したり再発防止策を検討したりすることで業務の見直しが行われるため、製品やサービスの品質維持・向上につなげられます。
しかし、不具合報告書に記載すべき項目や正しい書き方を把握していないと、情報共有や対応が遅れて作業効率や生産性の低下を招く可能性があります。小さな不具合も見逃さず適切に対処するためには、不具合報告書の目的や作成方法を理解し、従業員の使いやすい形で運用することが大切です。
本記事では、不具合報告書の目的や記載すべき項目、わかりやすい報告書を書くポイントやテンプレート（ひな形）の作成方法を解説します。
すぐに使える無料の不具合報告書テンプレートは、以下のボタンからダウンロード可能です。書き方の例もあるので、参考にしながらご活用ください。
目次- 不具合報告書とは
- 不具合報告書を作成する目的
- 迅速な情報共有でトラブル拡大を未然に防ぐ
- 不具合の原因を特定し、再発防止に活かす
- 透明性の高い情報で信頼性を維持する
- 不具合報告書に記載すべき項目
- タイトル
- 発生日時と場所
- 宛先と差出人
- 不具合の内容と原因
- 措置内容と再発防止策
- 図面や写真
- わかりやすい不具合報告書を書く3つのポイント
- 1.専門用語を使わず誰でも理解できる内容にする
- 2.不具合の発生状況は5W1Hを意識して伝える
- 3.表面的ではない真の原因を明らかにする
- 不具合報告書のテンプレートを作成する方法
- ExcelやGoogleスプレッドシート
- WordやGoogleドキュメント
- PowerPointやGoogleスライド
- 専用の作成ツール
- 確実な不具合報告書を作成して大小さまざまなトラブルを未然に防ごう
不具合報告書とは
不具合報告書とは、製品やサービスに不具合が発生したとき社内外の関係者や取引先に報告するために、問題の発生状況や現場の措置内容などを記載した文書のことです。業界・業種によって経過報告書や障害報告書、対策書と呼ばれることもありますが、文書の役割や記載項目は基本的に変わりません。
製品やサービスの不具合は、業種問わずどの現場でも起こる可能性があります。そのため、顧客や取引先から信頼される企業として成長を続けるには、トラブルが発生したときに素早く不具合の情報を共有できる仕組みを整えなければなりません。
不具合報告書を作成すると、現場の状況を社内外の関係者にわかりやすく伝えられるため、迅速な原因特定や問題解決、再発防止などが可能になります。顧客や取引先に情報を求められたときも素早く開示し、今後の対応策を具体的に説明することで、失った信頼をすぐに回復できます。
不具合の再発防止策を検討する過程で業務改善が進み、業務効率化や生産性向上につなげられる点も不具合報告書を作成するメリットです。結果的に製品やサービスの品質が安定し、顧客満足度向上や売上アップにつなげられます。
すぐに使える無料の不具合報告書テンプレートは、以下のボタンからダウンロード可能です。書き方の例もあるので、参考にしながらご活用ください。
不具合報告書を作成する目的
不具合報告書を作成する目的は、以下の3つです。迅速な情報共有でトラブル拡大や再発を防ぐこと、顧客や取引先からの信頼性を高めて安定した経営活動を実現することなどが挙げられます。
迅速な情報共有でトラブル拡大を未然に防ぐ
不具合の原因を特定し、再発防止に活かす
透明性の高い情報で信頼性を維持する
目的意識を持って不具合報告書を作成すると、業務内容を見直すために必要な情報を記載しやすくなり、関係者間で連携を取ったスムーズな問題解決につなげられます。
迅速な情報共有でトラブル拡大を未然に防ぐ
不具合報告書を作成する目的は、問題が発生したときに必要な情報を社内外の関係者に素早く共有し、初期対応の遅れによるトラブル拡大や顧客・取引先からの信頼低下を未然に防ぐことです。
不具合報告書には発生日時や場所、トラブルの内容や原因など現場の状況を細かく把握できる情報が盛り込まれています。読み手が現場に出向いたり作成者に確認を取ったりする手間を省けるため、被害が拡大する前に先回りの対応が可能となり、不良品の増加によるムダなコストや顧客からのクレームなどの発生を未然に防げます。
たとえば、製造業の部品供給ラインで不具合が発生した場合、現場の担当者が即座に不具合報告書を作成・共有すれば、出荷日までに余裕を持って代替部品の手配を行えます。
清掃業務中に設備の破損を発見した場合も、従業員が不具合を報告することで翌日の業務に支障が出る前に復旧作業を実施でき、作業効率や生産性低下のリスクを最小限に抑えられます。
このように不具合報告書で迅速かつ正確な情報共有を行うと、品質不良や顧客とのトラブルが発生する前に素早く対応できます。その結果、安定した品質の製品・サービス提供で顧客満足度が高まり、企業のイメージアップにもつながります。
▶ 未然防止とは？考え方や再発防止との違い、QCストーリー視点での対策方法を紹介
不具合の原因を特定し、再発防止に活かす
不具合が発生した根本的な原因を特定し、再発防止に活かすことも不具合報告書を作成する目的の一つです。
たとえば、施設内の機械・設備が誤作動を起こしたときに不具合報告書を作成すると、現場の状況から部品の劣化や清掃の不徹底などの原因を特定しやすくなり、定期的な部品交換や清掃マニュアルの改善などの対策につなげられます。
複数の製品で表面の塗料不良が見られるケースであれば、不具合報告書をもとに製造工程や出荷履歴をたどることで、機械の故障や塗料の品質問題などさまざまな原因を特定し、機械修理や仕入先の変更、品質検査基準の強化などの措置を実行できます。
原因に合った対策で再発を防げると、製品やサービスの品質を維持向上できるのはもちろん、トラブル発生による業務停滞がなくなるため現場の作業効率アップや生産性向上を実現できます。
ただし、目的達成のためには、現場の状況を誰でも理解できるように書き方を工夫しなければなりません。作業内容や機械・設備については具体的な名称を用いながら説明し、新人や社外の関係者でも理解できる表現を意識することで、迅速な原因特定と再発防止につなげられます。
透明性の高い情報で信頼性を維持する
不具合報告書の目的には、問題が発生したときの状況や再発防止に向けた対策をオープンに開示することで、顧客や取引先との良好な信頼関係を維持することも挙げられます。不具合そのものへの対応だけでなく、トラブルによって失った顧客や取引先からの信頼回復にも努めることで、企業は安定的な経営活動を続けられます。
たとえば取引先から製品の品質について問題点を指摘された場合は、報告書をもとに不具合が発生した経緯や原因を論理的に説明することで、納得感を得やすくなり相手の不信感を払拭できます。
具体的な再発防止策を提示し、必要に応じて取り組みの成果を定期的に報告すれば、真摯な対応をしてくれる企業とみなされ信頼性向上にもつなげられます。
不具合に関する正確な情報を隠さず伝えることは、その場限りのトラブル解決だけでなく、信頼できる企業として長期的に高い評価を得る上でも重要な取り組みです。不具合報告書を通して透明性の高い情報を提供できると、顧客や取引先との安定した信頼関係が構築され、継続的な企業イメージやブランド価値の向上を実現できます。
不具合報告書に記載すべき項目
不具合報告書に記載する基本的な項目は、以下のとおりです。不具合の発生状況を正確に伝える上で欠かせない情報となるため、抜け漏れなく報告書に記載しましょう。
タイトル
発生日時と場所
宛先と差出人
不具合の内容と原因
措置内容と再発防止策
図面や写真
各項目の必要性を理解した上で不具合報告書を作成すると、予期せぬトラブルが発生してもデータを有効活用して迅速に問題を解決し、再発を防いで作業効率アップや生産性向上につなげられます。
不具合報告書の具体的な書き方をイメージするため、以下のテンプレートをもとに各項目の内容を解説します。
不具合報告書の項目例
すぐに使える無料のテンプレートは、以下のボタンからダウンロード可能です。書き方の例もあるので、参考にしながらご活用ください。
タイトル
タイトルの役割は、現場で発生したトラブルの概要を端的に伝えることです。タイトルで不具合の内容をおおむね理解してから詳細な情報をチェックすることで、読み手はより正確に現場の状況を把握できます。
わかりやすいタイトルを設定するためには、不具合が発生した製品やサービスの名称、他の事象と区別できるキーワードを盛り込むのがポイントです。たとえば以下のように「不具合の発生年月日_製品A不具合報告書」とタイトルを設定すると、いつ・どの製品に不具合が発生したのかスムーズに理解できます。
不具合報告書のタイトル記載例
ほかにも「製品Aの◯◯発生による部品脱落事故」と起きた事象までタイトルに盛り込めば、緊急度や重要度の高さが読み手に伝わり、迅速な対応につなげられます。
わかりやすいタイトルを記載すると読み手がストレスなく概要を把握できるため、スムーズな情報共有につながってトラブル拡大のリスクを最小限に抑えられます。
発生日時と場所
不具合の傾向を分析したり再発防止策を立てたりするためには、トラブルの発生日時と場所を明確に記載した情報も欠かせません。いつ、どこで不具合が発生したのかを記録に残すと問題の緊急性が伝わりやすくなるため、迅速な初期対応が可能になります。
発生日時と場所は下図のように、数字や具体的な名称を用いて記載するのがポイントです。曖昧な表現を使うと状況把握や原因特定が難しくなるため、できる限り詳細な情報を書きましょう。
不具合報告書の発生日時と場所の記載例
また、トラブル発生直後の措置によって不具合が解消された場合は、その日時も合わせて報告書に記載しておくと、問題の深刻度や対処の流れが明確に伝わり、再発防止策を検討する際にも役立ちます。
宛先と差出人
不具合報告書には宛先と差出人も明記します。誰が、どの担当者や部署に向けて作成した報告書なのかを明確にすることで、連携が必要な関係者と確実に情報共有できます。また、読み手が追加質問をする場合もスムーズな確認作業が可能になり、迅速な再発防止につなげられます。
社外の関係者に不具合報告書を提出する場合、宛先には相手方の会社名と部署名を記載するのが基本です。担当者がわかっている場合は名前も記載すると、報告書を確実に届けられます。提出先が社内の関係者であれば、役職と名前をセットで記載しましょう。
不具合報告書の宛先と差出人の記載例
責任の所在を明確にすることで適切に対応してもらえる可能性が高まり、スムーズな連携によって製品・サービスの品質や生産性を維持向上できます。
不具合の内容と原因
不具合の内容と原因は、現場の状況を正確に伝えて根本的な問題解決につなげるためにも、できる限り具体的に書かなければなりません。
たとえば製造業の場合、不具合の内容と原因は以下のように部品の名称や破損の程度、トラブルが発生した背景などを詳細に記載することが求められます。
不具合報告書の不具合の内容と原因の記載例
このように、不具合が発生した状況を詳しく記載すると多角的な視点から根本的な原因を特定しやすくなり、他の工程や部署で同様の問題が起きた場合も対処法を考える際に役立ちます。
不具合の原因については、単なる判断ミスではなく機械・設備の状態やマニュアル等の定着度、品質管理に対する従業員の意識など、あらゆる可能性を検討することが適切な再発防止策を実行する上で重要です。
正確な情報をもとに再発防止策を実行すると、トラブルの発生リスクが大幅に軽減されるのはもちろん、品質の安定化や生産性向上も図れるため、安心できる企業として顧客や取引先からの信頼を高められます。
措置内容と再発防止策
発生した不具合に対する措置内容や、現場で実行する再発防止策を明示することも、製品・サービスの品質を維持したり顧客や取引先の安心感を高めたりする上で必要な情報です。
具体的な措置内容や再発防止策を明記しておけば、仮に同様の不具合が発生したときも過去のデータを遡ることで改善策の検討が容易になり、ムダな時間や手間をかけずに業務の見直しや改善を行えます。
たとえば、製造業における加工部品の擦り傷に関する不具合を例にした場合、措置内容や再発防止策は以下のように記載できます。
不具合報告書の措置内容と再発防止策の記載例
措置内容は具体的な行動を時系列でまとめると、読み手にわかりやすく伝わります。必要な対応が確実に行われたのかを客観的に評価でき、根本的な原因特定や再発防止策の検討にも役立ちます。
再発防止策は不具合報告書に記載した内容を実行するだけで終わらせず、社内外の関係者間でより良い対処法を検討しましょう。最善策を見つけてトラブルの再発を徹底的に防げると、製品・サービスの品質も安定するため継続的な売上アップにつなげられます。
図面や写真
不具合が発生した状況や原因、措置内容をわかりやすく伝えたい場合は図面や写真を活用しましょう。テキストだけでは説明しにくい情報を視覚的に伝えると、担当部署以外の関係者が報告書を見たときも現場の状況を正確に把握でき、連携を取りやすくなってスムーズな原因特定や再発防止策の検討につなげられます。
図面や写真を活用して不具合の内容をわかりやすく説明するには、報告書に添付するだけでなく、赤丸や矢印などで該当箇所を強調したり、補足説明としてコメントを付けたりするなど、何を伝えたいのか一目でわかる工夫を取り入れましょう。
誰でも理解できる形で現場の状況を伝えると迅速に不具合を解消できるのはもちろん、他の工程や部署で同様のトラブルが発生したときも過去の報告書を参照しながら効果的な再発防止策を考えられます。その結果、社内全体の品質管理レベルが上がり、良質な製品・サービスを継続的に提供できます。
すぐに使える無料のテンプレートは、以下のボタンからダウンロード可能です。書き方の例もあるので、参考にしながらご活用ください。
わかりやすい不具合報告書を書く3つのポイント
迅速なトラブル解決や再発防止につなげる不具合報告書を作成するには、以下3つのポイントを意識しましょう。誰が読んでも現場の状況を正確に理解できる報告書を作成することで、根本原因の究明や確実な再発防止策の実行が可能になり、業務効率化や生産性向上も実現できます。
専門用語を使わず誰でも理解できる内容にする
不具合の発生状況は5W1Hを意識して伝える
表面的ではない真の原因を明らかにする
マニュアルや研修を通して書き方のポイントを従業員に周知すると、経験やスキルに関係なく誰でもわかりやすい不具合報告書を作成できます。
1.専門用語を使わず誰でも理解できる内容にする
わかりやすい不具合報告書を作成するためには、できる限り専門用語を使わず、社内外の関係者が誰でもスムーズに内容を理解できる表現を心がけましょう。
不具合報告書は、部署や部門を超えた数多くの関係者に提出する場合があります。このとき、関係者全員が内容を理解するのに時間がかかると対応が遅れて被害が拡大し、不良品やクレームの増加につながりかねません。
顧客や取引先から情報の開示を求められた場合も、略語や専門用語が多く伝わりにくい内容だと混乱を招く原因となる可能性があります。不具合報告書では、誰でも理解できる表現で現場の状況を説明することが関係者間における認識のズレを生まないためには大切です。
たとえば、製造現場でトルク値異常による締結不良について報告する場合は、以下のようにトルク値の補足説明を交えながら不具合内容を記載しましょう。
指定された締め付けに必要な力（トルク値）に達していないため、部品が外れやすい状態になっていた
不具合の程度や発生回数などは、数字を使って具体的に記載すると現場の状況が正確に伝わり、読み手も解決策の方向性を検討しやすくなります。
誰でも理解できる不具合報告書で社内外の情報共有がスムーズにいくと、関係者間で適切に連携を取ったスピーディな対応が可能になり、安定した品質の製品・サービス提供や顧客満足度向上を実現できます。
2.不具合の発生状況は5W1Hを意識して伝える
不具合が発生した現場の状況は、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識して伝えると、原因究明や再発防止策の検討に必要な情報が漏れなく伝わり迅速な問題解決につなげられます。
たとえば、製造現場で製品の外観検査時に擦り傷が発見された事象を報告する場合、5W1Hを軸にすると不具合報告書の内容は以下のようにまとめられます。
When（いつ）：20☓☓年☓月☓☓日9時50分頃
Where（どこで）：◯◯工場、外観検査ライン
Who（誰が）：検査担当者B
What（何を）：製品Dの表面に5mm程度の擦り傷
Why（なぜ）：前工程での搬送時に製品同士が接触していたため
How（どのように）：梱包前の外観検査時に目視で発見
5W1Hに沿って記載すると、読み手は現場の状況を鮮明にイメージしながら不具合の原因特定や再発防止策の検討ができるため、確実な方法で不良品やクレームの発生リスクを抑えられます。
上記の書き方が定着すると記載漏れのリスクも減り、提出後に書き直したり不明点が生じて確認を取ったりする手間がなくなります。その結果、効率的にトラブル対応を進めて顧客からの信頼向上につなげられます。
3.表面的ではない真の原因を明らかにする
不具合が発生したときに十分な原因特定を行わず、表面的な対策だけで終わると再発のリスクが高まり、作業効率や品質の低下、クレームの増加などさまざまな問題を引き起こす可能性があります。
そのため、不具合報告書を活用して製品・サービスの問題点を最大限減らすには、トラブルが発生した原因を多角的な視点から深堀りすることが大切です。
たとえば、製造現場において製品への異物混入が発生した場合、真の原因を明らかにするためには従業員の不注意だけを取り上げるのではなく、トラブルに至った作業環境から以下のように順序立てて原因を掘り下げましょう。
異物が混入していたのは作業台の上にゴミが落ちていたから
作業台にゴミがあったのは、作業前の点検が不十分だったから
作業前点検が不十分だったのは、点検報告が口頭で行われていたから
点検報告が口頭だったのは、記録書の提出義務がなかったから
上記の場合、異物混入が発生した原因は作業前点検の不徹底だと特定できます。そのため、再発防止策としては点検の流れを明確化してマニュアルに記載する、点検記録の作成と提出を義務化するなどの方法が効果的です。
このように表面的な事象を深堀りすることで真の原因が明らかになると、その場しのぎではない適切な対処法で、社内全体の業務改善につながる根本的な問題解決が可能になります。
不具合報告書を通して実行された新たな対応策を他の業務にも反映させれば、組織的な品質管理体制の強化につながり、良質な製品・サービス提供によって継続的な顧客満足度向上を実現できます。
表面的な事象だけでなく、真意を探るためには「なぜなぜ分析」が有効です。以下は「なぜなぜ分析」の方法をわかりやすくまとめた記事です。是非ご覧いただき、教育などの用途でご活用ください。
▶ なぜなぜ分析とは？失敗しないための効率的なやり方を使用事例を使って解説
不具合報告書のテンプレートを作成する方法
不具合報告書を効率的に活用するためには、以下のツールを使ってテンプレートを用意するのがおすすめです。テンプレートを活用すると、報告書の作成や管理にかかる従業員の作業負担を軽減できます。
ExcelやGoogleスプレッドシート
WordやGoogleドキュメント
PowerPointやGoogleスライド
専用の作成ツール
自社の運用方法に合ったツールを選ぶことで、従業員はストレスなく不具合報告書を作成でき、データを有効活用して製品・サービスの品質向上につなげられます。
すぐに使える無料のテンプレートは、以下のボタンからダウンロード可能です。書き方の例もあるので、参考にしながらご活用ください。
ExcelやGoogleスプレッドシート
ExcelやGoogleスプレッドシートは、不具合の内容をシート別に表形式で管理できるため情報を整理しやすく、読み手が必要な項目をすぐに見つけられる点がメリットです。セルごとに情報を入力するだけで不具合報告書が完成するなど、作成者側の負担も少ないため、現場からの報告を定着させやすく迅速な問題解決につなげられます。
不具合報告書のテンプレートを作成する際は、まず発生日時や場所、措置内容など必要な項目を行ごとに分けて記載しましょう。項目名を入力したセルを太字にしたり背景色を設定したりすると視認性が向上し、スムーズな報告書作成や情報共有ができます。
また、ExcelやGoogleスプレッドシートには表やグラフ機能もあるため、品質問題を定量的に可視化するQC7つ道具と組み合わせることで不具合の原因や対応策を論理的に分析し、確実な再発防止につなげられます。
QC7つ道具の目的や具体的な活用方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
▶ QC7つ道具とは？覚え方や具体的な使い方をわかりやすく解説【QC検定資格保持者が監修】
WordやGoogleドキュメント
WordやGoogleドキュメントは、文書作成に特化したツールです。不具合の発生状況や原因などで長文の説明が必要な場合も、見出しの設定や段落・行間の調整によって論理的かつわかりやすく伝えられます。
サイズを設定しなくても書式を崩すことなくA4用紙でそのまま印刷できるため、不具合報告書を紙ベースで保管したり、会議などで資料を配布する機会が多かったりする企業におすすめです。
不具合報告書のテンプレートを作成する際は、まずタイトルや記載項目を見出しとして設定し、それぞれ「1.発生日時」と「2.発生場所」と番号を付与しましょう。各見出しの下には、テキストボックスや下線を設定して入力欄を設けると、トラブル発生時も従業員は迷いなく不具合報告書を作成でき、迅速な対応につなげられます。
要点をわかりやすく伝えたい場合は、特に重要な箇所に太字や文字色変更、ハイライト機能を活用して強調するのが効果的です。テキストでの説明に加えて画像や図、表の添付機能も活用すると、読み手は現場の状況をより正確に把握し、不具合が発生した根本的な原因に基づく再発防止策を検討できます。
PowerPointやGoogleスライド
プレゼンに特化したツールであるPowerPointやGoogleスライドのメリットは、自由度の高いデザインやレイアウトで視覚的に理解しやすい不具合報告書を作成できることです。
報告先の関係者が多くスピード感のある対応が求められる企業や、プレゼン形式で不具合報告をする機会が多い企業には、PowerPointやGoogleスライドを使ってテンプレートを用意するのがおすすめです。
不具合報告書のテンプレートを作成する際は、まず全スライドに共通するデザインやレイアウトを設定し、発生場所や不具合内容などの項目ごとにページを作成しましょう。項目ごとにページを分けることで、どこに何の情報が記載されているのかを明確に区別でき、読み手がスムーズに必要な情報を見つけられます。
各ページには、項目名と詳細な情報を入力するテキストボックスを設置し、従業員がすぐに報告書を作成できる状態に整えておくと作業負担を軽減できます。テキストだけの説明が難しい場合に備えて、写真や図表を挿入できるスペースも設けておきましょう。
視覚的に見やすい不具合報告書でトラブルの状況や原因が簡潔に伝わると、部門を超えた連携が必要な場合でも迅速な対応が可能になり、トラブル拡大のリスクを最小限に抑えて製品・サービスの品質を維持できます。
専用の作成ツール
不具合報告書のテンプレートを用意するには、WordやExcelなど社内パソコンに標準装備されているツールだけでなく、報告書の作成に特化した専用のツールを活用する方法もあります。作成ツールには専用のテンプレートが搭載されているため、担当者が一から様式を考えなくても短時間で効率的に不具合報告書を用意できます。
入力漏れを防いだり報告書のデータを一元管理できたりするツールを導入すれば、確実な記録作業や原因特定が可能になり、現場の実態に合った適切な再発防止策で製品・サービスの品質を高められます。
他にも以下の機能があるツールを活用すると、不具合報告書の作成や再発防止策の検討・実行を効率的に進められます。
誰でも簡単に入力できるガイド機能
現場からリアルタイムで報告できる機能
不具合の傾向をデータ化する自動分析機能
過去の報告書をすぐに遡れる検索機能
中には有料の作成ツールもあるため、導入の際は従業員が直感的に使えるか、コストに見合うリターンを得られるかなど多角的な視点から検討し、自社に合うツールを選びましょう。
確実な不具合報告書を作成して大小さまざまなトラブルを未然に防ごう
不具合報告書を作成すると、現場で予期せぬトラブルが発生したとき迅速な原因特定や再発防止策の検討が可能になるため、根本的な問題を解決して製品・サービスの品質を維持できます。
不具合の発生状況を正確に伝えるためには、誰でも理解できるわかりやすい書き方のポイントを押さえることが大切です。専門用語を多用しない、5W1Hを軸にまとめるなどを意識すると、経験やスキルに関係なく誰でもわかりやすい報告書を作成できます。
不具合報告書の運用を社内に定着させるには、パソコンに標準装備されているソフトや専用の作成ツールを活用し、テンプレートを用意しておくのもおすすめです。
本記事をもとに確実な情報共有を行える不具合報告書を作成し、現場に潜むさまざまなトラブルを未然に防ぎましょう。
すぐに使える無料のテンプレートは、以下のボタンからダウンロード可能です。書き方の例もあるので、参考にしながらご活用ください。
