見やすいマニュアルの作り方は？デザインやレイアウトを例を用いて紹介

マニュアルは、業務全体の概要やルールなどを記載し、従業員の業務品質を均一にするために作成します。マニュアルのみで従業員への教育が完結できれば、教育コストは大幅に削減できるでしょう。しかしマニュアルが見にくいと、従業員の理解につながらず期待する効果は得られません。

そこで本記事では、誰でも見やすいマニュアルにするためのデザインやレイアウトのポイントを紹介します。具体例も合わせて紹介するので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

マニュアルDX化の最新ノウハウをまとめた、ガイドブック3点セットも無料でプレゼントしているので、併せてご確認ください。
➡︎マニュアルDX化ガイドブック3点セットを無料でダウンロード

目次

見やすいマニュアルとは？

見やすいマニュアルとは、デザインとレイアウトに統一感があり、情報が整理されていて、誰にとっても理解しやすいものです。見やすいマニュアルは、読者に伝えたいメッセージを的確に伝えられるため、業務をよく理解してもらえるだけでなく、日常的に活用されることが期待できます。

見やすいマニュアルには、「デザインやレイアウト」と「情報」の掲載方法工夫が必要です。デザインとレイアウトについて、以下の2つを守るだけで見やすい、わかりやすいマニュアルが作成可能です。

デザインとレイアウトのポイントと詳細

掲載する情報についても2つのポイントがあります。この2つを守るだけで受け取り手の理解もスムーズになります。

掲載情報のポイントと詳細

なお「マニュアル」は「手順書」と混同されることがあります。そのため事前に、作成する書類の種類を確認しておきましょう。マニュアルと手順書は、掲載する情報と役割に違いがあります。

• マニュアル：業務全体の概要やルールをまとめたもの

• 手順書：特定の作業の流れを詳しく説明したもの

マニュアルと手順書の違い

手順書を作成する場合は、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

▶ 手順書の作り方を6ステップで解説。わかりやすい書き方の例やコツも紹介

見やすいマニュアルにするデザイン・レイアウトのコツ5つ

見やすいマニュアルを作成するには、デザインやレイアウトの工夫が欠かせません。本章では、デザインとレイアウトのポイントを5つ紹介します。

• 読みやすいフォントを使う

• 視線の動きに合わせたレイアウトにする（Zの法則／Nの法則）

• 余白を意識する

• テキストや図の配置を揃える

• 利用する色は3色までとする

読みやすいフォントを使う

マニュアルで使うフォントは、読みやすさを最優先に選ぶことが重要です。フォントはさまざまありますが、線の太さが均一で、長時間読んでも疲れにくいため、ゴシック体がおすすめです。代表的なフォントとしてゴシック体の他に明朝体があります。しかし明朝体は、横線が細く、縦線との強弱があり、小さい文字ではかすれて読みにくくなるので、マニュアルには向いていません。

ゴシック体にはさまざまな種類があるため、以下の主なフォントを参考にして、自社のマニュアルに適したものを選びましょう。

OSごとに異なるゴシック体の呼称まとめ

またフォントだけでなく、文字サイズも読みやすさに直結します。文字が小さすぎると読みにくく、大きすぎると1行あたりの文字数が少なくなり情報が分散してしまいます。そのためマニュアルを提供する媒体に応じて、適切なサイズを選ぶと有効です。

視線の動きに合わせたレイアウトにする（Zの法則／Nの法則）

マニュアルを作る際は、読者（人間）の視線の動きに合わせて、テキストや図、イラストを配置することも重要です。視線の流れを意識したレイアウトにすると、読者はストレスなく読め、内容を理解しやすくなります。

人間は横書きの文章を読むときは、左上から順に右上、左下、右下に視線を移動するという特性があります。この流れが「Z」の形に似ていることから、「Zの法則」と呼ばれています。特に重要な情報は左上から右上に配置し、一番最初に目に入るようにしましょう。

縦書きのマニュアルを作成する場合は「Nの法則」を意識するのがおすすめです。縦書きの視線の動きは、左上から左下、右上、右下へと流れます。そのため重要な情報を左上に配置し、右上から右下に補足情報を配置すると効果的です。

余白を意識する

マニュアルを見やすくするには、余白を適切にとることが重要です。余白が少ないと、読者に窮屈な印象を与え、内容を詰め込みすぎているように感じられてしまいます。

一方、余白が適度にあると、読者はストレスなく情報を読み取りやすくなります。また、文章や図、イラストなどの要素が際立ち、重要な情報を目立たせる効果もあります。

余白をとるべきポイントは以下のとおりです。

• 文字と文字の間（字間）

• 行と行の間（行間）

• 見出しと本文の間

• 文章のブロックごと

• 図やイラストの周囲

またどのくらい余白をとるかあらかじめルールを設定しておくと、全体のレイアウトに統一感を持たせることができます。しかし余白を取りすぎると間延びした印象になるため、適度なバランスを意識することが大切です。

テキストや図の配置を揃える

テキストや図の配置を揃えると、統一感が生まれ、見やすいマニュアルになります。配置を揃えるときのポイントは、以下のとおりです。

• テキストを左揃えにする（縦書きの場合は上揃え）

• 図やイラストの間隔や位置を揃える

• タイトルや見出しの位置を統一する

目視や感覚で配置を揃えようとすると、微妙なズレが生じてしまうことがあります。WordやPowerPointなどのマニュアル作成ツールには、左揃えや中央揃え、均等配置などの整列機能が備わっていることがほとんどです。ツールの整列機能を活用し、正確に配置を揃えるといいでしょう。

利用する色は3色までとする

使用する色を3色以内に抑えることで、読者が見やすいマニュアルになります。配色は、以下の3つの役割と割合で使用すると効果的です。

• ベースカラー（70%）：主に背景色として利用

• メインカラー（25%）：基本となる文字やアイコンの色として利用

• アクセントカラー（5%）：強調したい部分に利用

なお、蛍光色や彩度の高い色は目が疲れやすく、長時間の閲覧に向かないため、多様は避けましょう。

さらに誰もが見やすい色を選ぶことで、バリアフリーなマニュアル作成につながります。そのため見えにくい赤と緑の使用や、以下のように区別がつきにくい色の組み合わせは避けると良いでしょう。

• 赤×緑

• 青×紫

• オレンジ×薄緑

マニュアルに掲載する情報を整理するコツ8つ

マニュアルは、情報が多すぎると読者が混乱するため、適切に整理することが重要です。本章では、情報を分かりやすく整理するコツを8つ紹介します。

1. 見出しを設定する

2. 1ページに記載する内容は1つにする

3. 一文をできるだけ短くする

4. 5W1Hを意識する

5. 具体例を入れる

6. リスト（箇条書き）を活用する

7. 記載する情報の粒度を揃える

8. 図や写真を入れる

見出しを設定する

マニュアルに見出しを設定することで全体像が明確になり、読者が必要な情報を見つけやすくなります。見出しを立てることで関連する内容をグループ化でき、より見やすく・検索性の高いマニュアルになります。

見出しはできるだけ文字数を少なくし、端的にまとめると、内容を把握しやすくなります。

1ページに記載する内容は1つにする

マニュアルを作成する際は、1ページに記載する内容は1つまでと意識することも重要です。複数の内容を1ページに詰め込むと、読者はどの情報が重要なのか分かりにくくなり、混乱する可能性があります。

必要な情報が1ページに完結すると、読者が理解しやすくなるだけでなく、検索しやすくなるというメリットもあります。特に、作業中・作業現場でマニュアルを利用する際には、ページをめくらずに必要な情報にたどりつけるため活用しやすくなるでしょう。

一文をできるだけ短くする

マニュアルの文章は、できるだけ短く簡潔に書くことが重要です。一文が長くなると、読者は理解するまでに時間がかかるだけでなく、意味の取り違えが発生しやすくなります。簡潔な文章を意識することで、誰でも理解できるマニュアルになるでしょう。簡潔な文章を書くコツは、以下のとおりです。

簡潔な文章を書くポイントとOK／NG例

文章を書き終わったら読み返し、一文を短くできないか推敲するのがおすすめです。

5W1Hを意識する

作業者の視点で5W1H（Who・What・When・Where・Why・How）を意識することで、必要な情報を漏れなくマニュアルに記載できます。情報が不足していると、作業者が迷ったり誤った手順を実行したりするため、以下のように具体的な記載を心がけることが重要です。

例：商品の棚卸し作業について

月末の営業後（When）に、店舗スタッフ（Who）は売り場（Where）で在庫商品の数量をチェックしリストに記入します（What）。作業方法は、棚卸しリストを用意し、バーコードリーダーでスキャンするだけです（How）。この作業は、在庫の正確な管理と発注ミスを防ぐために行います（Why）。

また作業内容などは、現場の作業者にヒアリングを行ってから記載することで、より現場に即したマニュアルになるでしょう。

具体例を入れる

マニュアルに具体例を入れることで、作業のイメージが湧きやすくなります。抽象的な説明だけでは、読者によって解釈が異なり、作業内容に違いが出やすくなるため注意が必要です。

特に、以下のように作業終了時に「OK」と「NG」の基準を具体例とともに記載すると、作業品質を一定に保ちやすくなります。

マニュアルに記載する具体例：商品の陳列ルールの場合

さらに「よくあるミス」と「対処法」を記載すると、より実用的なマニュアルになるでしょう。

リスト（箇条書き／番号付き）を活用する

マニュアル作成で要点や作業内容を整理するときには、リスト（箇条書き／番号付き）を活用すると、より見やすくなります。

文章が長く続くと、情報が埋もれてしまい読者は必要な情報を素早く見つけにくくなるため、リスト活用がおすすめです。以下は、手順の説明をリストで整理したもので、条件やメリット・デメリットも記載し、読者（作業者）に重要性や必要性を一緒に伝えています。

手順の説明（例：返品処理の手順）

• レジ画面の「返品」ボタンを押す

• 商品のバーコードをスキャンする

• 返金方法を選択し、確定ボタンを押す

条件（例：返品可能な条件）

• 未使用であること

• 購入から30日以内であること

• レシートがあること

メリット・デメリット（例：オンライン研修のメリット・デメリット）

• メリット

  ・移動時間が不要で手軽に受講できる

  ・受講者が自由な時間に視聴できる

• デメリット

  ・直接質問しにくい

  ・受講者の集中力が続きにくい

ただし、箇条書きばかりになると単調になり、流し読みになり、内容の理解につながらない可能性もあります。適度に説明文を挟みながら、バランスよく箇条書きを活用することが有効です。

記載する情報の粒度を揃える

情報の粒度を統一すると、読者がスムーズに理解できるようになります。情報の粒度（詳細さ）がバラバラだと、読者が混乱し、どの情報が重要なのか分かりにくくなってしまうためです。

粒度を揃えるポイントは、見出しごとの情報の深さを統一することと、文章の構成や表現を統一することの2つです。

• NG例（説明の深さが異なる）
  ・レジ操作：右上の赤いボタンを押して電源をつけ、金額を入力し、小計を押す。
  ・発注手順：タッチパネルで該当商品を選択して、数を入力する。

• OK例（説明の深さが統一）
  ・レジ操作：右上の赤いボタンを押して電源をつけ、金額を入力し、小計を押す。
  ・発注手順：右側面の黒いボタンを3秒以上長押しで電源をつけ、タッチパネルで該当商品を選択して、数を入力する。

• NG例（文末表現が不一致）
  ・○○を押します。
  ・次に××を入力する。

• OK例（文末表現が統一）
  ・○○を押します。
  ・次に××を入力します。

マニュアルを作成する前に、以下のように情報整理の基準となるテンプレートを作成すると、粒度を統一しやすくなります。

• 目的（この作業を行う理由）

• 対象者（このマニュアルを読む人）

• 作業手順（具体的な手順を箇条書きで記載）

• ポイント・注意点（ミスを防ぐための重要事項）

• 参考情報（関連マニュアルやFAQのリンク）

図や写真を入れる

文字だけでなく図や写真を活用すると、直感的に理解しやすくなります。文章だけでは伝わりにくい手順や作業のポイントも、視覚的な情報を加えることで、読者がすぐにイメージできるようになるでしょう。図や写真を活用するポイントは以下の3つが挙げられます。

• 適切な解像度やサイズで掲載する

• 図や写真には必ず説明文を入れる

• 作業工程を明記する場合はフローチャートを活用する

動画をアップロードをするだけで、テロップと音声読み上げ付きのマニュアルがすぐに作成できる「カミナシ 教育」。形骸化しない「使われ続けるマニュアル」を作るコツや成功事例をまとめたお得な資料3点セットは、以下のボタンから無料でダウンロードできます。

マニュアル作成前に重要な3つの準備ステップ

分かりやすいマニュアルを作成するには、作成前の準備が非常に重要です。そこでマニュアル作成前に押さえておくべき3つの準備ステップを解説します。

1. 目的・対象者を明確にする

2. 作成するツールを決める

3. フォーマットを決める

1．目的・対象者を明確にする

マニュアル作成において、目的と対象者を明確にすることは非常に重要です。これが定まっていないと内容が漠然としてしまい、読者である従業員がマニュアルを十分に理解できなくなってしまいます。そのため以下のように目的と対象者、情報レベルをあらかじめ明確にするのがおすすめです。

目的と対象者、情報レベルを明確にした例

初心者と経験者では、必要な情報量や説明の深さが異なります。そのため初心者向けのマニュアルには、専門用語に補足説明を入れたり、図解や写真をこまめに掲載するなどの工夫をするといいでしょう。

2．作成するツールを決める

次に、目的や対象者に適したマニュアル作成ツールを選択します。ツールの選択を誤ると、読者がマニュアルをうまく活用できず、業務の効率化につながらない可能性があります。

マニュアルを紙で配布するか、デジタルで提供するかによって、適切なツールは異なります。またデジタルの場合はPC向けかスマホ向けかを考慮することも重要です。

対象者に合わせたマニュアル作成ツールの例

ツールを選ぶ際は、作成者だけでなく、実際にマニュアルを使う従業員がそのツールを使いこなせるかどうかも重要なポイントです。直感的に利用しにくいツールの場合には、従業員へのサポートや学習コストがかかることがあります。そのため読者にとって扱いやすく、ストレスなく閲覧できるツールを選びましょう。

3．フォーマットを決める

最後にマニュアルのフォーマットを決めます。フォーマットを統一することで、見やすいマニュアルになります。フォーマットを統一する際には、以下の項目をあらかじめ決めておくといいでしょう。

• 見出しや本文のフォントと文字サイズ

• 企業ロゴや「社外秘」などの配置

• 配色（ベースカラー、メインカラー、アクセントカラー）

フォーマットを一から作成するのは時間がかかります。ツールによってはテンプレートを利用するのもおすすめです。

マニュアル作成によく使われるツール6つ

マニュアルを作成する際、目的や閲覧環境に合ったツールを選ぶことが重要です。紙とデジタルのどちらにするかなども考慮し、自社の業務に適したツールを選びましょう。本章では、マニュアル作成によく使われる以下6つのツール（Word、Excel、PowerPoint、Canva、Notion、動画マニュアルツール）を紹介します。

マニュアル作成によく使われるツールのメリットとデメリット

Word

Wordは、Microsoftが提供する文書作成ソフトで、マニュアル作成に広く利用されるツールの一つです。文章の作成や書式の変更、編集はもちろん、変更履歴の確認や復元、ファイルの共有なども可能です。

特に印刷レイアウトの調整がしやすいため、紙で配布するマニュアルを作成する場合に適しています。また文章をメインに作成する場合におすすめのツールです。

一方でレイアウトの調整が難しい側面もあるため、デザイン性を求める場合には他のツールを検討するといいでしょう。

Excel

Excelは、Microsoftが提供する表計算ソフトで、データの集計や分析、グラフ作成などに活用されるツールです。主に数値管理や計算業務に使用されますが、マニュアル作成にも活用できます。

特に作業フローやチェックリストの作成に適しており、表を活用することで見やすいレイアウトにまとめられます。また計算式を活用できるため、数値を含む業務マニュアルに最適です。

PowerPoint

PowerPointは、Microsoftが提供するスライド形式のプレゼンテーション作成ツールです。テキストだけでなく、画像や図形、アニメーションなどを自由に配置できるため、視覚的に情報を整理しやすいという特徴があります。

特にビジュアルを重視した見やすい資料に適しています。

Canva

Canva（キャンバ）は、オンラインで使えるデザインツールです。直感的な操作で、画像やドキュメントを作成できるのが特徴です。特にテンプレートや素材が豊富に用意されているため、デザイン初心者でも簡単に見やすいマニュアルを作成できるというメリットがあります。

基本的に無料で利用できますが、より高品質なテンプレートや素材を使いたい場合は、有料プランを利用するといいでしょう。特に画像やイラストを多用したマニュアルや、ビジュアル重視のデザインが求められる資料に向いています。

参考：Canva公式サイト

Notion

Notion（ノーション）は、データベース作成やタスク管理、ドキュメント作成などの機能を備えた情報管理ツールです。シンプルなメモアプリのような使い方から、プロジェクト管理やナレッジ共有まで、幅広い用途で利用できます。

マニュアル作成として利用する場合は、テキストや画像、動画、表、タスク管理機能を組み合わせることで情報を整理しやすいのが特徴です。特にオンラインでのマニュアル管理や閲覧をメインとする場合に適しており、社内のナレッジ共有ツールとして活用する企業も増えています。

基本機能は無料で利用できますが、より高度な機能を使いたい場合は有料プランの検討が必要です。

参考：Notion公式サイト

動画マニュアルツール

動画マニュアルツールとは、作業手順や業務の流れを映像で記録し、共有するツールです。動画マニュアルツールはさまざまありますが、有料で提供されていることがほとんどです。

従来のテキストベースのマニュアルとは異なり、実際の作業を映像で説明することで、直感的に理解しやすく、学習効果を高められるという特徴があります。また、スマホやPCで簡単に視聴できるため、リモート環境でもスムーズに教育できることもメリットです。

特にテキストや画像だけでは伝わりにくい業務を、動画で分かりやすく説明できることから、工場や飲食店、接客業などの現場業務のマニュアル作成に適しています。

従業員に使ってもらえるマニュアルの運用方法

マニュアルを作成しても、従業員に活用されなければ意味がなくなってしまいます。そこで本章では、従業員に活用されるマニュアルにするための運用方法を紹介します。

• 読者の立場に立って作成する

• マニュアル作成後は定期的に見直し、更新する

• いつでも閲覧できる環境にマニュアルを置く

読者の立場に立って作成する

マニュアルはただ情報を記載するのではなく、読者の視点に合わせて記載しましょう。例えば、新入社員向けのマニュアルであれば、業務の流れや手順を詳しく記載し、専門用語には補足説明を入れるなどをします。

またマニュアル作成後に、実際に使用する従業員からフィードバックをもらい、改善を重ねることも大切です。現場の意見を取り入れることで、従業員にとって活用しやすいマニュアルになります。

マニュアル作成後は定期的に見直し、更新する

マニュアルは一度作成して終わりではなく、運用後に定期的な見直しと更新が不可欠です。なぜなら業務フローやルールは、日々の運用の中で変更されることがあるからです。業務の変化に対応し、常に最新の情報を提供することで、マニュアルの実用性を維持できるでしょう。

マニュアルの更新は、業務に変更が発生したときはもちろん、四半期ごとや半期ごとに定期的な見直しを実施するのがおすすめです。更新スケジュールを決めておくことで、情報が陳腐化するのを防げます。

また更新後は、変更履歴を記載し、バージョン管理を行うことも重要です。変更履歴を残すことで、いつ、どの部分が、どのように更新されたのかが明確になります。

いつでも閲覧できる環境にマニュアルを置く

マニュアルは作成するだけでなく、従業員が必要な時にすぐに閲覧できる環境を整えることが重要です。せっかく見やすいマニュアルが作成できても、従業員が欲しい情報にすぐにアクセスできないと活用されずに、形骸化してしまいます。

紙とデジタルのマニュアルを利用する場合には、以下のような工夫をするといいでしょう。

紙とデジタルマニュアルの特徴

誰でも分かるマニュアル作成には「動画」がおすすめ

• 実際の作業手順を映像で示せるため、視覚的に理解しやすい

• テキストでは伝わりにくい動作や作業の細かいポイントを説明できる

• スマホやPCで簡単に視聴でき、リモート学習に最適

とはいえ「動画マニュアルの作成は難しそう…」と感じる方も多いかもしれません。しかし最近では作業を撮影してアップロードするだけで、テロップや読み上げ機能、翻訳が自動で作成できるツールも登場しています。

また、30業界、1万5000拠点以上の現場DXを推進してきたカミナシのノウハウを凝縮した、「マニュアルDX化ガイドブック」3点セットを無料でプレゼントしてるので、以下から是非ダウンロードいただき、日常業務にお役立てください。