多能工化のためのスキルマップ作成手順。成功事例や運用のポイントを紹介

少子高齢化により人手不足が深刻化していることから、多能工化を推進することで、柔軟に人員配置や業務の平準化を考える企業が増えています。その成功のカギとなるのが、従業員のスキルが一覧化されたスキルマップ（力量管理表）の活用です。

多能工化とは、一人の作業者が複数の業務や工程を担当できるようにスキルを習得することを指します。近年は人手不足により、限られた人材で効率的に業務を回す必要があることから、多くの企業が多能工化を推進しています。

しかし、誰がどの作業をどの程度できるのかを把握せずに多能工化を進めると、人員配置が適切にできず、業務が属人化したり教育の抜け漏れが起きたりするリスクもあります。そこで役立つのが、従業員が保有するスキルや習熟度を一覧化した表「スキルマップ（力量管理表）」です。スキルマップを活用すると、誰がどの作業や業務に対応できるかを一目で把握できるため、柔軟に人員配置ができ、人材育成の計画にも役立ちます。

本記事では、スキルマップがなぜ多能工化に必要なのか、作成手順や活用のポイント、実際の成功事例を分かりやすく解説します。貴社の多能工化をスムーズに推進する手段の一つとして役立ててください。

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目次

多能工化にスキルマップが必要な理由

多能工化にスキルマップが必要な理由として以下2つが挙げられます。

• 従業員のスキルを把握することで、最適な配置で業務を進められる

• 強化すべきスキルが明確になり、効率よく教育できる

多能工化の基本知識やメリットデメリット、進め方などについては、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。
▶ 多能工化とは？メリットやデメリットや進め方、失敗する原因と解決策

従業員のスキルを把握することで、最適な配置で業務を進められる

多能工化を進めるうえで重要なのは、従業員一人ひとりのスキルレベルを正確に把握することです。従業員のスキルを把握しないままでは、人員配置が場当たり的になり、業務が属人化したり、特定の従業員に負担が偏ったりする可能性があります。

例えば、製造工場で、特定の工程の担当者が急に休んだ際に、代わりに担当できる従業員が分からず、生産ラインが一時的に停止してしまうことがあります。この時スキルマップがあれば、どの従業員がどの作業に対応可能か一目で把握でき、すぐに適切な代替要員を配置することが可能です。

◯：自立してできる／　△：補助が必要／　✕：できない
スキルマップの例（製造業）

このようにスキルマップを活用することで、いつでも柔軟に人員を配置でき、急なトラブルにも迅速に対応できる組織体制を築けます。

強化すべきスキルが明確になり、効率よく教育できる

多能工化を実現するには、従業員のスキルと企業が求めるスキルとのギャップを着実に埋めていく必要があります。しかし、従業員の強化すべきスキルが明確にならないままやみくもに教育しても、企業が求めるスキルは向上しにくく、現場の負担ばかりが増えてしまうでしょう。

例えば、サービス業で、全従業員に画一的な研修を実施すると、すでに習得済みのスキルに対しても時間を割くことになり、結果的に教育コストが膨らんでしまいます。

スキルマップを取り入れると、各従業員のスキル状況を△（補助が必要）や✕（できない）などが一覧になるため、どのスキルを優先的に伸ばすべきか一目で把握できます。これにより、一人ひとりに必要な教育をすることが可能です。

このようにスキルマップを活用することで、限られた時間とリソースを最大限に活かした教育を実施でき、よりスピーディーに多能工化を推進できます。

スキルマップの作成手順

多能工化を効果的に進めるには、スキルマップを手順に沿って作成することが重要です。スキルマップを作成するときの具体的な手順をステップごとに紹介します。

1. スキルマップを活用する目的を明確にする

2. 多能工化する業務と必要なスキルを洗い出す

3. スキルマップの項目を記載する

4. スキルの達成レベルと評価基準を記載する

5. 運用マニュアルを作成する

6. スキルマップを一部の部署で試験運用する

7. 全社でスキルマップを運用する

8. 定期的に内容を見直す

スキルマップを作成する際は、厚生労働省が提供しているテンプレートも参考にしてください。
参考：キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード｜厚生労働省

1.スキルマップを活用する目的を明確にする

スキルアップを作成する際はまず初めに、スキルマップの活用目的を明確にします。目的を明確にすると、スキル項目の選定や育成計画の優先順位付けもスムーズになります。

目的を設定する際は、経営層やマネージャー（管理職）、人事担当者と連携しつつ、現場の意見を取り入れて検討することがポイントです。トップダウンとボトムアップの両方の視点を織り交ぜながら目的を擦り合わせることで、現場の納得感も高まり、スキルマップの運用が定着しやすくなります。

2.多能工化する業務と必要なスキルを洗い出す

目的が明確になったら、多能工化の対象となる業務を決め、それぞれに必要なスキルを洗い出します。

まず現場の業務を棚卸しし、実際に行われている作業内容を細かく分解していきます。この時、大まかに分類するだけでなく、大分類の中に小分類を設けるなど、具体的な業務単位で整理することがポイントです。

また、各業務の作業時間や重要度、難易度も整理しておくと、属人化している業務や優先的に多能工化を進めるべき作業が分かりやすくなるのでおすすめです。

次に、各業務に必要なスキルを洗い出します。この作業は、現場の作業担当者やリーダーにヒアリングをしながら進めると効果的です。業務フロー図や作業マニュアル、業務棚卸しシート、ヒアリング用チェックリストなどを活用し、抜け漏れなく整理するといいでしょう。

3.スキルマップの項目を記載する

多能工化する業務と必要なスキルを洗い出したら、スキルマップの項目を記載します。単にスキルを羅列するだけではなく、以下のように技術や製品カテゴリーなどでグルーピングし、現場で活用しやすい形に整えることが重要です。以下は製造業におけるスキル項目の分類例です。

スキルマップの項目例（製造業）

ただし、スキルの分類を細かくしすぎると、スキルマップが複雑になり、かえって現場で使われなくなるリスクがあるため注意が必要です。

4.スキルの達成レベルと評価基準を記載する

スキルの項目を記載したら、スキルの達成レベルや評価基準を決定します。これらを明確にすることで、誰がどの程度スキルを習得しているのかを客観的に把握でき、育成の進捗も管理しやすくなります。

評価基準が曖昧だと、評価者によって判断基準にブレが生じやすいため、誰が見ても理解できる基準にすることを心がけるのがおすすめです。

特に、できる／できないという単純な二択ではなく、以下のようにレベル1〜4（4段階評価）などと達成レベルを複数段階に分けて習熟度を捉えると効果的です。

• レベル1：一人でできないが、作業内容を理解している

• レベル2：マニュアルを見ながら業務を遂行できる

• レベル3：一人で業務を遂行できる

• レベル4：他の人に作業方法の指導ができる

このように複数段階で達成度合いを評価することで、今後どのスキルを重点的に伸ばしていくべきか、次に目指すべき成長の方向性が分かりやすくなります。

5.運用マニュアルを作成する

スキルの達成レベルと評価基準を記載したら、運用マニュアルを作成します。ルールを決めずに運用を開始すると、担当者ごとの判断にばらつきが出たり、属人化が進んでしまったりするリスクが高まります。運用ルールをしっかり整備することで、組織全体でスムーズに運用することが可能です。

運用マニュアルには、以下の項目を記載するのがおすすめです。

• スキルマップを活用する目的

• スキルマップの更新頻度、更新方法

• 現時点での業務水準

• 目標水準

• 評価タイミング

• 誰が評価を担当するのか

• どのように評価を進めるのか

運用ルールの作成後には、実際に現場で無理なく運用できる内容になっているかを必ず確認します。理想を高く設定しすぎてしまうと、運用開始後に形骸化してしまう恐れがあるためです。

また、運用ルールは最初から完璧を目指すのではなく、まずは現場に合わせた形でスタートし、実際の運用結果を見ながら随時ブラッシュアップしていくことがポイントです。

6.スキルマップを一部の部署で試験運用する

運用マニュアルが完成したら、実際にスキルマップの運用を開始します。しかし最初から全社に一斉導入するのではなく、まずは一部の部署で試験的に運用してみることが重要です。

いきなり全社に展開すると、現場ごとに異なる課題や運用上の問題が一気に噴出し、収拾がつかなくなることがあります。試験運用の段階で現場の反応を確認し、先に課題を抽出しておくことで、全社に展開した際にスムーズに進められるでしょう。

試験運用では、まず対象となる部署を選定し、一定期間スキルマップを使ってもらいます。その運用結果をもとに、現場の意見を聞き、運用上の問題点や改善点を洗い出して整理します。

試験運用をする前にあくまでテスト期間であることを関係者全員に共有し、試験運用後には担当者同士で意見交換の場を設け、課題を見える化して共有すると有効です。

7.全社でスキルマップを運用する

試験運用が終わったら改善点をしっかり反映させ、スキルマップを全社に展開します。全社運用では、各部署が自律的にスキルマップを活用し、人員配置の最適化を図ることを目指します。そのため事前に説明会を開催するなどして運用ルールを共有し、部署ごとの事情に合わせた工夫も取り入れるなど柔軟に運用すると有効です。

全社でスキルマップを活用すると、部署ごとにスキルマップ活用の進み具合に差が出る可能性があるため、必要に応じてサポートを行い、全体のレベルを引き上げる取り組みも必要になります。

特に、スキルマップをうまく活用して成果を出した部署やチームの事例を積極的に社内で共有すると、他部署にも良い刺激となり、全社的なモチベーションアップにつながることが期待できます。

8.定期的に内容を見直す

スキルマップは、一度作成して終わりではなく、組織や業務の変化に合わせて定期的に見直すことが不可欠です。組織体制や従業員のスキル習得状況は時間とともに変化するため、古い情報のまま放置すると実態とズレたスキルマップになり、運用の効果が薄れてしまいます。

そのため半年から1年ごとにスキルマップの内容を見直すスケジュールをあらかじめ設定しておくのがおすすめです。見直しの際には、現場の従業員やマネージャーへのヒアリングを通じてフィードバックを収集し、業務の実態に合わせてスキル項目や評価基準の更新を行います。

また定期更新だけでなく、新しい業務が追加されたタイミングや大きな組織変更があったときなど、適宜スキルマップを更新することもポイントです。

スキルマップ作成・運用のポイント

スキルマップはポイントを押さえずに作成や運用をすると、形骸化したり現場に定着しなかったりすることがあります。そこで、スキルマップの作成や運用時に意識すべきポイントについて解説します。

• 現場の従業員の意見を聞いて作成する

• 適切に人事評価できる仕組みを整える

• 人事評価後のプランを決めておく

• 定期的にスキルマップを更新する

現場の従業員の意見を聞いて作成する

スキルマップを作成する際は、実際に業務を担っている現場の意見を積極的に取り入れることが非常に重要です。

一般的には、スキルマップは管理者やリーダーが中心となって作成しますが、管理者だけでは現場で求められる細かなニュアンスや、本当に必要なスキルをすべて把握しているとは限りません。実務に精通した現場の声を反映することで、より実態に即したスキルマップを作成することができます。

そこでまず、管理者が業務フローをもとにたたき台となるスキルリストを作成し、現場の従業員にヒアリングしながらブラッシュアップしていくと効果的です。特に、専門性の高い業務や現場独自の作業内容については、リーダークラスの社員に確認すると、内容の精度が高まります。

ただし、スキル項目を細かく設定しすぎると、かえって運用が煩雑になり、現場での活用が難しくなるケースもあります。現場の意見を尊重しつつ、適度な粒度でバランスよく項目を整理していくことがポイントです。

適切に人事評価できる仕組みを整える

スキルマップを作成するだけではなく、適切に評価できる仕組みをあらかじめ整備しておく必要があります。評価者によって判断基準にばらつきが出てしまうと、スキルマップの信頼性が損なわれ、育成や配置の判断にも悪影響を及ぼしかねません。

もし適切に人事評価ができるか不安がある場合は、評価者向けに研修を実施することをおすすめします。

研修では、スキルマップを活用する目的や、評価基準の理解を深めるだけでなく、実際の評価を想定した演習も取り入れ、実践的なスキルを身につけてもらうことが大切です。これにより、評価者間で共通認識を持ち、判断基準の統一を図ることができます。

評価基準や現場の状況は時間とともに変化するため、研修を一度行っただけで終わらせず、定期的にフォローアップやすり合わせの場を設けると有効です。

人事評価後のプランを決めておく

自社で作成したスキルマップをもとに人事評価するだけでなく、評価後に従業員一人ひとりのスキル向上を支援することで、多能工化がよりスムーズに推進します。そのため評価基準を決めるだけでなく、評価後の育成プランを決めておくことが重要です。

例えば、トラブル対応スキルを強化が必要な場合には、外部講師を招いたトラブル対応研修を行い、さらに個別に現場OJTで対応力を強化するなどが方法として挙げられます。

人事評価ではスキル不足を指摘するだけではなく、具体的な育成プランを事前に準備しておくことで、スキルが向上することはもちろん、従業員が安心して働ける職場環境を整備できます。

定期的にスキルマップを更新する

スキルマップは一度作成したら完了ではなく、定期的に習得すべきスキルや従業員のスキル習得状況などを更新する必要があります。

例えば、工場に新しい設備を導入した際には、既存のスキルマップに新設備の操作スキルを追加します。こうした環境変化が生じた際にスキルマップを更新することで、現場に必要なスキルを従業員に明示することが可能です。

更新する頻度は、年1回を目安にするのが一般的です。しかしITや一部の製造業など、変化の激しい業界は半年ごとに見直すといいでしょう。ただし更新作業が形式的にならないよう、現場ヒアリングや実態確認を行ったうえで、実態に合った見直しを行うことが重要です。

「外国人スタッフがすぐに辞めてしまう」「注意がうまく伝わらない」。
その背景には、文化や価値観の違いに配慮したマネジメントができていないことがよくあります。
単なる言語対応だけではなく、受け入れ体制や信頼構築の工夫が人材定着のカギです。

本資料では、外国人雇用の現場でよくある課題とその対応策を「7つのポイント」に整理。
異文化理解に基づいたコミュニケーション・育成・ルール共有の実践法が学べます。
外国人材との共存・定着を目指す方に必携のガイドです。

スキルマップを活用して多能工化に成功した事例

スキルマップをどのように活用すればよいかイメージできずに悩む企業も多いかもしれません。そこで最後に、スキルマップを活用して多能工化に成功した事例を2つ紹介します。

二村自動車株式会社

自動車販売や車両整備などを行う二村自動車では、整備部門の作業が属人化していること、人材不足により副店長（整備責任者）の業務負担が大きくなっていることが課題となっていました。

そこで副店長や整備部門全体の業務を棚卸しし、現状のスキルレベルを把握したうえでスキルマップを作成しました。スキルマップを元に整備部門のスキル教育をOJTで実施することで多能工化を推進でき、業務の偏りが改善し、店舗全体の残業時間の削減につながりました。
参考：広島県『働き方改革取組マニュアル・事例集 「取組アイデア編」』 ｜広島県

坂西精機株式会社

減速機の製造や精密部品全般の加工・組立を行う坂西精機では、従業員のスキル把握が現場任せになっており、部署間で能力の偏りが生じていました。これを改善するため、全従業員のスキルマップを導入し、適切な人材配置とスキルの標準化を目指しました。

製造部門では業務ごとにスキルを5段階で評価し、面談で擦り合わせを実施しました。人事評価とは切り離し、対話を重視した運用をすることで、従業員の意欲向上にもつながりました。結果として、多能工化が進み、部門間での人員支援が可能となり、生産体制の柔軟性が向上しました。
参考：中小企業白書2018年版｜中小企業庁

多能工化の推進に向けてスキルマップを作成しよう

少子高齢化や人手不足といった構造的な課題に直面するなか、現場の柔軟な人員配置や育成を進めるには、多能工化が欠かせません。多能工化を推進する際には、スキルマップによって従業員のスキルを可視化し、育成計画や人員配置に活かすことが重要です。

この記事を参考に、まずは自社の現状を見直し、スキルマップの作成・運用に着手することをおすすめします。

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