〜事業成長に伴い急増する従業員の働きやすい環境・業務レベル向上も実現し、全社で思いを一つにさらなる成長を〜

京都府京都市を本拠に、精肉の加工・卸・販売、飲食店事業などを手がける株式会社フレイバー・プラザでは、事業拡大に伴い、パートやアルバイト、外国人従業員など、多様な雇用形態・国籍の従業員が急増。そのため「業務連絡が全員に行き届いているのか、理解されているのかがわからない」「給与明細を紙で配布している総務部門の業務負荷が増大し、本質的な業務に取り組む時間を確保できない」といった課題が表面化しつつありました。

そこで同社は、会社公式の全従業員への業務連絡手段として『カミナシ 従業員』を導入。外国人従業員を含む全従業員への正確かつ迅速な情報共有や給与明細配布のデジタル化を推進しています。さらに今後、右肩上がりで成長する組織の意思統一を図るコミュニケーションプラットフォームとしても『カミナシ 従業員』を活用していく方針です。

導入に至る経緯や従来の課題について、小売事業部 取締役 部長　前川様・総務部 後藤様・自社工場 工場長 西村様と、工場で働く外国人従業員のホアン様・焼肉店で店長を務めるグエン様の5名にお話を伺いました。

―株式会社フレイバー・プラザ（以下、フレイバー・プラザ）の事業概要と組織概要を教えてください。

前川様：フレイバー・プラザは、京都食肉市場にて買い付けたこだわりの厳選和牛を法人向けや消費者向けにリーズナブルな価格でお届けしています。1975年にスーパーマーケット内の精肉店として開業し、その後、自社工場での精肉加工事業や飲食事業として焼肉店も展開。現在は京都市に自社工場を有するほか、小売店舗を9ヶ所、飲食店を3ヶ所、アメリカに現地法人を1社展開しています。

前川様：従業員数は、パート・アルバイトも含めて現在約200名です。外国人従業員も在籍しており、内訳としては特定技能の在留資格を有する従業員が約20名、技能実習生が約5名勤務しています。出身国は、ベトナム・カンボジア・スリランカとさまざまです。全体の比率でいえば、全従業員の約1割を外国人従業員が占めていることになります。

―『カミナシ 従業員』の導入前、どのような課題をお持ちでしたか。

前川様：急速に売上・組織が拡大したことで、特に会社を支える総務部の業務が逼迫していました。

後藤様：その要因の一つは、全従業員に対して業務連絡を行える会社公式のツールがないことでした。特に総務部では、給与明細を紙で配布していることで業務負荷が高まっていました。

給与明細を発行するには、タイムカードの締めや給与計算、社労士のチェック、入力作業、印刷・封入など、さまざまな業務が必要になります。約200名分のこの作業をすべて完了するには最低でも1週間ほどを要し、さらにその後、一人ひとり氏名などを封筒へ印刷し、給与明細も印刷。それを手で折って封筒へ封入し、全13拠点に直接届けます。また時折、給与明細を紛失した従業員が再発行を求めることもあり、その際にはその従業員の上長を経由して口頭で連絡を受け、再度同じ作業を行い、送り届ける形となります。

後藤様：これら全体にかかる手間は膨大で、本来総務部として遂行すべき、各現場から上がってくる業務改善提案への対応業務などの時間を確保しづらい状況が続いていました。本来であれば遂行すべきそういった業務を、非効率な業務のためにおざなりにしていては本末転倒です。こうした状況から、バックオフィスのスタッフと現場の従業員たちが直接コミュニケーションできたり、文書をやりとりできたりする仕組みが必要でした。

西村様：工場の現場では、日常の業務のなかで従業員とのコミュニケーションにおける課題を感じていました。
工場で働く従業員への情報共有の手段は、口頭が中心でした。そのため、従業員全員に正しく情報が伝わっているか確認するのが難しく、仕方なく朝礼で同じ内容の連絡事項を何日にも渡って繰り返し伝えていました。

西村様：さらに、リーダーの役割を担う一部の社員とは私用のメッセージアプリの連絡先を交換して、業務に関する情報共有ややりとりを行っていました。しかし、メッセージアプリの連絡先の交換を強制するわけにもいきませんし、全員が必ずしも同じメッセージアプリを利用しているとも限りません。

そして、何より課題を感じていたのが外国人従業員とのコミュニケーションです。工場には母国語が異なる複数の従業員が勤務していますし、日本語の習熟レベルも一人ひとり異なります。うまく伝わっていなさそうだと感じた時には、日本語が得意な外国人従業員に通訳に入ってもらって伝えるようにしていますが、通訳をしてくれる従業員に少なからず負担を掛けていることや業務時間を奪う形になっていることもどうにかできないかと感じていました。

昨今の人手不足の状況から、今後も外国人従業員は増えていくでしょうから、正確に、そしてスムーズにも意思疎通するためにも、何らかのツールや仕組みが欲しいと思っていました。

前川様：その他には過去、一部の部署への連絡が漏れていたことから、その部署が社内イベントに出席できなかったという出来事がありました。社内イベントだったので、当該部署のメンバーへの謝罪で済みましたが、こうした連絡漏れが業務のなかで起こった場合、重大な事故に繋がるおそれもあります。組織全体としてインシデントを低減すること、加えて、新たに入社する従業員も多いので、全従業員に同じ情報を共有することで業務レベルの向上を図るためにも、会社公式で情報共有の手段を持つ必要を感じていました。

―『カミナシ 従業員』を導入したきっかけや決め手を教えてください。

前川様：専任の担当者が活用を支援してくれる点が非常に大きいです。フレイバー・プラザでは、以前から現場の紙の帳票をデジタル化する『カミナシ レポート』を利用していますが、専任の担当者は単に操作方法のレクチャーをするだけでなく、「一緒に会社を良くしていきましょう」と込み入った相談やディスカッションにも前のめりの姿勢で取り組んでくれます。そういった点が非常に信頼できますし、カミナシ社の提供するサービスの何よりの魅力だと思っています。

―『カミナシ 従業員』を従業員のみなさまにご活用いただくにあたっての導入体制について教えていただけますか。

後藤様：大前提、『カミナシ 従業員』はアカウントを作成する際にメールアドレスが不要なので、工場や店舗といった現場で働く従業員が多く、一人ひとりにメールアドレスが付与されていない企業にとって、非常にユーザーフレンドリーなシステムだと思います。システム導入に全従業員分のメールアドレスが必要となると、まず発行するのに手間やコストが掛かるので…。

その一方で、フレイバー・プラザの工場や店舗で働く従業員はシフト制で勤務しているため、全従業員が同じ日の同じ時間帯に集まることがありません。そのため、全従業員へのアカウントの作成や操作の説明には工夫が必要でした。まずは各拠点を管理するエリア長や店舗責任者などから巻き込んで、徐々に全従業員に浸透させていく体制で進めるのが良いと思います。

―『カミナシ 従業員』の活用でどのような効果を期待できますか。

後藤様：まず私の立場からいえば、本社の総務部門の業務と、各拠点をまたぐ業務をかなり効率化できるのではないかと期待しています。例えば、『カミナシ従業員』の給与明細配布機能を活用すれば、従来紙で給与明細を発行し、封筒に封入したり各拠点に届けたりといった作業は一切不要になります。

実は、以前から給与明細の業務には少なくないストレスを感じていました。給与明細には個人情報が含まれるため、本社内に人が行き交っている昼間帯に印刷や封入をするのははばかられ、始業直後など時間帯を選んで作業をしていました。そうした配慮が不要になれば心理的な負担軽減も軽減できると思います。

後藤様：何より、こうした業務の効率化により、重要な仕事に取り組むための余裕が生まれることが最大の効果だと思います。以前から総務部には現場からの改善提案や要望が数多く届いていましたが、先に述べた通りなかなか着手できていない状況でした。

今後は、これらの業務に取り組む時間ができるため、さらなる組織の拡大に向けた体制づくりを進めたいと思っています。

また『カミナシ 従業員』の導入によって現場の従業員たちと直接コミュニケーションを取ることも可能になったため、より広くアイデアや意見を募って、より働きやすい環境づくりや効率的な仕組みづくりを進めたいです。

西村様：工場においても、以前は口頭や私用のメッセージアプリを通じ行っていた連絡を、会社公式のツールで全従業員に対して正確かつ迅速に情報共有できるようになるので、情報共有の円滑化は間違いなく期待できると思います。　

また、カミナシ従業員は13言語に自動翻訳が可能なため、工場に在籍している外国人従業員たちとも通訳不要でコミュニケーションできるようになることが期待できます。重要な情報、例えば取引先からのご指摘事項などがあった際の正確な情報伝達や、業務改善に関する提案内容のすり合わせなど、スムーズにやりとりができるようになるのではないかと思っています。

ホアン様：技能実習生として日本に来たばかりのころは、やはり「言語の壁」を感じていました。また、京都ではみんな関西弁で話すので、標準語との違いに戸惑うこともありました。工場で働く他の方々にサポートしてもらったり自分で勉強したりして、最近特定技能2号を取得できましたが、やはり日本語がわからないと仕事が進められないと思います。なので、『カミナシ 従業員』のようなサービスがあると、まだ日本に来たばかりの人や日本語を勉強中の人はとても助かると思います。

最近、日本語がまだ得意でない外国人従業員から、日本人従業員への通訳を頼まれることがあるのですが、私を介さず直接やりとりができる方がお互いが伝えたいことが伝わると思うので、『カミナシ 従業員』を活用してみてもらいたいです。

 グエン様：私は今年で来日11年目なので、かなり日本語に慣れていますが、同じ店舗で働く他の3名や他店舗の外国人従業員の日本語のレベルはばらばらです。「日本人従業員に対して伝えたいことがあるのに、日本語でなんと表現すればいいのかわからず、伝えられない」といった話もよく聞きます。

『カミナシ 従業員』があれば、その「言語の壁」を解消でき、全従業員でサービスの質を上げるような意見交換や新たな施策など、お店をよりよくしていくための取り組みをもっとできるようになるのではないかと思います。

―最後に、『カミナシ 従業員』の活用について、今後の展望を教えてください。

前川様：すでに活用が進んでいる『カミナシ レポート』では、従業員たちの作業精度や衛生意識が非常に向上しています。これに加えて『カミナシ 従業員』で積極的に企業理念な浸透するような発信し思いを1つにするような、全社共通のコミュニケーションプラットフォームとして確立したいと思っています。

組織が拡大していくなかでは、従業員それぞれの思いを一つにすることが重要だと考えています。これまでは、そうしたコミュニケーションは朝礼や個別の会話で行うしかありませんでしたが、『カミナシ 従業員』を活用すれば全従業員に一斉に経営層からのメッセージや経営方針を伝えることができます。それにより企業理念の浸透や組織文化の醸成を促し、フレイバー・プラザをより強い組織にし、取引先や日本、そして世界に和牛の魅力をもっと伝えていきたいと考えています。

前川様：そして、そのためには外国人従業員の存在が必要不可欠だと思っています。フレイバー・プラザでは外国人従業員を店長などの管理職に登用しており、組織を支える重要な人材として活躍を期待しています。実際に、私自身も彼ら彼女らの仕事への熱意に感銘を受けることが少なくありません。そうした重要な人材を受け入れ、より働きやすい環境を築くためにも、『カミナシ 従業員』をさらに活用していきたいと思っています。

―前川様、後藤様、西村様、ホアン様、グエン様、ありがとうございました！

※本内容は2025年2月現在のものになります。
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