東急不動産ホールディングスグループで、建物の設備管理、清掃、警備・保安などの総合ビルメンテナンス事業を展開する東急ビルメンテナンス株式会社。同社では、約150名の外国人従業員との日々のコミュニケーションをすべて通訳担当者を介して行っており、その結果、やりとりにタイムラグが生じるほか、通訳担当者に業務負荷が偏るといった課題を抱えていました。また言語の壁により、外国人・日本人従業員ともに技術習得のための教育に多くの労力を要する状況や、意思疎通の難しさから外国人従業員が離職してしまうケースも発生していました。

そこで同社は『カミナシ 従業員』を導入し、外国人・日本人従業員がそれぞれの母国語でダイレクトにコミュニケーションできる環境を整備。課題の解決と同時に「外国人従業員が安心して就業できる、働きやすい職場づくり」も進めています。

導入の経緯や導入後の効果について、常務取締役の鈴木様、人材戦略部 教育課の濱野様、通訳担当者であるユリサ様、技能実習生として働くネンガ様の4名にお話を伺いました。

東急ビルメンテナンスについて

東京、大阪を中心に約500ヶ所の建物を管理。東急不動産ホールディングスグループの総合ビルメンテナンス企業

―東急ビルメンテナンスについて教えてください。

鈴木様：東急ビルメンテナンスは、東急不動産ホールディングスグループの総合ビルメンテナンス事業を展開する企業です。1980年の創立以来、オフィスビル、商業施設、公共施設など、数多くの建物のメンテナンスを手がけてきました。建物の保守や点検などの設備管理に加え、清掃や警備・保安もワンストップで担い、総合的なサービスを提供しているのが当社の強みです。現在、管理している建物は東京と大阪を中心に約500ヶ所。従業員数は約3,000名にのぼります。

また、2017年頃からは外国人従業員の採用や育成にも力を入れています。ビルメンテナンス業界における人手不足は深刻であり、当社においても外国人従業員は事業を支えるうえで欠かすことのできないパートナーです。現在はインドネシアとベトナムの国籍の従業員が約150人勤務しており、うち半数強が技能実習生です。

導入前の課題

通訳なしでの意思疎通が難しく、生活指導員・通訳・従業員それぞれの負担が大きかった

―『カミナシ 従業員』を導入する前の課題を教えてください。

鈴木様：先ほどもお話しした通り、当社にとって外国人従業員は事業の要と言っても過言ではありません。そのため、外国人従業員のみなさんが安心して働くことができる環境を整備し、長期的に就業してもらうのが当社の目標です。

当社は、人材を採用・育成し、現場へ配置することをビジネスモデルとしています。そのため、人材の育成を図るにしても、配属後のフォローを通じて現場への定着を促すにしても、円滑なコミュニケーションが重要です。

濱野様：私は人材戦略部 教育課に所属しており、従業員教育や生活指導員として外国人従業員のサポートを主に行っています。

外国人従業員とのコミュニケーションにおいては、私と通訳担当者が連携して行なっています。例えば、会社から連絡事項や指示がある際には、まず私が通訳担当者に連絡内容を伝え、その後に通訳担当者が外国人従業員に伝える流れでした。逆に、外国人従業員から会社に問い合わせがある際には、通訳担当者を介して私に連絡が届きます。コミュニケーションが伝言ゲームのような形になるため、伝達の遅れや齟齬が生じやすく、何より通訳担当者の負担が少なくありませんでした。

また、緊急連絡がある場合には、私と同部署に所属するもう1名の日本人従業員の2名で、150名の外国人従業員に対して直接電話で連絡するのですが、その対応だけで丸1日掛かってしまうこともありました。

鈴木様：実際に、現場でも言語の壁があるためスムーズに意思疎通を図ることが難しいケースが多いです。日本人従業員は教育に、外国人従業員は技能習得に労力を要しており、その結果、外国人従業員が離職してしまうケースも発生していました。

『カミナシ 従業員』の選定理由

カミナシの「現場業務への解像度の高さ」が導入の決め手だった

―『カミナシ 従業員』導入の決め手を教えてください。

鈴木様：当社では人材の採用や育成に対する優先順位が高いこともあり、「外国人従業員と言語の壁を越えてコミュニケーションできるツールがある」と知って、すぐに興味を持ちました。

導入の決め手は、カミナシ社が現場業務に対して高い理解を持っていたことです。カミナシ社の社長ご自身が現場での就業経験をお持ちで、その知見が反映された『カミナシ 従業員』は、現場におけるコミュニケーションの重要性や要点をしっかりと押さえたシステムだと感じました。また、カミナシの活用支援担当者の方と話していても、現場業務における課題を実によく理解されていると感じます。この会社のこのシステムならば、現場の管理者・従業員の双方にとって使いやすい、現場に即した活用ができるのではないかと思い、導入を決めました。

『カミナシ 従業員』の活用方法

お知らせ・チャット機能で、外国人従業員の生活支援を含む幅広いコミュニケーションを実現

―現在、『カミナシ 従業員』をどのように活用していますか？

濱野様：お知らせ機能やチャット機能を活用して、私から外国人従業員に直接コミュニケーションをとっています。具体的には、在留カードの更新に必要な書類の提出に関する連絡や、日本での生活に関する相談の対応、たとえば寮の設備の使い方や体調不良時の通院についてなど、さまざまな内容についてやりとりをしています。

『カミナシ 従業員』は、多言語翻訳機能によって、インドネシアやベトナムの方も、そして日本人の私も、それぞれが自身の母国語で発信すると、相手の画面では相手の言語に翻訳されて表示されます。そのため、スムーズにコミュニケーションをとることができています。

導入の効果

周知事項に対する外国人従業員からの問い合わせ数が従来の1/4に。
長く働きやすい職場づくりのための取り組みに注力できるように

―導入後の具体的な効果をお聞かせください。

濱野様：外国人従業員に直接、一斉に連絡をすることが可能になり、業務負荷が軽減されました。たとえば、以前は住居や行政に関する連絡事項を全従業員に周知する際に通訳を介する必要があり、さらにそれに対する各従業員からの質問にも個別に通訳を通じて対応していたため、非常に多くの工数と時間を要していました。しかし『カミナシ 従業員』導入後は、お知らせ機能で外国人従業員に直接、一斉に周知を行い、上がってきた質問と回答も全従業員に送付することで、外国人従業員からの問い合わせ数が従来の1/4ほどまで減りました。

ユリサ様：通訳を担当する私自身も業務の負担が減りました。例えば、従来は会社からの通達文書を訳して従業員たちに共有していたのですが、A4の文書を一枚翻訳するのに1時間半ほどかかっていました。現在はこうした翻訳業務から解放され、その分、通訳でなければ対応できない外国人従業員からの個別相談に、より多くの時間を充てられるようになっています。

濱野様：私のミッションは、「外国人従業員も安心して、楽しく、長く働ける環境づくり」です。当社では、外国人従業員が働きやすい環境を整えるために、業務や生活面でのサポートはもちろん、日本の文化を学ぶイベントも開催しています。先日は書き初めのイベントを実施し、多くの従業員が初めての習字体験を楽しんでくれました。

『カミナシ 従業員』によって効率化できた時間を、今後さらにこのような施策の企画・実施に充てることで、母国を離れ日本で頑張って働く外国人従業員に「東急ビルメンテナンスで働けてよかった」と感じてもらえる職場づくりをさらに進めていきたいと考えています。

ネンガ様：実際に使ってみて、とても便利だと実感しています。私はインドネシアから来日して1年ほどで、日本では東急ビルメンテナンスが初めての職場です。そのため、言語や文化の違いで戸惑うことが多いのですが、『カミナシ 従業員』にはとても助けられています。特に、知らない言葉や漢字があっても母国語も併記されているので、日本語の勉強にもなっています。無くなると困るシステムなので、会社にはこれからも『カミナシ 従業員』を使い続けてほしいです。

今後の展望

今後は『カミナシ 従業員』の活用をさらに拡大。業務を支える主要ツールに

―最後に、『カミナシ 従業員』の活用について、今後の展望を教えてください。

 鈴木様：当社で働く外国人従業員の数は、今後さらに増加していくと見込んでいます。彼らが安心して働き、力を発揮できるようにするには、一緒に働く他のメンバーに伝えたいことを母国語で伝えられる、スムーズにコミュニケーションできる環境が欠かせないと考えます。現場においても『カミナシ 従業員』を活用し、言語の壁を越えた円滑なやりとりを実現することで、技能のさらなる習熟や定着率の向上にもつなげていきたいと考えています。今後も、外国人従業員一人ひとりが安心して長く働ける職場を目指す上で、『カミナシ 従業員』は重要な役割を担っていくと思っています。

―鈴木様、濱野様、ユリサ様、ネンガ様、本日はありがとうございました！