作業手順書に使えるテンプレート10選：作成手順とAIを使ったカスタマイズ方法

マニュアル作成の担当者の中には、デザインに自信がない方や手間をかけずに仕上げたい方が多いかもしれません。そこでおすすめなのが、企業やサービスが提供しているテンプレートの活用です。テンプレートを活用すると、作成時間を短縮できるのはもちろん、デザイン品質も担保できます。

本記事では、マニュアル作成に役立つテンプレート10個を紹介します。また、テンプレートを使用することのメリットや具体的な活用手順、注意点、マニュアル作成のポイントを解説します。すぐに使えるものばかりなので、貴社のマニュアル作成にお役立てください。

マニュアルDX化の最新ノウハウをまとめた、ガイドブック3点セットも無料でプレゼントしているので、併せてご確認ください。
➡︎マニュアルDX化ガイドブック3点セットを無料でダウンロード

目次

作業手順書とは

作業手順書とは、特定の業務を誰が担当しても同じ結果を出せるように、作業の手順や流れを具体的に示した文書です。

各工程で必要なツールや注意点などを明確に記述することで、作業品質の均一化とヒューマンエラーの防止を実現します。結果として、新人教育のスムーズ化や業務の属人化防止にもつながり、組織全体の生産性向上と業務効率化に大きく貢献します。

作業手順書は単なる作業の指示書ではなく、企業の競争力を高めるための重要な経営ツールと言えるでしょう。

業務手順書の記載項目

現場で本当に役立つ業務手順書を作成するには、記載すべき項目を網羅することが不可欠です。

誰が読んでも安全かつ効率的に作業を進められるように、以下の項目を盛り込みましょう。

手順書の核となるのは「作業の名称」「作業の内容（各工程の手順）」「注意事項」の3つです。

特に「作業の内容」では、各工程を順序立てて説明し、それぞれにかかる所要時間の目安や完了の判断基準（合否基準）、ミスを防ぐための重要ポイントも併記するのが一般的です。

これらの情報を専門用語を避けた簡潔な表現と、図や箇条書きを活用した分かりやすいレイアウトでまとめることが、現場で活用される手順書を作成するうえでの鍵となります。

具体的には、以下の10項目を網羅すると、より精度の高い手順書が完成します。

手順書とマニュアルの違い

「手順書」と「マニュアル」は混同されがちですが、その目的と情報の範囲に明確な違いがあります。

一言で言うと、マニュアルは「業務全体の教科書」、手順書は「特定作業の具体的な解説書」です。

つまり、マニュアルという大きな枠組みの中に、個別の作業を解説する手順書が存在する、という関係性になります。

企業の資産として価値ある手順書を作成するには、両者の違いを理解して目的に合ったものを作成する対策が重要です。

手順書の導入で得られる効果

手順書の導入は、業務品質の安定と組織全体の生産性向上に直結します。
現場の作業効率を高めるだけでなく、企業の持続的な成長を支える基盤となるからです。

主な効果として業務の標準化があげられます。

手順書によって担当者ごとの作業のバラツキがなくなれば、特定の従業員にしかできない「属人化」を防止できます。

これにより、新人や未経験者でも迷わず業務を遂行でき、教育コストや引き継ぎの負担が大幅に軽減されるでしょう。

作業手順が明確になればミスや漏れが減り、業務品質が安定します。顧客満足度の向上にもつながる重要な要素です。

手順書は現場対応力を強化して、組織全体の力を底上げするのに欠かせません。

参考：2030年を見据えたペーパーレス化と従業員の意識改革を推進

作業手順書の作成にテンプレートを利用するメリット

マニュアル作成時にテンプレートを活用すると、多くのメリットがあります。以下の5つのメリットを知っておくことで、従業員が活用してくれるマニュアル作成が可能になります。

• 作成時間を短縮できる

• デザイン品質を担保できる

• フォーマットを統一できる

• 必要事項の記載漏れを防げる

• 業者に依頼するより作成費用を抑えられる

作成時間を短縮できる

テンプレートを利用すれば、一からマニュアルを作成するよりも大幅に時間を短縮できます。なぜならテンプレートはすでにデザインや構成が決まっており、ゼロからレイアウトを考える必要がないからです。

もちろんテンプレートは汎用的なものなので、自社に必要な情報を追記する手間はかかります。しかしマニュアル作成にかかる時間を大きく削減でき、他の業務に充てる時間を確保できるのは大きなメリットでしょう。

デザイン品質を担保できる

テンプレートを活用すると、誰でも一定のクオリティのマニュアルを作成できます。テンプレートを用いることで、適切なフォントサイズや行間、色調があらかじめ調整されるので、統一感のあるデザインになります。

デザイン品質の高いテンプレートを選択すると、読者が内容をスムーズに理解しやすいマニュアルになります。デザインに自信がない場合には、積極的にテンプレートを活用するのがおすすめです。

フォーマットを統一できる

自社にマニュアルのフォーマットがない場合には、テンプレートをもとに社内フォーマットを作成することも可能です。

自社内にフォーマットがない場合、複数の担当者が異なる形式でマニュアルを作成することになり、構成がバラバラになってしまいます。そのため情報がわかりにくく重要なポイントが見落とされるリスクが高まります。

テンプレートを活用して統一されたフォーマットを作成することで、どのマニュアルも同じ構成になり、読者は必要な情報を把握しやすくなるでしょう。

必要事項の記載漏れを防げる

テンプレートには、マニュアル作成に必要な項目（見出しや本文、ページャーなど）があらかじめ設定されていることがほとんどです。そのためテンプレートをもとに作成することで、重要な情報を漏らすことなく、抜けのないマニュアルを作成できます。

特に、チェックリストや入力項目が設けられたテンプレートを活用すれば、記入漏れをさらに防止でき、完成度の高いマニュアルを作成できるでしょう。

業者に依頼するより作成費用を抑えられる

マニュアルを作成する際、専門の業者に依頼する方法もあります。業者に依頼すると、プロの手により品質やオリジナリティの高いマニュアルが完成します。しかし費用は数十万円〜数百万円と、大きなコストがかかることがほとんどです。さらに、納品までに時間がかかるケースもあるでしょう。

一方、テンプレートを活用すれば、費用をほとんどかけずに一定の品質を担保したマニュアルを作成できます。また社内の担当者だけで短時間で作成できるため、マニュアルの完成を急ぐ場合にも有効です。

テンプレートを活用して作業手順書を作成する手順

マニュアルを作成するときには、適切なステップを踏むのがおすすめです。以下の8つの手順をステップごとに詳しく説明します。

1. 目的や読者を明確にする

2. マニュアルを作成するツールを決定する

3. テンプレートを選び、ダウンロードする

4. マニュアルに記載する情報を収集する

5. 構成を決める

6. テンプレートを自社向けにカスタマイズする

7. チームで共有し、フィードバックを得る

8. 完成後、定期的に更新する仕組みを作る

1.目的や読者を明確にする

マニュアルを作成する際、最初に目的と読者を明確にすることが重要です。目的を定めることで、マニュアルに記載すべき情報が明確になり、内容の方向性が決まります。

例えば、新入社員向けのシステム利用マニュアルの場合には、専門用語には解説を加えたり、難しい表現を避けたりするなどの配慮が必要です。一方、情報リテラシーの高い社員向けには、詳細な説明は省略し、手順を記載するだけでも十分に伝わるでしょう。

このように、読者のスキルに応じた情報設計を行うことで、より効果的にマニュアルを作成できます。

2.手順書を作成するツールを決定する

次にマニュアルを作成するツールを選びます。一般的に、マニュアル作成にはMicrosoftのWordやExcel、PowerPointを利用することが多いでしょう。しかしこれらに限らず、用途や社内環境に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。

例えば、従業員がスマホで閲覧できる環境を整えたい、マニュアル担当者がいつでも更新できるようにしたい場合には、Notion（ノーション）などのクラウドツールが向いているでしょう。

マニュアル作成に使われる主なツールについては、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。

3.テンプレートを選び、ダウンロードする

ツールが決まったら、テンプレートを選びダウンロードします。このとき、業務内容や目的に適したテンプレートを選ぶことが重要です。テンプレートを選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。

• 使いやすさ（編集や更新のしやすさ）

• デザインやレイアウトの分かりやすさ

• 費用（無料または有料）

• マルチデバイスに対応しているか（スマホ・タブレットで閲覧可能か）

• 社内ルールに適合しているか

例えば、ISO規格に準拠した品質マニュアルが求められることがある場合は、規格に適合したテンプレートを選ぶといいでしょう。

4.手順書に記載する情報を収集する

テンプレートをダウンロードしたら、マニュアルに記載する業務手順や操作方法、注意点などの情報を収集します。このとき必要な情報を網羅することで、マニュアルの内容が充実し、読者が求める情報を的確に提供できるようになります。

例えば、新しいシステムの操作マニュアルを作成する場合、実際に使用する方にヒアリングを行うことで、実態に即したマニュアルを作成することができます。操作手順や注意点はもちろん、よくある質問（FAQ）についても情報収集すると、より実用性の高いマニュアルになるでしょう。

5.構成を決める

情報収集が終わったら、マニュアルの構成を決めます。構成を検討するときは、情報の流れを整理し、適切な順序で記載するのがおすすめです。まず構成を作成することで、全体の流れを把握でき、各章の内容が明確になります。

新システムの操作マニュアルに場合には、以下のような構成が考えられます。

• 基本操作

• 応用操作

• トラブルシューティング

構成を検討するときには、現場で実際に利用する際に読者が必要な情報に素早くアクセスできるかも意識しましょう。

6.テンプレートを自社向けにカスタマイズする

マニュアルの構成が決まったら、ダウンロードしたテンプレートを自社のブランドや業務内容に合わせて編集します。自社向けに編集するポイントは以下のとおりです。

• 企業のブランドやガイドラインに合わせる（ロゴやブランドカラー、フォントの統一など）

• 実際の業務フローに沿った内容に編集する（社内の手順や用語を反映する）

• 読みやすいレイアウトに調整する（情報を詰めすぎず、適度な余白を確保する）

編集が進むにつれてデザイン性が落ちてしまうケースもあるので、注意が必要です。編集時は、情報量が多くなりすぎないように注意し、読者がスムーズに理解できるマニュアルを心がけましょう。

マニュアルの見やすさを向上させるポイントは、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

7.チームで共有し、フィードバックを得る

マニュアルを作成した後は、チーム内で共有し、メンバーからフィードバックをもらうことが重要です。他のメンバーの視点からチェックしてもらうことで、作成者が見落としていた情報や、読者にとって理解しにくい表現を修正でき、マニュアルの質をさらに向上できるでしょう。

マニュアルをクラウド上でチームメンバーと共有する場合は、編集権限の管理に注意しましょう。データ紛失や誤編集を防ぐため、チームリーダーと作成者のみ編集権限を付与し、他のメンバーは閲覧権限のみとするのがおすすめです。

8.完成後、定期的に更新する仕組みを作る

マニュアルは作成したら終わりではありません。運用後も定期的に更新し、ブラッシュアップすることが重要です。なぜなら、業務環境や手順は時間とともに変化するため、古い情報のままでは業務の効率低下やミスの原因となる恐れがあるからです。

マニュアル更新が必要なケースは以下のとおりです。

• 法令の改正

• 新しいツールの導入

• 業務プロセスの改善

更新漏れを防ぐために、四半期ごとや半年ごとに内容を見直すスケジュールを設定するといいでしょう。

参考：世界的自動車メーカー・テクノロジー企業に製品を供給する老舗めっき加工会社がカミナシを活用

手順書のテンプレートを配布しているサイト10選

マニュアルテンプレートを提供している10サイトを厳選しました。それぞれの特徴やメリット、デメリットを詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

マニュアルテンプレートを配布しているサイト10選

Microsoft 365

Microsoft 365は、WordやExcel、PowerPointなどのオフィスツールを提供するサービスで、多くの企業で導入されています。Microsoftが公式に提供するテンプレートのため、品質が高く、安心して利用できるのが特徴です。また社内外のユーザーと共有や編集がスムーズに行えるため、業務効率化にもつながるでしょう。

しかし、提供されているテンプレートは一般的なビジネス文書向けが中心です。複雑な操作マニュアルや業務手順書など、専門的なテンプレートはあまり豊富ではないため、簡単なマニュアルを作る際に検討するのがおすすめです。

参考：Microsoft 365 Word デザインテンプレート
参考：Microsoft 365 PowerPoint デザインテンプレート
参考：Microsoft 365 Excel デザインテンプレート

Adobe Express

Adobe Expressは、テンプレートやデザイン要素が豊富に提供されており、マニュアル作成に活用できるAdobeが提供するオンラインデザインツールです。

専門的なデザインスキルがなくても、直感的な操作で見やすく洗練されたドキュメントを作成できるのが魅力です。さらに、オンライン上で作業が完結するため、デバイスや場所を問わず編集でき、チームでの共同作業にも適しているでしょう。

ただし、安定したインターネット接続がないと作業がスムーズに進まない場合があり、オフライン環境での利用には不向きです。またオンラインツールという特性から、データのバックアップやセキュリティ対策には十分注意し、利用する必要があります。

参考：Adobe Express

Canva（キャンバ）

Canvaは、無料プランでも25万点以上のテンプレートが用意されていて、デザイン初心者でも直感的な操作でマニュアルを作成できるオンラインツールです。また、ブラウザ版だけでなく、スマートフォンやタブレット向けのアプリも提供されており、デバイスを問わず利用可能です。

しかし印刷レイアウトの調整が難しいため、紙のマニュアルにはあまり向きません。クラウド上で閲覧するなど、デジタルマニュアルとして活用するのがおすすめです。

参考：Canva

bizocean（ビズオーシャン）

bizoceanは、マニュアルをはじめ、請求書やプレゼン資料など、WordやExcel、PowerPoint形式のテンプレートが豊富に揃っている国内最大級のビジネステンプレート配布サイトです。特に、無料でダウンロードできるテンプレートが多い点が魅力です。

一方で、高品質なテンプレートや特定のデザインは有料の場合があるため、必要に応じて無料と有料のテンプレートを使い分けるのがおすすめです。シンプルなマニュアルからデザイン性の高いものまで幅広く揃っているため、業種や用途に応じて最適なフォーマットを見つけやすいでしょう。

参考：bizocean

bizroute（ビズルート）

bizrouteは、業務マニュアルや手順書を中心に、シンプルで使いやすいデザインのテンプレートが揃っており、初めてマニュアルを作成する方でも扱いやすいのが特徴のビジネス文書やマニュアルのテンプレートを提供するサイトです。

多くのテンプレートが無料でダウンロードできるため、コストをかけずに手軽に活用できます。一方で、デザインや種類のバリエーションは他のサイトと比べて少なめです。そのためシンプルなデザインや構成を求める方に向いているでしょう。

参考：bizroute

SILAND.JP（シランド・ドット・ジェイピー）

SILAND.JPは、会員登録なしで手軽に利用できる個人が運営するテンプレートサイトです。ます。操作マニュアルや運用マニュアルのテンプレート（Word形式）が用意されており、グリーン、ブルー、モノクロの3色からデザインを選べるのが特徴です。シンプルながら視認性の高いデザインで、業務マニュアルの作成に適しています。

ただし、個人運営のためサポート体制やテンプレートの更新頻度は限られる点に注意が必要です。とはいえ無料で手軽にダウンロードできる点は大きなメリットといえるでしょう。シンプルなマニュアルを素早く作成したい方におすすめです。

参考：SILAND.JP

経費削減実行委員会

経費削減実行委員会は、業務マニュアルや手順書のテンプレートなどのビジネスに役立つ各種テンプレートを無料で提供しているサイトです。シンプルで使いやすいフォーマットが揃っており、マニュアル作成に不慣れな方でも手軽に利用できます。

一方、凝ったデザインやビジュアル要素を重視する場合には、やや物足りないと感じる可能性があります。そのため、シンプルなマニュアルを効率的に作成したい企業や担当者におすすめのサイトです。

参考：経費削減実行委員会

テンプレートBANK

テンプレートBANKは、6,000種類以上のテンプレートを提供しているサイトです。マニュアル作成向けのテンプレートも充実しており、無料で利用できるものから、有料の高品質なものまで幅広く揃っています。

また、テンプレートに挿入できる画像やイラストもダウンロードできるため、マニュアル作成時に必要な素材を他のサイトから探す手間を省けるのが大きなメリットです。デザイン性の高いテンプレートや特定のフォーマットは有料となるため、用途によっては有料のテンプレートを選ぶといいでしょう。

参考：テンプレートBANK

プレゼンデザイン

プレゼンデザインは、高品質なデザインが特徴で、見やすいマニュアルを作成したい場合に適したプレゼンテーション資料向けのテンプレートを提供するサイトです。PowerPoint形式のテンプレートで、カスタマイズがしやすいため、社内向けのマニュアル作成に役立つでしょう。

ただし、プレゼン資料向けのテンプレートが中心のため、一般的な業務マニュアルや手順書には適さない場合があります。また、デザイン重視のレイアウトが多いため、内容の構成や詳細な手順説明を追加する際には、レイアウトの調整が必要になることもあります。

参考：プレゼンデザイン

［文書］テンプレート

［文書］テンプレートは、シンプルで実用的なデザインが多く、ダウンロード後にすぐ業務で活用できるのが特徴のビジネス文書やマニュアル、報告書などのテンプレートを提供するサイトです。特に、業務マニュアルや手順書など、そのまま使えるテンプレートが多いため、手間をかけずに効率的にマニュアルを作成できるでしょう。

一方で、シンプルなデザインが中心のため、企業のブランディングや特定のデザイン要件がある場合には、大幅なカスタマイズが必要になることもあります。とはいえ、見やすく実用的なマニュアルを素早く作りたい場合におすすめのサイトです。

参考：［文書］テンプレート一覧

動画をアップロードをするだけで、テロップと音声読み上げ付きのマニュアルがすぐに作成できる「カミナシ 教育」。形骸化しない「使われ続けるマニュアル」を作るコツや成功事例をまとめたお得な資料3点セットは、以下のボタンから無料でダウンロードできます。

テンプレートを活用してマニュアルを作成する手順

マニュアルを作成するときには、適切なステップを踏むのがおすすめです。以下の8つの手順をステップごとに詳しく説明します。

1. 目的や読者を明確にする

2. マニュアルを作成するツールを決定する

3. テンプレートを選び、ダウンロードする

4. マニュアルに記載する情報を収集する

5. 構成を決める

6. テンプレートを自社向けにカスタマイズする

7. チームで共有し、フィードバックを得る

8. 完成後、定期的に更新する仕組みを作る

1.目的や読者を明確にする

マニュアルを作成する際、最初に目的と読者を明確にすることが重要です。目的を定めることで、マニュアルに記載すべき情報が明確になり、内容の方向性が決まります。

例えば、新入社員向けのシステム利用マニュアルの場合には、専門用語には解説を加えたり、難しい表現を避けたりするなどの配慮が必要です。一方、情報リテラシーの高い社員向けには、詳細な説明は省略し、手順を記載するだけでも十分に伝わるでしょう。

このように、読者のスキルに応じた情報設計を行うことで、より効果的にマニュアルを作成できます。

2.マニュアルを作成するツールを決定する

次にマニュアルを作成するツールを選びます。一般的に、マニュアル作成にはMicrosoftのWordやExcel、PowerPointを利用することが多いでしょう。しかしこれらに限らず、用途や社内環境に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。

例えば、従業員がスマホで閲覧できる環境を整えたい、マニュアル担当者がいつでも更新できるようにしたい場合には、Notion（ノーション）などのクラウドツールが向いているでしょう。

マニュアル作成に使われる主なツールについては、以下の記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。

3.テンプレートを選び、ダウンロードする

ツールが決まったら、テンプレートを選びダウンロードします。このとき、業務内容や目的に適したテンプレートを選ぶことが重要です。テンプレートを選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。

• 使いやすさ（編集や更新のしやすさ）

• デザインやレイアウトの分かりやすさ

• 費用（無料または有料）

• マルチデバイスに対応しているか（スマホ・タブレットで閲覧可能か）

• 社内ルールに適合しているか

例えば、ISO規格に準拠した品質マニュアルが求められることがある場合は、規格に適合したテンプレートを選ぶといいでしょう。

4.マニュアルに記載する情報を収集する

テンプレートをダウンロードしたら、マニュアルに記載する業務手順や操作方法、注意点などの情報を収集します。このとき必要な情報を網羅することで、マニュアルの内容が充実し、読者が求める情報を的確に提供できるようになります。

例えば、新しいシステムの操作マニュアルを作成する場合、実際に使用する方にヒアリングを行うことで、実態に即したマニュアルを作成することができます。操作手順や注意点はもちろん、よくある質問（FAQ）についても情報収集すると、より実用性の高いマニュアルになるでしょう。

5.構成を決める

情報収集が終わったら、マニュアルの構成を決めます。構成を検討するときは、情報の流れを整理し、適切な順序で記載するのがおすすめです。まず構成を作成することで、全体の流れを把握でき、各章の内容が明確になります。

新システムの操作マニュアルに場合には、以下のような構成が考えられます。

• 基本操作

• 応用操作

• トラブルシューティング

構成を検討するときには、現場で実際に利用する際に読者が必要な情報に素早くアクセスできるかも意識しましょう。

6.テンプレートを自社向けにカスタマイズする

マニュアルの構成が決まったら、ダウンロードしたテンプレートを自社のブランドや業務内容に合わせて編集します。自社向けに編集するポイントは以下のとおりです。

• 企業のブランドやガイドラインに合わせる（ロゴやブランドカラー、フォントの統一など）

• 実際の業務フローに沿った内容に編集する（社内の手順や用語を反映する）

• 読みやすいレイアウトに調整する（情報を詰めすぎず、適度な余白を確保する）

編集が進むにつれてデザイン性が落ちてしまうケースもあるので、注意が必要です。編集時は、情報量が多くなりすぎないように注意し、読者がスムーズに理解できるマニュアルを心がけましょう。

マニュアルの見やすさを向上させるポイントは、以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

7.チームで共有し、フィードバックを得る

マニュアルを作成した後は、チーム内で共有し、メンバーからフィードバックをもらうことが重要です。他のメンバーの視点からチェックしてもらうことで、作成者が見落としていた情報や、読者にとって理解しにくい表現を修正でき、マニュアルの質をさらに向上できるでしょう。

マニュアルをクラウド上でチームメンバーと共有する場合は、編集権限の管理に注意しましょう。データ紛失や誤編集を防ぐため、チームリーダーと作成者のみ編集権限を付与し、他のメンバーは閲覧権限のみとするのがおすすめです。

8.完成後、定期的に更新する仕組みを作る

マニュアルは作成したら終わりではありません。運用後も定期的に更新し、ブラッシュアップすることが重要です。なぜなら、業務環境や手順は時間とともに変化するため、古い情報のままでは業務の効率低下やミスの原因となる恐れがあるからです。

マニュアル更新が必要なケースは以下のとおりです。

• 法令の改正

• 新しいツールの導入

• 業務プロセスの改善

更新漏れを防ぐために、四半期ごとや半年ごとに内容を見直すスケジュールを設定するといいでしょう。

作業手順書の作成にテンプレートを利用するときの注意点

マニュアル作成でのテンプレート活用には多くのメリットがある一方で注意点もあります。テンプレートを利用するときの注意点は、主に以下の2つです。

• テンプレートだけで完結しない場合がある

• カスタマイズ後に見づらいマニュアルになってしまう場合がある

テンプレートだけで完結しない場合がある

マニュアルのテンプレートは、汎用的に作られたものです。そのため自社の業務にそのまま適用できるとは限りません。利用するテンプレートによっては、業務の流れや企業のルールに応じてカスタマイズが必要です。

テンプレートを活用する際のポイントは以下のとおりです。

• 不要な情報を削除する

• 業務に必要な項目を追加する

テンプレートに頼りすぎず、実際の業務フローや従業員の意見を反映させると、より実用的なマニュアルになります。

カスタマイズ後に見づらいマニュアルになってしまう場合がある

テンプレートを編集するうちに、フォーマットが崩れたり、情報を詰め込みすぎたりして、結果的にデザイン品質が低下してしまうことがあります。見づらいマニュアルになってしまうと、読者が内容を理解しづらくなり、業務の効率も下がる可能性があるので注意しましょう。マニュアル作成で失敗しやすいポイントは以下に挙げました。

• 見出しや本文の文字サイズやフォントが統一されていない

• 文字ばかりで重要な情報が目立たず、分かりにくい

• 余白が少なく、見にくい

デザイン品質を下げないためには、ある程度レイアウトやデザインのコツを知っておくことをおすすめします。以下の記事で詳しく解説しているので参考にしてください。

分かりやすい作業手順書を作成するポイント

マニュアルは、誰が読んでもすぐに理解でき、同じ作業ができる内容であることが大切です。ここでは、分かりやすいマニュアルを作るための5つのポイントを紹介します。

• シンプルで分かりやすい構成にする

• 5W1Hを意識する

• 一文をできるだけ短く簡潔にする

• 誰でも同じ作業ができるように具体的に書く

• 画像やイラストを活用する

シンプルで分かりやすい構成にする

マニュアルの構成をシンプルにすることで、読者は次の展開を予測しやすくなり、迷わず必要な情報を見つけることができます。さらに業務の流れに沿った論理的な構成にすることで、読者が理解しやすいマニュアルになるでしょう。構成でいれるべき要素は、見出しや説明以外にも、注意点やポイントなどがあります。

• 見出し

• 説明（具体的な内容を簡潔にまとめる）

• 注意・ポイント

• 作業に必要な時間の目安

• 作業完了の基準（どの状態になれば作業が完了するかを明確に記載する）

またマニュアルの冒頭に目次をつけると、どこに何が書いてあるのかが明確になり、読者は必要な情報にアクセスしやすくなります。

5W1Hを意識する

分かりやすいマニュアルを作成するためには、読者の視点で5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を明確に記載することが重要です。5W1Hが欠けていると、読む人によって解釈が異なり、作業内容にバラつきが出るリスクがあります。

5W1Hを意識した文面のNG例とOK例

マニュアル作成時だけでなく、作成後に見直す時にも、各手順に5W1Hが含まれているか確認すると安心です。

一文をできるだけ短く簡潔にする

一文を端的にし、できるだけ短くまとめることも重要です。長い文章は、読みにくくなるだけでなく、読者が誤った解釈をしてしまうリスクがあります。

一文を短くし、わかりやすくした文章の例

また情報が多い時には箇条書きを活用すると、視認性が向上し読者が理解しやすくなります。

誰でも同じ作業ができるように具体的に書く

誰が読んでも同じように理解し、正しく作業できるよう、具体的に書きましょう。抽象的な表現では、読者によって理解がバラつき、ミスにつながりやすくなります。

誰が読んでも同じ作業ができるように書いた例

このように具体的な数値や例を記載することで、誰が作業しても同じ結果になるマニュアルを作成できます。読者が迷わないよう、明確な指示を心がけましょう。

画像やイラストを活用する

文字だけでなく、画像やイラストを活用するとさらに分かりやすいマニュアルになります。視覚的な情報は文字よりも直感的に伝わりやすく、一目で理解できるというメリットがあります。画像やイラストを活用することは以下のケースで有効です。

• ソフトウェアの操作手順

• 機械のメンテナンス手順

• 作業工程の流れ

また、より詳細な手順を説明したい場合には、動画を活用するのも有効です。実際の操作画面を録画した動画であれば、文章や静止画だけでは伝わりにくい動作を分かりやすく説明できるでしょう。

AI×テンプレートで作業手順書のカスタマイズも可能

汎用的なテンプレートをベースにすれば、誰でも手早く一定品質の手順書を作成できます。

しかし、本当に現場で役立つものにするには、テンプレートをそのまま使うのではなく、自社の業務に合わせてカスタマイズする工程が不可欠です。

近年では、このカスタマイズ作業にAIを活用することで、自社に最適化された手順書を、驚くほど短時間で作成・更新できるようになっています。

ここでは、AIで手順書を作成する方法について見ていきましょう。

イメージに近いテンプレートを準備する

はじめに手順書作成の土台となるテンプレートを準備します。配布サイトなどを活用して、用途や現場の実態に最も近いものを選ぶのが効率的です。

基本構成やデザインがイメージと近いテンプレートを選んでおくことで、その後のカスタマイズが格段にスムーズになります。

完全なゼロから作るのではなく、「使えるひな形」を土台にすることで、手順書作成の心理的・時間的なハードルを大きく下げられます。

カスタマイズ情報をプロンプトとして入力する

テンプレートをベースに、自社独自の手順や注意点といった「足りない情報」をAIへの指示（プロンプト）として入力します。

「この工程の後に、独自の安全確認の手順を追加したい」「現場の実態に合わせて、この部分の説明表現を変えたい」といった具体的な要望をAIに伝えることで、汎用テンプレートを自社にフィットさせることが可能です。

AIは細かな表現の調整や追記なども即時に反映できます。

何度もやり直しが効く点は、AIならではのメリットと言えるでしょう。

実際に運用して改善を繰り返す

AIでカスタマイズした手順書は、一度完成したら終わりではありません。

実際に現場で運用し、担当者からのフィードバックをもとに改善を繰り返す習慣が重要です。テンプレートを土台にしているため、内容の改訂や新規手順書の作成も効率的に行えます。現場の変化に柔軟に対応しやすいのもメリットです。

AIとテンプレートを組み合わせることで、「作って終わり」の形骸化した手順書ではなく、常に現場に最適化された「生きている手順書」を維持しやすくなります。

短時間で高品質な作業手順書を作成するにはテンプレートを活用しよう

マニュアル作成を効率的に進める上で、テンプレートの活用は非常に有効です。しかし、テンプレートは汎用的なものなので、そのまま使用できるケースはほとんどありません。そのため編集時に備えて、ある程度デザインのコツを知っておくといいでしょう。

記事では紹介しきれなかった、業界別で作成すべきマニュアルの種類や、従業員が確実に使ってくれる作成のコツをまとめた資料は以下のボタンからダウンロードが可能です。